高职文秘专业开设《办公室实习》课程的思考

杨璐宇

摘要：高职文秘专业利用校内行政机关办公室资源，开设《办公室实习》课程，是文秘专业搭建实习平台的有效途径。本文本人开课的个案，探索了高职文秘专业学生校内实习的组织、管理、考核等问题，并提出建议。

关键词：文秘；办公室；实习

秘书职业是一个对从业者的实践经验和能力要求较高的职业。开设文秘专业的各级各类学校都必须十分重视实践性教学环节的安排。我校开设了《办公室实习》课程，利用校内办公机构资源，锻炼学生处理办公室事务，解决文秘学生实习难的问题。

一、现状和原因

实习是在校学生的必经阶段，能够提高能力、积累经验、感知社会。但文秘专业的性质和对工作环境的要求，实习往往面临接收单位少、实习参与度低等困境。文秘专业学生实习和就业的平台大多是中小企业，中小企业规模小，秘书岗位有限，一个小公司一般只能安排一两个学生实习，学校要与数十个单位联系，才能大致将学生安排完毕。依现状看，与这么多个单位联系并非易事，再退一步说，即使某些单位接收了实习的学生，由于办公室是一个单位对外的“窗口”，代表着单位的形象，又经常接触一些机密事项，实习生很难真正参与其中。

我校由于地处于县级市，校外实习单位更不好找。学校曾花大力气，探索出和酒店集团合作培养、将学生大批量安排到外地企业实习等路子，囿于专业不对口，实习效果不尽理想。实习难己成为困扰文秘专业发展的一大难题。

二、解决的办法

面对校外实习的困境，本着资源共享和资源利用最大化的原则，我校对秘书专业学生的实训方式融入了校内实习的模式，开设《办公室实习》课程，即将学生分批分组派到学校相关行政办公室顶岗实习，请办公室相关老师进行指导。

三、课程的组织

（一）分组安排

我院共设有教学机构如机电工程系等10个教学系部，每个系部都设置了办公室，主要负责学生管理、网站更新、公文起草，资料归档等工作。行政机构又分为组织宣传部、团委、学生处等8个部处，是学院行政综合办事机构。

文秘班一般属于小班教学。以我校为例，文秘班10级共有学生28名，安排实习比较方便。首轮实习，我选择杂事多，工作繁琐的行政部门和系部办公室共5个，在取得相关领导的支持后，将全班同学分组，每组安排2到3名同学。第一周实习我亲自带队，如在学院的组宣部，请部门主任尽量让学生多参与各项活动，同时要求学生积极主动。如撰写新闻稿件，如被采用，则计入实习成绩，以此提高学生的信息敏锐度。

（二）课程开设时间

学生在校内实习，可以为校外实习甚至就业做好实习知识和技能的准备。所以，笔者认为，给高职文秘专业学生开设办公室实习课程，安排在大三上学期比较合适，周课时为4课时，实习时间两个月为宜。

（三）课程管理

校内实习的课程不同一般的上课，教师不可能随时都跟着身后督促学生，因此实习除了靠自觉外，还要有一些规章制度来规范学生行为。实习应由专业教师带队，并负责联系各部门指导老师，促进师生的的交流沟通。为此，我制定了《〈办公室实习〉课程教学大纲》、《〈办公室实习〉课程分组名单》、《〈办公室实习〉课程要求》文件，要求学生把自己当成是科室的一名员工，守时勤学，举止得体，做一个主动为带教老师提供服务的优秀秘书。每次实习结束，自行打印固定格式的实习日志并认真填写，日志中要反映自己所做出的种种努力，不记流水账。

四、课程评价

实习成绩等级；分为优秀、良好、及格、不及格四个等级，实习成绩评价主体权重指标为：部门带教老师评价30%，学生自评20%，专业老师评价50%。专业老师评判学生实习的成绩等级的依据为：实习日记、实习检查、实习报告。

通过实习情况的各方反馈，全班在校实习的20余名同学总体表现积极，得到带教老师的好评。

（一）值得肯定的地方：

1.对待工作认真负责，积极性高，具有高度责任感，从打扫办公室，到拟写文件，他们都乐于完成。

2.互帮互助，具有团队协作精神。她们在办公室的工作大多是共同完成的，比如整理资料，文档编辑，一起完成既节约了时间提高了效率，也减低了错误的发生。

（二）不足之处：

1.秘书专业技能有待加强。学生还没有真正接触工作，基础和经验都不够，工作中自然暴露出了很多问题，如不能有效地利用办公设备，所以任务完成时间较长，有些比较小的办公技巧，如用电子邮件发送多个文件时要打包等，也是在实践中才了解到。

2.表达能力欠缺，无论是书面表达能力还是口头表达能力都要提高，很多学生都没能都精练地表达自己的想法和思考。

3.人际交往和沟通能力急需加强。据学生反映，因为胆子小的原因，跟老师打交道还有点畏手畏脚。比如第一周我带领各组同学到相应部门实习，分配到组宣部实习的两名女生平时很活泼，但是一进部门单位，看到陌生的带教老师，就手足无措。还有的在学院办公室实习时，连电话响了都不敢接。诸如这类问题，学生在日志均有反映，随着和带教老师的逐渐了解以及对实习的熟悉，第二周实习状态有所好转。

4.行为表现不够积极主动。不可否认，部分同学在实习时没有发挥主观能动性，导致自己在实习的时间内感觉百无聊赖，“一张报纸看一上午”，盼望着带教老师给自己一点事情做，或者“吩咐”自己“下班”。实习初期对情况不熟悉，尴尬时候难免出现，但是如果学生一直都觉得难以容入部门工作，这就有问题了。笔者认为，这是一个实习心态的转变问题，连新人都不是的实习生，绝对不能等着被安排被指导，而是应化被动为主动，“做好该做的，寻找能做的”，主动自主才是一个实习生成长进步最重要的东西。

总的来说，《办公室实习》这门课程让学生实实在在得到了锻炼。

五、課程反思

总的来说，办公室实习这门课程让学生实实在在得到了锻炼，对日后的专业学习和就业有了更具体的目标，从而为将来迈入职场打下了基础。总结经验，有些事项还可以改进：

（一）转变观念，提高质量。一是转变学生的慵懒作风。一些学生在校内实习时间观念散漫，迟到和有事不请假现象时有发生。带队教师就要对他们进行全面、细致、严格的实习教育，要及时批评甚至追究责任。二要转变由学生到实习生的角色认识，实习生需要谦逊而自信，勤奋而积极，真正给带教老师以帮忙而非制造麻烦。第三还要转变带教老师的观念。带教老师要有较强的责任心，不怕麻烦，放手让实习生去尝试，并做好具体指导，保证学生的专业技能在实习期间有实质性提高。

（二）定期总结，更进一步。定期开展实习交流会，针对实习中出现的问题，鼓励学生争取多锻炼的机会不断练习、反复实践。如交流如何克服害羞的毛病，办公室设备的使用等，提醒学生注意各个方面的细节，更好地完成实习。若能邀请办公室的带教老师来指导，对学生进行“脑部激荡”和“现身说法”，相信更能引起学生的实习激情和学习热情。

（三）联手共建，稳定关系。要像对待校外实习基地一样，加强与校内实习科室的沟通与合作。校内实习要得到更好的开展，务必得到有关领导的支持。因此，带队的专业教师有必要及时向领导反馈学生的实习情况，同时要与实习部门及带教老师保持长期的联系，建立稳定的合作关系，联手共建、齐抓共管，共同做好实习工作。