项目建设中业主方如何做好工程档案管理

摘要：作为整个工程项目的历史见证工程档案资料，是整个工程的记录和见证，其工程建设档案管理是一项非常重要的工作，贯穿于工程项目的很多方面。本文从项目建设中业主的角度，从以下几个方面，提出了如何做好工程档案管理的策略。

关键词：档案管理；项目建设；业主；策略

项目建设中，工程档案管理是整个工程管理中一项重要的基础工作，它的形成和积累贯穿于整个项目建设全过程。一个工程项目从立项审批、招投标、勘察设计、施工、及竣工验收等各个阶段所形成的全部文件资料，必须完整准确的体现项目建设全过程。因此，工程档案管理工作必须从项目源头抓起，在实施过程中进行巩固，并顺利完成竣工档案验收，才可保障项目管理工作的整体可控，进而保证工程档案的完整、规范。

一、要明确工程档案由谁来管

工程檔案管理首先要明确工程档案管理应该由哪个部门管，由谁主管、由谁专门具体负责，因此，除了要以文件或正式通知的形式明确具体负责单位外，更要做到三个专的标准，即“专责、专职、专业”。专责，就是要由一名领导主管全部工程档案的全过程管理，对整个工程建设的档案的接收、保管、借阅等方面工作进行业务上指导，工作上把关，责任上负责；专职，就是要指派责任心强，综合素质高的管理人员，专门负责档案的收集、整理的方面工作，并从资金、材料等方面给予保证，确保整个工作有较好的而延续性；专业，要明确，档案管理员既要管，更要理，决不是一个保管员，就是体现出档案管理的专业性，档案管理是一种综合性很强的学科，涉及到多门学科，决不是某些人所说的那种“只要是把收到的东西全都看住了就行”。为此，应选派具有较强专业知识的人员负责此项工作，做到高起点、严要求，以利于工程档案管理的规范化合标准化。

二、要明确工程档案包括什么

工程建设，包括诸多环节，涉及到土建项目、设备安装、电力系统安装、监理招投标等诸多内容。因此，工程档案的内容应该包括安装合同、建设合同及其签订前的各种审批手续，印鉴请用章，在各项工作当中形成的各种图纸（如施工图、安装图、工艺流程图等）、图表、文字材料、照片等技术资料，包括外来、外购的设备图纸、随机资料、图书、光盘以及新购仪器、设备的随机入厂图纸，使用说明书、电气线路图、原理图、出厂合格证书等。地下隐蔽工程还应该包括关键施工部位的资料图片。督促参建单位建立健全档案人员网络体系，明确责任人，做到层层有人管，处处有人负责。业主对档案管理人员进行集中培训与宣贯，让每个人都熟知工程档案管理制度，才可保障人人参与、规范统一、约束明确、持续改进的管理效果。

三、要在项目建设过程中巩固业主资料

管理人员要了解项目动态，由于项目建设速度、工期、投资收益等方面的要求，国内化工项目多为三边工程。项目实施边办手续、边设计、边施工，因此在工程档案编制过程中就会存在项目名称、单位工程划分、建筑物面积等资料内容前后不一致现象。为确保工程档案准确性，资料管理人员必须掌握项目进展情况，对取得的项目支持性文件及时收集保管，同时更新项目资料统计台帐。如：建构筑物一览表、立项批复、选址、可行性研究、征地、规划、施工许可等前期文件台帐。业主档案要“收”，此“收”为收口管理之意，业主方工程管理性文件涉及参建单位上传下达的流转单、签证单以及各种会议记录与纪要，涉及技术与经济较多，颇为敏感与重要。在发放过程中必须由资料管理部门按要求登记分发，按文件编号进行分类，组卷、归档，同时建立卷内目录、案卷目录及电子版目录。设计档案要“审”，三边工程对设计工作的要求尤为突出，设计院为赶设计工期，出现错误与纰漏再所难免，设计文件的归档要审核一致。设计图纸必须采用设计院绘制的蓝图，且图号准确，项目、单位工程名称必须与《建构筑物一览表》相一致，每张图纸上须加盖设计单位印章，经相关部门审核确认后，资料管理部门统一登记、分发至相关参建单位，并留存归档。同时需按土建、工艺安装、电气、仪表、设备等专业分别按要求建立案卷目录，做到实物、目录相一致。设计变更通知单，也要与原图纸相符，签章手续完备，所用术语、符号须符合国家制度规范，并经业主、监理单位相关负责人审核确认。

施工与监理档案要“查”，因施工与监理档案数量庞大，必须通过体系化管理运作予以约束，业主方必须定期督促与检查，施工及监理单位必须设立工程档案管理工作责任人，做到档案工作人员持证上岗。业主定期对施工阶段的工程档案工作进行检查指导，使工程资料的形成与施工进度同步进行，从而确保工程竣工档案真实的反映整个项目建设全过程。

四、要做好项目建设竣工档案验收

竣工档案验收是否合格，直接反应项目建设工程竣工档案质量情况，是工程档案管理效果的最终体现点。成立由业主、设计、施工、监理等单位组成的竣工验收小组，对施工、监理等各类归档文件进行验收，在档案验收过程中，必须细之再细，全至再全。本文仅对内容介绍如下：

第一、施工竣工档案包括建筑工程施工文件、设备管道安装施工文件、电气仪表施工文件、竣工图、声像资料等。第二、工程监理竣工档案包括：监理大纲、监理规划、监理细则等指导性文件；项目建设过程中质量进度监控文件；分部分项质量分析评估报告等工程总结性成果文件。第三、业主方竣工验收档案主要包括：项目立项；规划；消防、安全、环境等验收文件；竣工验收报告、竣工验收会议文件、验收证书及及备案文件等。

五、结语

做好工程档案的编制及验收工作关键在于管理，管理必须实现“P-D-C-A”的良性循环，在于组织和制度的建立，只要项目建设前期业主高度重视，规范管理，跟踪施工全过程工程资料编制质量，督促施工资料与项目建设进度同步，同时制定科学的管理方法和验收程序，细化验收内容细节，就能确保项目建设工程档案的完整性、准确性和系统性。

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作者简介：陈秀丽，女，出生年月：1971年出生，民族：白族，籍贯：云南大理，学历：大学本科，档案助理馆员职称。主要研究方向：档案专业。工作单位：华能澜沧江水电有限公司。