浅谈企业办公室工作管理新思路

贺小利

[摘 要] 办公室工作，无论政府机关、企事业单位，还是部队学校其基本职能都是一样的，就是沟通内外、团结上下、上情下达、协调平衡的综合部门，是一个企业的枢纽站和分栋中心，是协调企业内部各部门的纽带，是企业对外的联络中心，是领导层与基层沟通的桥梁，是为领导正确决策提供依据和支撑的信息机构。

[关键词] 办公室；管理；新思路

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 18. 041

[中图分类号] F272 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）18- 0065- 02

2012年7月9日，很荣幸被组织安排到国网重庆万州供电公司集体企业投资平台——滨城中心总经理工作部工作，从此与办公室工作结了缘。在这两年的日子里，作为办公室主管我深感责任重大，重任在肩，唯一做到的是坚持不懈地学习，尽快掌握办公室工作所对应专业知识，以适应办公室工作管理的需要，不拖办公室工作的后腿，不让人以笑柄。尽管在办公室工作的时间不久，笔者总结出“五基”办公室 工作管理新思路，但愿这粗浅认识能起到抛砖引玉的作用。

1 学习总结是办公室管理的基础

俗话说：“隔行如隔山。”开始在办公室的工作中，发现自己N多年积累的知识和技能都派不上用场，与办公室要求的专业知识格格不入，笔者想通过坚持不懈的学习，才能快速掌握办公室工作专业知识，才能更好地为领导当好参谋和助手。虽然手里没有关于办公室管理和文秘方面的书籍，但是Baidu就是最好的老师，我这样想，也付诸于行动。

于是乎，业余时间从百度里下载文秘知识、会议安排与管理、办公成本管理与控制、接待工作礼仪等知识，通过对文秘学、档案学、信息学、写作知识、行政管理学、现代秘书与礼仪等基础知识的学习，才了解接待工作讲礼仪、分主宾、分上下左右、分等级接待，对于规模较大的接待工作，应事先编写接待预案。通过反复对《国家行政机关公文处理办法》国发〔2000〕23号、《国务院公文主题词表》《国家电网公司公文处理办法》国家电网总[2003]159号、《重庆市电力公司公文格式规范》和文博编著的《办公室标准文书》等深入学习，方知晓公文行文还有这么多讲究：天头留白多少？行列排字多少？行距留宽多少？懂得什么是上行文，下行文，平行文？什么是请示、报告、纪要、函等文件格式；了解主题词原来是规定的，而非自己根据公文主题编造的。又参加了2013年市公司组织的关于公文处理与保密知识的培训，让我大获裨益，更加激发起对办公知识的渴求。相信，只要主动学习、坚持学习、不懈地学习，是搞好一切工作的基础。

俗话说：不善于总结的人，一定不会有提高。就这样，我边学习、边应用，边应用、边总结，边总结、边提升，不断给自己补给基础知识营养，灌输专业知识血液，激活文秘知识细胞，逐步提升自己的综合能力，使自己很快进入角色，工作很快上了手，让主管领导也放了心。

2 修身敬业是办公室管理的基本

修身养性是办公室工作必修课程之一。要提升自身修养，必须积极参加企业组织的相关培训，刻苦学习相关专业基础知识，注重身体锻炼，注意工作生活细节，永远保持旺盛的精力和清醒的头脑，时刻准备着为领导冲锋陷阵。

办公室工作应树立正确的人生观、价值观和世界观，以马克思主义、党的政治思想理论基础为指导，坚持走群众路线，一切从实际出发，襟怀坦白，言行一致，“有道则人推而为主，无道则人弃而不用”，坚定党的信仰不动摇，身体力行党的路线、方针和政策，不折不扣地执行领导决策，督查督办各项重点工作任务。服从组织、服从领导，守好阵地，履好职责，坚决维护企业的利益，遇事不推诿、搪塞，不走形式主义，不弄虚作假，不好大喜功；凡事以大局为重，团结协作，求真务实，开拓创新，敢于自我批评和接受意见，勇于面对错误和纠正错误。

3 责任态度是办公室管理的基石

办公室工作是沟通上下、团结左右、上情下达的综合部门，是一个企业的枢纽站和分拣中心，是协调企业内部各部门的纽带，是企业对外的联络中心，是领导层与基层沟通的桥梁，是为领导正确决策提供依据和支撑的信息机构。正因为如此，这就要求办公室工作具备高度的责任心、强烈的事业心、严肃认真的工作态度和一丝不苟的工作作风。“审大小而图之，酌缓急而布之，连上下而通之，衡内外而施之。”这就是说，要发挥办公室的整体效能，非主任一人所能。办公室工作应权衡大小、轻重、缓急，遇大事紧盯不放，遇急事立即办理，遇难事汇报处理，使各项工作有条不紊地开展。古人说，“道虽迩，不行不至；事虽小，不为不成。”无论再多的事务，再繁杂的工作，都需要梳理头绪一件一件地完成。只要沉心静气去做，不分能力大小，就没有完不成的任务、做不完的工作，正所谓态度决定一切。

责任来自于一个人的本能意识。办公室工作千头万绪，纷繁复杂，最忌讳忙中出错，百密一疏。比如车辆交通管理、档案管理、合同管理、文件制度管理、会议会务管理、接待管理等工作，一些小失误、小差错看来不起眼，往往可能酿成大事故。如起草的文件中，一些关键字词出错或语句毛病，员工理解就可能不一样，那样会引起员工的误会，导致整个企业不和谐、不稳定。责任高于一切，是办公室工作义不容辞的担当。只有认真践行自己的岗位职责，做到谨慎谦恭、苦思善辩、防微杜渐、注细重末方能避免差错。古人云“一字之失，一句为之蹉跎；一句之误，通篇为之梗塞”。办公室起草的文件，并不要求文字要多优美，但一定要严谨，因为这直接关系到领导决策问题。因此，这要求必须掌握文秘写作知识和公文处理方法，把握原则和方向，使领导在遣词造句上不用再花费脑筋，这是对办公室主任（秘书）工作最起码的要求。

4 保密意识是办公室管理的基准

办公室是一个企业的“心脏”和“窗口”。办公室工作与领导活动紧密相连，知密早、知密多，涉密人员较多。因此，保密工作成败与否，小可关系到一人一事，中可关系到一行一业，大可关系到一城一国。古今中外，无论发达国家（地区）与否都是如此。对于办公室工作来讲，保密工作不能仅挂在嘴上、写在纸上，务必体现在行动上、落实到工作中。必须坚定不移地树立“保守企业秘密，从我做起做实”的理念，将企业保密工作与安全质量工作和经营指标工作同等对待。

办公室人员涉及大量商密，每一份文件传达到什么范围，都必须按照企业规定执行，决不能马虎从事，尤其是档案管理人员必须引起高度重视，不得随意将企业保密文件借阅、借出和丢失。特别是有些文件涉及企业经济情报、企业内部商密，就更要有高度的责任心，养成保持沉默的习惯，不得出去乱传乱说，将知晓的信息“烂”在肚子里。

5 准确领会是办公室管理的基业

办公室作为企业“总理衙门”，企业机关里的机关。办公室主任长期紧跟领导身边，准确领会领导的意图，主动提醒和为领导排忧解难，是办公室主任义不容辞的责任。准确领会领导的意图，必须做到“三悟”即觉悟、醒悟和悟性。因领导的阅历、性格、喜好的不同，工作思路、作风、节奏迥异，加之领导的风格千差万别，有的喜欢具体，有的只要结果，有的讲究过程；有的讲话语速较快，有的则语速较慢；有的讲话温婉含蓄，有的讲话直截了当。当你听到的、想到的不一定是领导所表达的，当你理解和消化的不一定是领导所想的，所以必须做到觉悟、醒悟和悟性，即听领导讲话后要有觉悟，事中要醒悟，挖空心思理解要有悟性。

笔者认为，要准确领会领导的意图，事前应摸清领导有什么考虑和打算，明确领导讲话的目的，根据企业实际情况，按照事物发展的规律，早着手、早介入、早知情，多想多琢磨，站在领导的角度和高度想问题，方能正确理解领导意图。切忌断章取义、胡乱猜度，切忌“追、赶、逼、打”，即再三追问领导，赶到领导有事时寻问，逼迫领导给你解释，领导休息时打电话查问。常跟在领导身边，应当意识到领导眉头紧锁时必有其心事，领导吸闷烟或低头不语时必有其难事，领导面带不悦之色时必有其大事。作为领导的助手，应当主动试探询问，竭尽全力为领导排忧解难，为领导出谋划策，当好领导的排头兵和解闷钥匙，努力打开领导的心结。

做好企业各项工作的推手，当好领导的参谋和助手，全心合意为广大员工服好务，是办公室工作管理不可推卸的责任。

主要参考文献

[1]胡占有.办公室管理行动指南[M].北京：机械工业出版社，2005.

[2]沈蕾.办公室管理[M].北京：中国建材工业出版社，2005.