探究新时期高职档案管理工作规范化的新途径

刘珺 赵峰

摘 要 高职档案是学校在教学、科研、学生管理活动中形成和采集的有保存价值的一系列资料，高职档案管理是高职院校基础性工作。阐述高职档案管理规范化的必要性，分析高职档案管理规范化面临的问题，并提出档案管理工作规范化的相应措施。

关键词 高职；档案管理；数字化档案

中图分类号：G717 文献标识码：B

文章编号：1671-489X（2014）10-0067-02

高职档案是学校在教学、科研、学生管理活动中形成和采集的有保存价值的一系列资料，高职院校档案管理是院校基础性工作。《高等学校档案管理办法》中指出：要将档案管理工作作为高等学校工作的重点，并纳入整体发展规划，用档案管理工作促进其它工作的同步发展。近年来，随着我国高等职业教育的快速发展，对新时期高职的档案管理工作也提出了更高的要求。实现高职档案管理工作的规范化，对于维护高职教学管理新秩序、提高高职教学管理，打造学习型高职具有重要意义。

1 高职档案管理规范化的必要性

一方面，档案管理的规范化是高职教育发展的需要。当前，高职教育已成为我国高等教育系列必不可分的组成部分，并且随着国家对技术型、实用型人才的需求，也要求高职将传统的“专业型”人才培养路线转变为“一专多能”的复合型人才培养路线。而做好档案管理，则有利于高职保持正确的人才培养方向，不断夯实档案管理这一基础性工作。另一方面，档案管理的规范化是提高高职院校教学与学术研究水平的需要。大力进行教学与理论研究是高职院校发展的趋势，在强调学生技能培养的同时，要更加夯实教学环节管理、日常教学管理、学籍管理、教学质量管理等一系列工作，才能够促进高职教育教学水平稳步发展。做好档案管理，才能够发挥好高职“资源库”的作用，提高各项工作的主动性，对学校各项工作提供便捷的条件，高度整合各类资源，减少不必要的重复性劳动，提高相关工作的效率。

2 高职档案管理规范化面临的问题

近几年来，我国高职院校档案管理规范化方面虽然取得了一些显著成绩，但是仍然存在许多不足，主要表现在：

档案管理的随意性强 在高职档案管理过程中，随意性大、材料杂乱现象突出。从档案的收集、整理、分类编目到应用，档案工作人员不能够做到“应收尽收”，许多有价值的档案不能够及时被档案管理部门采集与归纳，导致档案资源的流失。在分类与编目过程中，不注重科学分类和系统排列，档案编目缺少层次性，对档案分类的范围、时间、渠道等要素规定模糊，编排混乱，组卷逻辑不清，装订不够规范等问题仍然突出。在档案的保存阶段，资料的规格、格式、数量等方面缺少统一和标准化的要求，使得人为因素造成了档案资源流失和破损。

高职档案制度不健全 制度不健全是制约高职档案规范化管理的重要因素，由于制度建设的滞后，严重影响制约着其职能的发挥，造成了档案管理过程中人浮于事的问题。当前，许多普通高等院校都建立了相应的《档案管理制度》《归档实施办法》等相关制度，但是由于许多高职院校认为档案管理是学术型普通高校的事情，而自己的工作目标是培养技术型人才，重心是学生的实验实训能力的培养，因此对档案管理制度的建立不重视，档案职能部门难以行使职权，责权不分、责权交叉现象严重，缺少有效的对档案管理工作的监督、检查与评估。同时，由于对档案管理的轻视，各部门间在档案管理过程中，互相推诿、扯皮的现象也较为突出，直接影响了档案收集材料的数量与质量。

档案服务的缺失 《高等学校档案管理办法》中指出：高校档案管理机构应该为全社会的档案利用提供便捷的条件，广泛探索档案的公益化使用。可见，档案收集和管理的最终目标是利用，不但要使档案服务好高校，更要服务好全社会。而当前许多高职在工作过程中，将档案管理作为应付上级检查的手段，工作被动性较强，强调“突击型整理”“突击型归档”，一旦归档后，档案资源便“无人问津”，没有发挥好档案对于学校全局工作的“助手”作用。

信息化程度不高 信息化是未来档案管理的发展趋势和要求，数字化档案摒弃了传统纸制档案的媒体、空间、时间的限制，以数据库为基础、以信息、系统、控制论为导向，实现档案资源的高度整合。但是，当前许多高职并没有将信息化系统全面引入到档案管理工作中，仍然采取传统的手工方式对档案进行管理，思维观念还停留在纸制库藏阶段，缺少信息技术应用的主动性。不能让信息技术服务于自己的档案管理工作。

3 高职档案管理工作规范化的措施

档案管理的流程化 实施流程化的管理是高职档案管理工作规范化的第一步，只有实施流程化管理，走“内涵式”的发展道路，强调档案管理的基础性，才能够更好地实现档案管理的高效性与系统性。首先，在档案收集阶段，应积极与学校教学教研、学术研究、学生管理等工作相对接，能够做到“应收尽收”，对档案资源进行准确的鉴别，把有价值的材料收集到档案库中。其次，在档案分类阶段。要严格按照《高等学校档案管理办法》等相关规范进行准确的分类与编目。组卷要规范、合理，符合标准要求，文件编排有序，确保档案的排架合理，案卷有序。第三，在高职档案的成果保管阶段，要不断完善档案资料规格、格式、数量等方面的标准，规范立卷、标题、目录等重点工作，延长档案管理保存周期，杜绝人为因素造成的档案霉变、褪色、污损、虫蛀等现象的发展，为档案管理带来不必要的损失。

档案管理的制度化 一方面，高职院校要整章建制。完善《档案管理办法》《档案保存制度》《档案保密制度》《档案鉴定销毁制度》《档案统计制度》《档案利用制度》《信息化管理制度》等相关制度，促使档案工作的合规化、标准化、现代化。排好时间节点，做好“保管期限表”，确保高职档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、借阅、利用和保密等环节的“环环相扣”、“无缝对接”。另一方面，要健全档案管理人员的相关制度。结合流程化管理，实施“过程监督与激励”，用制度的约束力规范档案管理人员行为。将档案的收集、分类、利用等指标进行量化细分，针对“收集、整理、保管、鉴定销毁、统计、借阅利用、保密”等环节，做好KPI（关键指标测评），出台相应的《档案管理人员量化绩效薪酬办法》等系列以KPI绩效为核心的薪酬管理，在高职探索实施档案管理人员的“计件工资”，切实增强档案工作的活力。做到档案管理“事前有计划和标准、事中有检测与监管、事后有验收与评价”，将档案管理人员的个人薪酬与工作业绩相联系，通过关键绩效指标、工作目标设定，从而激发档案工作人员的工作积极性。

档案管理的服务化 新时期，“服务化”是高职档案管理工作的核心与重点。首先，档案管理要突出为教学与学术研究服务。长期以来，对于高职院校来说，学术研究始终是一项薄弱环节，而新时期做好档案管理工作，则是提高高职院校学术研究质量的重要手段，在教学与学术研究中，档案管理要协调与同步，不但要注重在教学与学术研究活动中收集获取档案资源，更要将以往有价值的资源对教学研究活动共享，实施“保姆式”的档案服务，为教学研究活动提供资源支撑。其次，档案管理要突出对广大师生的服务。当前，高职要适当调整和降低档案利用“门槛”，将档案管理成果惠及广大师生。要在保证密级的前提下，通过阅览、借出、回馈等方式，为师生提供使用档案的条件。例如：针对高职的学生特征，档案管理部门可为高职学生建立“职业生涯规划档案”，从职业目标导向的角度出发，记录学生在学校中的点滴进步、获得的荣誉、技能等方面资料，为高职教育提供有力的支撑。同时，高职院校也可以探索“第三方”档案管理方式，即：将“分类-编目-保管”等工作由“第三方”社会组织去做，对档案业务链条进行整合与优化，将高职自己的核心力量用于档案的利用上来，最大限度的提高档案利用的效能。

档案管理的信息化 信息化是未来档案管理的趋势，高职院校档案只有通过传统纸制档案向信息化、数字化的转型，才能够实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的共享。一方面，要注重信息化条件下档案管理的合规。即从安全性的角度出发，做好密级的设置，禁止使用外来光盘、U盘等存储设备，安装安全性较高的防火墙与密钥，保证信息化条件下档案管理的安全。另一方面，为用户提供更多的接口和客户端，使其能够方便地对档案进行检索。高职院校可以为师生用户及社会用户提供一定权限的用户与密码，使其能够通过学校档案数据库调取自己所需的资料，实现数据的实时化传输与信息的共享。

总之，高职档案是学校在教学、科研、学生管理活动中形成和采集的有保存价值的一系列资料，高职档案管理是院校基础性工作。档案管理的规范化是高职教育发展的需要，更是高职院校自身的需要。当前，高职在档案管理中存在着档案管理的随意性强、档案制度不健全、档案服务的缺失、信息化程度不高等问题。在未来的发展中，只有更加注重高职档案管理的流程化、制度化、服务化与信息化，才能够提高高职档案管理效能，最终促进高职档案管理工作的规范化。

参考文献

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