面向电算管控岗位的信息化系统应用探析

[摘 要] 实施会计信息化后，电算管控岗位主要负责协调、监督计算机及财务软件系统的正常运行。围绕其职责，以作为中小企业管理信息化主流软件的用友T3与金蝶KIS专业版为对象，就系统与账套管理环节进行应用差异对比分析。

[关键词] 会计信息化；电算管控岗位；系统管理；用友；金蝶；差异

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 16. 019

[中图分类号] F232 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）16- 0028- 03

用友T3与金蝶KIS是正被中小企业广泛采用的面向财务、购销、仓存等多岗位管理的信息化系统。同时，用友T3还作为我国多个省份会计从业资格无纸化考试《会计电算化》科目的软件蓝本，而金蝶KIS也已连续多年作为江苏省财会类专业对口单招考试《会计电算化》科目的指定考试软件。笔者以用友T3与金蝶KIS专业版为例，围绕电算主管身份，对系统管理、账套管理的相关功能与典型操作进行了对比分析。

1 电算管控岗位主导功能索引

用友T3与金蝶KIS专业版虽有类似的主要企业群，可以满足大部分中小企业的管理应用，但系统功能模块与企业岗位应用之间的对应关系仍存在差异，其中涉及电算管控岗位的功能差异见表1。

2 系统登录与管理

2.1 系统登录

每次登录系统，都必须进行操作员身份的合法性检查。【用友T3】存在两个登录口：系统管理与信息门户。能够登录〖系统管理〗的用户有两类：系统管理员（admin，不可改）、账套主管（demo，可新增）；能够登录〖信息门户〗的用户也有两类：账套主管（demo或新增的其他账套主管）、非账套主管级的一般用户。在登录〖系统管理〗时，执行“系统→注册”命令，注册成功后方可启动系统管理的相关功能。不同身份者的注册信息有所不同，系统管理员只需录入用户名、密码，账套主管还需选择所辖账套、会计年度；在登录〖信息门户〗时，除了用户名、密码、账套号、会计年度外，用户还需设置操作日期。

【金蝶KIS专业版】只有一个登录口，能够登录系统的用户有两类：系统管理员、一般用户，但系统管理员不是唯一的用户名，而是分别设置了两个用户名：外设账号为admin、内设账号为manager，实则仍是三类用户的身份划分。登录时，只允许以admin身份进入〖账套管理〗，也只允许以manager或非系统管理员级的一般用户身份进入“金蝶KIS专业版-主控台”，不能交叉或互换。

2.2 系统管理

从理论上说，系统赋予的所有功能都会交由系统管理员来执行，但此两种软件都存在不同程度上的限制。【用友T3】系统管理员负责整个系统的总体控制和维护，可以管理系统中所有账套，账套主管负责的则是所辖账套的维护工作。系统管理员与账套主管都有权使用系统、账套、权限这3个菜单，但所能执行的子命令不同。以“账套”菜单为例，其中的建立、引入、输出只供系统管理员使用，修改、启用只供账套主管使用，恢复、备份虽可供两个身份使用，但操作涉及的账套范围不同，而新建年度账、结转上年数据等“年度账”菜单仅由账套主管可行。【金蝶KIS专业版】admin虽为系统管理员身份，却只能对账套行使建立、删除、恢复、备份等操作，而打开某一账套文件实施由会计主管兼任的审核记账、数据分析、电算审查等功能则是系统管理员manager或新增的其他系统管理员身份可行的。

再者，由表1可见，〖系统管理〗较之〖账套管理〗可供操作的菜单术语与功能也不尽相同。【用友T3】的〖系统管理〗配有单独的“年度账”菜单，可由账套主管完成所选账套的年度账管理；“权限”菜单所能执行的操作员及其权限设置在【金蝶KIS专业版】的〖账套管理〗中没有此类操作，需要由系统管理员manager进入“金蝶KIS专业版-主控台”，在〖基础设置>用户管理〗选项中通过新增用户、权限管理才能完成。

3 账套创建与管理

3.1 账套创建

建立账套是特定企业应用电算化会计系统的首要环节，通过该操作可以建立一个符合本企业实际情况的账套文件。【用友T3】以admin身份注册进入〖系统管理〗，执行“账套→建立”命令，打开“创建账套”对话框。建账过程由7个窗口以向导形式组成，包括：账套信息、单位信息、核算类型、基础信息、业务流程、分类编码方案、数据精度定义。账套号默认由001开始，允许用户在001～999之间自定义设置。在建账中存货、客户、供应商是否分类、有无外币核算、分类编码方案、数据精度都可以事先设定，且一旦设定，后续的基础设置都必须遵循预设规则。

【金蝶KIS专业版】以admin身份进入〖账套管理〗，点击〖新建〗按钮或执行“操作→新建账套”命令，设置新账套对应参数的窗口只有一个，必填信息简化为账套号、账套名称、数据库路径、公司名称。账套号默认表述为“AIS+时间序列数字串”，用户可自定义数字串，但字符“AIS”不能删除。关于用友建账向导中所能定义的部分账套参数，金蝶则要在以manager身份打开已成功创建的新账套后再作设置。诸如：企业信息、单位性质、记账本位币、会计期间、数据精度定义在〖基础设置>系统参数〗选项中完成，其中会计期间在首次保存修改后不能再次改动；存货、客户、供应商是否分类、分类编码方案在金蝶建账中无需事先设定，所包含的具体内容在〖基础设置>辅助资料或核算项目〗选项中直接录入；如有外币核算在〖基础设置>币别〗选项中直接进行外币设置；行业性质在金蝶建账中无法事先设定，也未提供勾选按行业性质预置会计科目的操作。

3.2 主功能模块启用

此两种软件都赋予了用户对选用何种功能模块的自定义权，也可以随需定制自己的工作桌面。【用友T3】在账套创建成功后，系统会随即提示“是否立即启用账套”，点击〖是〗可由admin身份一次性连贯完成建账与账套启用；也可以在建账时不进行系统启用，待到需要启用时再以账套主管身份注册进入系统管理，执行“账套→启用”命令。在勾选所需启用的功能模块名称后必须设置启用会计期间，否则启用无效。总账系统启用后，系统初始化与凭证录入操作可以并行，但工资管理、固定资产子系统必须在首次使用时先进行基础设置与初始化，否则无法正常使用业务处理的各个常规功能项。

【金蝶KIS专业版】由manager身份打开已成功创建的新账套，财务、出纳、业务系统在〖基础设置>系统参数〗选项中完成启用年度与期间设置，但初始期间非必填项；执行“系统→模块自定义”命令可以针对不同权限等级的用户勾选需要在主控台显示的主功能模块。即便在主控台显示的子系统也并非可以直接使用，诸如应收应付、存货核算、出纳管理必须在完成初始化后方能启用该系统的各项功能，而账务处理子系统也只能启用部分功能，在初始化完成前不得过账。

3.3 账套备份与恢复

出于安全性考虑，需要定期对账套进行备份。一旦原有的账套毁坏，则可以通过账套恢复功能将账套备份文件加以恢复后使用。【用友T3】以admin身份注册进入〖系统管理〗，执行“账套→备份”命令，可以针对系统内所有账套执行此操作，用户可自定义备份路径，备份成功后会生成两个文件：UF2KAct.Lst与UFDATA.BA_，其中的UF2KAct.Lst日后可用作账套恢复，该文件不能执行重命名操作，否则在执行“账套→恢复”命令时，系统无法识别匹配文件。恢复时，将覆盖账套当前的所有信息，将恢复后的账套以相同账套名存放在原有账套路径下。此外，还提供了只能以账套主管身份执行的“年度账→备份（或恢复）”命令，针对所辖账套的特定年度数据进行备份与恢复操作。

【金蝶KIS专业版】以admin身份进入〖账套管理〗，选定所需备份账套，执行“操作→手动备份账套”命令，用户可自定义备份路径与备份主文件名，备份成功后会生成两个文件：*.bak和*.dbb，其中的*.dbb日后可用作账套恢复。在恢复时，账套号和名称不允许同系统中已有账套的名称或编号重复，不会自动覆盖原有账套信息，只能恢复形成一个新的账套。此外，还提供了“自动备份账套”命令，通过设置备份方案，可以按要求在指定时间将账套备份到指定路径。

3.4 账套修改与删除

账套新建后，允许用户对建账的部分信息进行修改，也对不再使用的账套提供了删除功能。【用友T3】以账套主管身份注册进入〖系统管理〗，执行“账套→修改”命令，但该修改操作对账套号、启用会计期间、记账本位币、企业类型无效。以admin身份执行“账套→备份”命令，勾选“删除当前输出账套”复选项可删除账套，但必须在完成账套备份的同时方可删除；以账套主管身份执行“年度账→备份”命令，勾选“删除当前备份年度”复选项可删除年度账，但必须在完成年度账备份的同时方可删除，也可以执行“年度账→清空年度数据”命令，保留年度账，只去除年度数据。

【金蝶KIS专业版】以admin身份进入〖账套管理〗，选定所需修改属性的账套，执行“操作→属性设置”命令，允许用户修改账套名称。需要删除账套时，可以执行“操作→删除账套”命令，但与用友不同的是系统也会给出是否要备份账套的提示，但无论选择〖是〗或〖否〗，账套都可被删除。相较而言，用友的删除操作更具谨慎性。

4 操作员及其权限管理

操作员及其权限管理提供了按照预先设定的岗位分工进行授权、分权功能，力求既避免无关人员对系统的操作，也对系统所含各子产品的操作进行协调，以保证系统的安全与保密。

4.1 操作员设置

【用友T3】以admin身份注册进入〖系统管理〗，执行“权限→操作员”命令，点击〖增加〗按钮，录入新增用户的编号、姓名、口令，即便系统内不存在账套也可以先进行操作员设置，即允许先设人员后建账套。admin有权设置操作员和账套主管，而账套主管只能设置所辖账套操作员，但两种身份都不能对用户进行岗位分组设置。用户编号在整个系统中必须唯一，即便隶属于不同账套的用户的编号也不能重复。工具栏设有单独的〖修改〗按钮，所设置的操作员一旦被引用，便不能被修改和删除。

【金蝶KIS专业版】以manager身份打开指定账套后，在〖基础设置>用户管理〗选项中可以增设操作员，但前提是系统内已存在某一账套，且该账套已设置了会计期间、启用期间和记账本位币，即必须先建账套后配人员。该窗口上部为用户名列表、下部为用户组列表，点击〖新建用户〗按钮，录入新增操作员的姓名、密码，无需设置编号；可以进行用户组设置，也可以针对用户组进行用户成员的归属设置，但每个用户在指定纳入某一用户组时必须也同时归属于users组，系统管理员组除manager外可增设其他成员。不单是manager，只要是归属于系统管理员组的用户都有权限设置操作员，但此操作仅作用于正在运行的当前账套。工具栏没有单独的〖修改〗按钮，只能通过双击用户名进入修改界面。所设置的操作员一旦被引用，虽不能被修改和删除，但可以禁用账号。

4.2 权限管理

【用友T3】以admin身份注册进入〖系统管理〗，执行“权限→权限”命令，选择相关的账套和年度，可以直接将某一操作员设为账套主管，并点击〖是〗一键赋予其对应账套的所有权限。赋予系统管理员身份的用户只能有一个，但一个账套可以设定多个账套主管。如需分岗分权，选择某一用户名，点击〖增加〗按钮，通过逐一双击进行模块大类授权与明细类授权，可将某些权限对象赋予该用户。admin与账套主管都有权分配操作员权限，但系统管理员可以指定或取消某一操作员为账套主管，也可以对系统内所有账套的操作员进行授权；账套主管仅限于对所辖账套的操作员进行权限设置。

【金蝶KIS专业版】以manager身份打开指定账套后，在〖基础设置>用户管理〗选项中，选择某一用户名，点击〖权限管理〗按钮，先勾选权限组，再通过〖高级〗进入明细类权限复选设置以及单据授权范围单选设置。一个账套只能设置一个系统管理员组，但在系统管理员组内可以增设多个系统管理员身份的用户，系统管理员组的用户无需点击按键进行授权即可自动拥有该账套的所有权限。admin无权分配操作员权限，只有被列入系统管理员组的用户有权分配操作员权限，但此操作同样仅作用于正在运行的当前账套。此外，也可以通过〖全选〗无需逐一选择即可一键赋予用户所属账套相应权限组内的所有权限，还可以通过〖权限复制〗将某一用户的权限复制给其他用户。

主要参考文献

[1]龚中华，何平.用友财务软件培训教程[M].北京：人民邮电出版社，2009.

[2]历丽，黄浩岚，汪向国.财务软件应用教程[M].南京：南京大学出版社，2013.