新形式下的乡镇档案管理建设

蔡爱新

摘 要：乡镇的档案管理问题是一个比较值得研究的问题，乡镇的档案是指一些在乡镇所发展的过程中所经历的一些文字图片以及声像的资料，对于这些档案的管理要给与足够的认识，并可以从一定程度上提高关于乡镇的经济发展水平。我国的新农村建设在不断的进行着，在这个背景下关于乡镇的档案管理模式是在不断的创新和进步的。

关键字：乡镇档案；新模式；数字化；

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-3520（2014）-10-00-02

自从改革开放以来，随着经济的快速发展和科学技术的进步，乡镇企业的档案管理工作出现了一个上升的状态，同时关于档案的管理难度也在增加，在现在的乡镇档案管理中体制比较落后，所以关于乡镇档案管理的体制需要进行一下改革，关于乡镇企业的管理方法也需要进行创新，同时需要创建一个关于乡镇管理的新模式，这样才能够对乡镇档案管理有一个新的认识和发展。

一、乡镇档案管理中存在的问题

首先，在乡镇档案管理中现有的档案管理机构的设置并不完善，由于地方跟地方之间的贫富差距比较大，对于一些比较贫困的乡镇，他们的档案管理工作几乎都没有人管，还有一种情况是由于低保障和低收入的状态，这样就会使人员的流动性比较大，从而导致工作不能够完整的完成交接。但是对于一些比较有钱的乡镇，经济发展比较迅速，档案的资源比较充足，所以对于档案的管理无从下手，这就会造成乡镇档案的堆积，不便进行管理。管理制度的缺乏会造成工作人员不能充分认识自己的工作，也不能充分的认识自己的职责，进而导致档案管理工作存在一定的不规范性，同时一些档案管理工作的开展所需要的设施还不够完善，从一定程度上影响档案管理保存的完整性和长期性。

其次，随着城市的不断的进步和发展，一些鄉镇和乡镇之间总是会出现重新的划分和调整，通过重新划分和调整以后的档案管理工作，它的任务就会特别的繁多，同时相应的工作人员的职责也就改变了许多，但是由于档案管理的相对落后不能够很好的适应这些发展和变化，会造成档案管理上的混乱。

最后，对于档案管理来说，从事档案管理的人员综合素质都不够高，他们没有充分的认识到自己工作的重要性，就会造成档案管理工作的混乱。所以说档案管理人员的综合素质决定着各项工作的开展，如果他们不能够给与足够的重视的话就会严重的影响到工作的效率以及质量。还有一些领导对于档案管理的工作不能有一个正确的认识，即使乡镇的档案管理对于乡镇经济的发展水平来说具有一定的指导意义，但是有一些领导认为乡镇的档案管理不能给当地带来经济作用，应该将更多的工作放到行政管理上，从而忽略了对乡镇档案的管理。

二、创建乡镇档案管理的新模式

（一）对现有的服务手段进行创新

对于乡镇的档案管理来说，通过服务手段的创新能够更好的适应档案的管理工作，随着科学技术的不断进步和发展，原有的手工操练已经不能够满足乡镇的档案管理了，在新的发展的背景下乡镇档案的管理工作部门应该运用一种现代的管理技术来进行管理，数字化的管理就是一种好的管理方法。同时在新的形式发展下乡镇的管理部门应该重视档案管理的网络化建设，及时的把一些纸质版的文献资料上传到网上，这样不仅能够保证档案资源的共享还能够保证信息的完整性，并且还不容易丢失。用户也可以通过电脑来查看一些重要的资料，从而发挥了档案管理的实效性。

（二）对乡镇管理的服务内容进行创新

档案管理的服务内容是针对相关的人员所开展的关于档案管理工作的具体内容，所以说可以对服务的内容进行创新。创新的前提是具有实务性而不是空口而谈，通过把档案的管理和乡镇经济的发展进行一个有效的结合，这样就会提高乡镇的发展水平。对于档案的管理来说，不仅要重视档案的数量问题还应该，因为档案资料的收集关系到乡镇的未来发展问题，所以在资料的选择上应该关注一些对乡镇的政治改革具有影响力的资料，并且对资料进行分类管理，这样才能够保证关于档案管理的质量问题还应该考虑到档案的质量问题。随着信息化的逐渐发展，档案管理部门应该对一些现有的档案进行深入的调查研究并且及时进行处理，将一些有效的档案资料上传到相关的部门，从一定程度上保证了乡镇资料的完整性同时也达到了资源的共享性。

（三）乡镇档案的管理机构应该转变服务模式

对于传统的档案管理来说是一种被服务的状态，这样的服务状态严重的影响到了乡镇档案管理工作的服务水平，随着新形势的逐渐发展和进步，乡镇档案的管理应该转变这种服务模式，从被动的服务模式转变成主动的服务模式。同时对于档案的管理工作需要及时了解档案管理工作的开展并且深入到基层地区，对乡镇档案的管理机构进行调整，积极主动的了解相关的档案信息。

（四）乡镇档案管理的人员应该转变工作观念

档案的管理人员是开展乡镇档案工作的主体，他们的工作态度和综合素质对于档案的管理来说是非常重要的。所以想要实现关于乡镇档案管理的新模式就应该让这些工作人员明白自身的工作态度，一定要认识到乡镇档案管理的重要性，在具体的工作中可以根据自身的工作经验对档案管理模式不断的进行转变，把档案管理工作从实体化转变成信息化。通过在思想观念上的不断的转变有效的促进档案管理工作的更好的开展，并且在档案管理人员工作的时期还要给他们提供一定的学习机会，通过各种培训或者是知识讲座，让他们不断的发展和进步，进一步的提高管理水平和综合素质。

三、建设乡镇档案的信息中心

（一）提高认识，形成合力

在开展乡镇档案管理工作的时候，可以联系乡镇管理档案的工作实际需求，采用多种方式来进行实践研究。通过开展一系列的教育活动，提高不同人群的认识水平。首先可以使广大的干部和村民能够认识到档案信息在农业农村经济跟社会中的地位以及作用，并且对档案管理享受一定的权利和义务。其次可以让乡镇党政机关认识到乡镇档案信息中心是机构的有机组成部分，能够充分认识到把乡镇档案管理纳入到乡镇发展计划是经济管理考核的一部分。最后，让乡镇的直属机构以及企事业单位和上级的主观部门能够认识到档案是国家和政党的宝贵财富，一定要给与足够的重视。

（二）领导重视，落实措施

作为乡镇党政领导首先要形成一个共识，在这个前提下，通过把中心建设和档案工作摆上日程，要明确一名领导分管指导以及帮助制定档案的工作目标，同时能能够协调各方面的工作关系，统筹落实各项措施，这样可以为乡镇档案事业的发展创造一个良好的氛围并且能够保证各项工作顺利进行。其次，有效的解决档案中心的基础设施以及经费的来源，这是一个非常现实的问题，需要采取一些合理的措施，领导以及相关方面给与足够的重视才能够得到有效的解决。关于乡镇档案中心的建设，需要许多必备的基础设施，为了基础设施的实现需要一些建设经费和活动经费，对于一些经济条件不好的乡镇来说，可以从财政上给与一定的拨款。最后，对于乡镇档案馆的现代化建设要给与一定的重视，比如说可以建设一个标准化的库房并且配备一些防火防盗等设备，同时还要优化档案管理和保管的条件，把计算机作为一项辅助档案管理的现代化建设技术，从而加大信息资源的开发利用的力度，更加有效实用的为乡镇的档案管理服务。

（三）优化机能，强化服务

关于乡镇档案实际需求着重从这几个方面进行考虑，第一，通过调动工作人员的积极性，增加激励机制，把个人的经济利益和工作的表现挂钩。作为档案管理的主管部门以及乡镇领导机构要关心工作人员的政治成长、职称评聘以及工作的福利待遇从而给他们提供一些外在的动力。第二，在乡镇中心都是新的机构新的人员，可以通过培训来提高人员的素质并且加强业务的学习能力通过各种知识的培训和实践操作，让工作人员尽快的进入角色。

四、使档案管理逐渐向数字化发展

通过数字化来发展档案管理是朝代的选择，是一种顺应潮流的必经之路。首先是进行人事分配，对档案的工作人员进行工作的分配，明确各种工作的工作性质以及内容，并且建立好相应的数字化查询的局域的网站，还可以建立查阅的授权途径制作相应的授权指南。在建立好流水线的认识分配之后还要对档案的资源进行数字化的采集。从库房中把档案的原件提出来之后就要对档案进行录入，通过利用类别编号和日期来进行分类，把基本信息录完之后还要对材料进行扫描和电子处理，对所有录入的档案要建立数据库这样就可以方便以后进行调出和查阅，第二轮再由核对人员对档案的原件和电脑上的数据进行核对确认。及时跟进档案的录入情况，并且按照工作量的大小进行相关的人事分配。在完成了基本的档案的录入和整理工作之后就可以基本上满足日常的查询需求了。档案管理的数字化相对比传统的档案管理有着非常大的先进性，大大的提高了经济效益并且减少了办公的成本，提高了工作的效率，使档案馆变成了一个政府管理的信息控制中心。而且通过数字化的管理可以更好的保护档案原件，对于一些历史比较悠久并且非常重要的档案资源可以进行有效的秘密保存，这样就可以从一定程度上来保护档案，防止档案被篡改和偷窃以及烧毁等行为。

五、结语

档案管理工作的有效开招可以提高乡镇的经济發展水平，在建设社会主义新农村这个大背景下更要充分的发挥关于档案资料的重要性和实效性。通过对档案管理模式的创新进行研究，可以更好创建一个新型有效的档案管理模式。