高校财务管理信息系统分析与设计

覃焕昌

摘要：信息技术飞速发展的今天，高校财务管理信息系统不断发展与完善，本文分析了高校财务管理信息系统的特点，设计了以财务处理模块为核心设计的学生财务子系统、工资管理子系统等八个子系统模块，从而实现优化财务管理流程的目的。

关键词：高校 财务管理信息系统 设计

基金项目：广西教育科学“十二五”规划2013年广西教育财务管理研究专项课题《高校财务管理信息系统构建研究与探索》（批准文号：桂教科规办〔2013〕15号， 项目编号：2013ZCW022）

随着高等教育的普及与发展，各大高校的办学规模不断扩大，管理工作逐渐多样化、复杂化，作为高校管理工作重中之重的财务活动也不例外。虽然大部分高校都已普遍实现会计电算化，但是报销业务、学生收费、工资管理等工作仍然给工作人员带来了沉重工作压力。这主要是因为高校的财务管理信息系统还不健全，計算机的功能仍然停留在代替手工记账，记录日常数据资料形成报表阶段，这与真正意义上利用财务信息化管理进行决策、控制、分析等还有很大的差距。因此，真正发挥高校财务管理信息系统的功能，实现财务智能化管理是当前的一项重要任务。

▲▲一、高校财务管理信息系统的特点

（一）信息资源的完整与共享

在高校财务管理信息系统中，各部门通过网络平台将与财务相关信息无缝对接，这就形成了业务流程、财务流程和信息流程的集成，彻底摆脱传统财务会计获取信息的模式，同时更确保了财务管理信息系统的数据及时、准确和完整汇总，更重要的是打破了“信息孤岛”的格局，实现了信息资源的完整和共享的目的。

（二）精简财务工序，实现流程重组

在传统财务流程中，核心工作就是进行分类，就是将从业务流程中收集的原始数据进行分类，然后分别凭证录入，最后登记账簿、编制报表，供相关人员查询。虽然是经过分类后汇总的，但是它所反映的只是某一个方面的信息，而对于学校整体资金的运营状况却反应不出来。所以，无论是学校的教学和科研项目资金，还是基础设施建设投入，都不能同过财务信息得到有效的控制，由此需要根据财务管理信息系统的设计流程进行重组。

一般来说，财务流程是建立在业务流程和信息流程基础之上的，所以可以将财务信息的采集、存储与传输等工作嵌入相关的业务流程模块中，而财务管理模块中就只有信息的实时处理，从而密切了业务流程、信息流程与财务流程的关系，也大大减轻了财务人员的工作压力。其工作原理是，当业务流程过程中，产生的相关财务信息会按预先设计的相关规则进行处理生成完善的集成信息，然后自动转到财务管理信息系统的后台数据库中，从而达到财务的集成信息化管理的目的。由此看来，财务管理并不局限于财务部门之中，而是可以分配到与之相关的各部门，不但简化了财务工作流程，而且对各部门相关业务进行监控也起到了巨大作用。

（三）实现信息的及时反馈与控制

由于计算机具有强大的处理能力，网络拥有巨大的数据传输能力，所以建立高校财务管理信息系统的财务工作彻底摆脱了工作的滞后性，不但可以顺利完成日常核算工作，还可以对各部门的资金运用情况进行控制，甚至对教学活动、科研项目建立、基础设施等实施控制。而信息系统还可以将上述这些信息利用系统的高度集成环境，及时反馈给学校领导，有利于其进行科学的规划与决策。

▲▲二、高校财务管理信息系统的分析

（一）高校财务管理对信息系统的要求分析

1.传统的财务管理仅对经费的分配仅根据计划来控制，这样就造成了经费的分配与实际需要脱离；传统的财务管理中财务核算与管理职能没有明确分工，缺乏财务管理分析功能，所以不能提供有参考价值的经济管理信息，使得经费分配不能与经济主体结合起来。

2.传统的财务管理思路比较单一，不能有效地融入高校整体的管理体系之中。尽管传统的财务管理体制也是形式多样、但是综合财务计划内容却非常单一。在某些高校中，出现了财权过多下放，导致各部门都有自己的 “小金库”。按照高校综合财务计划，高校的预算内外教育基金、生产经营资金等要分配平衡，实行统一调度和管理，但实际上，在传统财务管理下是很难实现的。

（二）高校账务处理流程分析

在传统财务工作核算流程中，首先就是对原始数据的搜集，因为它是会计人员记账的依据。数据搜集完毕以后，接下来就是对数据进行审核，这是传统财务核算流程中一个重要的工序。

在传统财务管理体制下，报销信息的录入是非常繁琐的，尤其是当报销人员的原始单据量超大的时候，工作人员几乎把所有的工作时间放在了对这些原始单据、报销金额的核实上，从而导致报销人员的拥挤，等待时间过长，容易形成抱怨心理，对财务服务不满等。另外，由于大量数据的重复录入，需要大量人力、物力，造成资源的浪费。

（三）高校财务管理信息系统的现状分析

1.财务软件在财务工作运用中存在的问题

财务软件在我国的运用较晚，随着计算机软件的更新换代，尽管新的财务软件也是花样辈出，但是到目前为止，没有一种是不存在缺陷的。这就导致了在财务软件使用过程中存在的问题，最主要的表现就是会计方法不能融合到程序中。为了解决这一问题，一些软件公司进行了改善，方法就是采用模块，就是把某些内容作为一个独立的模块，然后集合各种方法供用户选择使用，虽然这一问题已经解决，但是这种方法不太利于操作，而且与财务软件本身也缺乏整体上的统一。

2.目前数据架构无法适应未来管理的增长

随着高等教育的深入发展，高校管理的层次也将越来越细化，财务管理更是如此。所以，这对财务数据的未来发展空间提出了更高的要求。目前，国内许多高校的财务软件仅可以支撑一维或两维的数据架构，对于多维的数据空间望尘莫及，由此可见，它们将难以适应未来财务管理的增长。

3.培训内容滞后，专业人员缺乏

信息化条件下，财务管理对工作人员的素质和技能水平要求很高。虽然有相应的培训，但是主要是为会计人员计算机扫盲，高中级应用没有涉及，所以大多数会计人员经过计算机培训以后，在实际工作中应用效果不尽人意。

▲▲三、高校财务管理信息系统的设计

建立高校财务管理信息系统，除了实现业务、信息、财务三大流程的无缝对接，资源统一共享之外，更为重要的是为校园各类人群提供周到快捷的信息服务。基于这一点，本文将高校财务管理信息系统设计为八个子系统，全面满足各种办事流程、资源共享和数据查询等信息需求。

（一）会计档案子系统

由于财务管理信息系统对从业人员的要求较高，否则就会出现操作失误和威胁系统安全的问题。所以系统的管理者必须具备专业的会计知识和精湛的计算机技术水平。本自系统的设计是基于网络的信息系统，因此除了具备专业的会计水平还应具备一定的计算机知识。本系统设计的会计档案不仅包括了工作人员的会计资格证明，如从业凭证、职务以及工作经验等，而且会计的计算机技能水平的经历也作为一个重要部分纳入其中，入计算机水平测试情况，职业操守培训经历以及部门监察打分记录。这些内容分别列在会计技能，计算机技能和道德素质水平的公示栏中，让人一目了然。从而确保管理者具有的维护和管理信息系统综合能力。

（二） 账务处理子系统

账务处理包括入账管理、报销凭证管理、出纳管理以及账目审核，它是财务管理信息系统的核心。该子系统的设计可以对其他子系统进行名目分类和数据管理，从而实现整个系统的账务管理系统，甚至实现了跨校区办学的财务整合。例如，“校园卡”就是过设备完成财务出纳的数字化账务管理的一种手段。

（三）科研项目经费子系统

科研项目经费，即由项目人员经过统筹规划，然后做出项目经费支出的科学安排。在本子系统的设计中，必须明确项目负责人、经费的使用规范和支出流向以及项目每个阶段所用的资金等内容。在这个过程中，每项支出都需要工作人员严格监督，经费报销支出结算完成后必须注明经办人姓名以便部门监察，防止经费滥用的现象发生。需要注意的是，有的项目经费规定了最大额度，本子系统也会对超出规定额度的现象进行提示，严格控制款项的划拨。本子系统不但对项目经费的支出做严格的监督，而且还会对完成项目后经费流向进行评估，有利于有关部门的审核。

（四）教职工工资管理子系统

高校教职工的工资管理是学校财务管理的重要内容。有人认为工资非常简单，就是总工资减去代扣社会保险金、住房公积金以及个人所得税，没有必要设计一个系统。但是高校教职工的工资有多个部分组成，而且是一个变动数据，所以必须设计成子系统，该子系统的设计内容非常多，有职工工资的发放标准文件，工资不变数据基本工资及公积金等独立的的录入与修改，工资变动数据授课、奖金、科研成果，职工基本信息的导入和修改等。工资的计算由工资不变数和每月的變动数据组成，由相关部门进行汇总统计，最后显示在系统中，教职工可以利用自己的账号查询自己当月或者当年的工资。

（五）学生财务子系统

在高校中，学生是最大的管理群体，本子系统包括了对学生收费、办理助学贷款和发放奖学金等功能。该系统的功能是通过“校园卡”的方式实现的，可用于学生缴费和查询。

高校新生一入学，就会发放银行卡和校园卡，其中，银行卡可以直接转账，学生可以通过自助系统完成学费和住宿费的缴纳，也可完成学校奖学金、助学贷款和勤工俭学工资的发放，减少了现金的流动，减轻了工作人员的压力。而校园卡用于学生的日常消费，可以绑定银行卡，并直接从中圈钱。而银行卡。而对于银行卡和校园卡的资金流动，学生可以通过圈钱机进行查询，这大大提高了高校财务管理与运作效率。

（六）指标控制子系统

对高校财政预算的控制也是财务管理的重要内容，其目的是通过合理的财政预算进行资金分配，充分发挥有限资金的最大作用，实现资源的优化配置。该子系统的设计是控制高校各院系与各行政部门的财政预算，组织预算小组对往年的资金分配进行总结，再结合学校当前发展实际，制定下一学年的工作计划，然后经学校领导的审核通过，用于指导下一学年工作。

（七）固定资产管理子系统

该系统的主要功能是对现有的原资产进行登记与估价，对购进的新设备及新材料进行登记并对应财产值，对报废的旧设备及时做出库处理并与系统及时对账。简单来说就是对学校的固定资产以部门为单位进行登记。对资产登记过程中，一定要明确其属性，如资产名目、所属部门等。

（八）综合信息查询子系统

为方便高校学生与全体员工，综合信息查询系统必不可少，通过它可以使高校内部人员对自己关心的财务数据进行查询。但是有一点需要注意，不同的人群，查询的权限不同。不同的用户都有一个独立的查询账号，他们登录以后，都可以查询与自己相关的财务信息，而对于他人的财务信息则是高度保密的。所以该子系统的设计大大满足了领导、教职工、学生等各类人群的信息需求，而权限管理则保证了系统运行的安全性。

参考文献：

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