谈高校档案信息资源建设

【摘要】按照中央领导同志“深入落实数字化带动战略，加快纸质档案整理步伐，逐步实现存储数字化、管理现代化、利用网络化”的指示精神，高校档案馆（室）的信息资源建设已经发生根本的变化。传统的档案资源建设已不能适应形势的变化，网络信息资源和纸质档案资源的并存与发展、构成与变化，制定科学的档案信息资源发展策略，已成为摆在我们面前的一个新课题。

【关键词】档案 资源 建设

【中图分类号】G64 【文献标识码】A 【文章编号】2095-3089（2014）03-0030-01

一、高校档案信息资源的特点

高校档案蕴藏着丰富的信息资源，是高校教育事业的重要组成部分。高校档案信息资源建设应注重信息资源结构的优化，突出档案馆藏特点，准确定位，集中优势，形成特色信息资源。主要体现在：（一）学校特色。高校档案馆可以将本校的优质资源，包括学报编辑的杂志、研究（院）所科研项目、教师的论文、科研报告、专著、等和分散的学术交流信息集中起来，建立本校特色教师文献库。还可以将学生的学位论文收集起来，建立本校学位论文献数据库。（二）专业特色。根据本校特定学科领域的性质，以学校的发展为目标、专业设置、特色专业设置、重点学科建设为依据，结合教学科研的实际需求，对各类档案文献信息进行收集、分析、研究、建立具有自己本校专业特色的档案信息数据库。

二、高校档案信息资源的现状

现代档案资源信息通过网络获取的电子信息，往往比以往通过查看、借阅、复印、看展览而来的资源更新、更快、更为丰富。信息的获取，不仅可通过馆藏查找、借阅、复印外还可通过互联网免费查等等这些新的信息资源获取方式。但还是有不少的高校还存在着以下几方面的问题：

（一）高校档案信息资源建设不重视。由于各级领导重视不够，认为高校的重要工作是以教学为中心，长期存在“重抓教学、忽视档案”，缺乏资金支持，没有把档案信息资源建设工作作为重点工作来抓，是多年来一直困扰高校档案信息资源建设发展的难题。

（二）档案信息资源建设基础设施不完善。主要是档案信息资源建设工作缺乏有效机制。在贯彻落实《全国档案信息化建设实施纲要》、《国家档案局关于发布（电子公文归档管理暂行办法）》的通知精神力度不强，没有全面实现“谁负责”、“谁专管”。虽然档案信息资源建设工作已在各高校推进多年，但始终效果不明显。由于领导不够重视，认为纸质档案文献有着固有的读者群体，档案信息资源建设建设项目可以缓建，甚至搁置，建设资金迟迟得到解决，缺乏严格的约束机制和调控手段，导致设施建设不完善。高校档案馆（室）的档案目录不能实现全部的计算机检索，档案数据不能集中统一。导致高校档案信息管理网络普及水平、信息资源开发利用水平和信息安全无法得到保障，给档案资源信息建设造成严重的负面影响。

（三）档案信息资源建设工作相对滞后。高校档案信息化建设需要计算机、网络等硬件设施和相关软件、技术等基本条件。高校的档案信息资源建设和现代化管理方式相对于当前的信息技术、计算机技术、网络技术的蓬勃发展来说，还是相对滞后的。一方面，虽然许多高校已根据本校实际情况建立起相应的档案管理机制，但不够完善，使得这些档案管理机构形同虚设，未能真正发挥其监督和指导的重要作用。另一方面是对档案管理设备的投资不足，缺少现代管理所需要的技术设备，档案工作信息化基础设建设施相对薄弱、数字化进程速度慢，有的高校档案（馆）室主要还是完成新增手工编目和应付日常利用工作，至于说档案数据库建设、档案编目自动化、档案编研等等工作只是设想，暂时尚没有条件开展。

（四）档案信息人才队伍建设不稳定。因长期待遇低，职称难上、个人的切身利益问题得不到解决：没有针对性地对档案管理人员进行信息化知识培训和信息技术技能培训，缺乏一批精通档案业务和信息技术的复合型人才。

三、高校档案信息资源开发的对策

（一）建立专门工作小组。统筹规划，科学分析，有计划、有步骤地做好档案信息资源建设标准化工作。分析查找高校档案信息资源建设中存在的主要问题，初步建立健全档案信息资源建设标准框架，使档案信息资源建设的各项工作按照国家相关标准、规范有序推进，确保数字档案信息资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享。

（二）进一步加强完善档案信息资源建设标准体系。各高校认真学习和宣传贯彻国家档案局制定的档案信息化建设标准规范；根据《电子文件归档与管理规范》，优先制订本校电子文件归档及档案信息采集、交换、整合和安全管理等方面的技术标准。在一定程度上保证传统的馆藏体系，确保文献的系统性和连续性。根据本校的实际情况，对馆藏结构进行调整，使各类馆藏比例趋于合理，形成合理的馆藏体系。应以档案信息资源建设为契机，建设一个最有特色的、最有价值的信息资源平台。

（三）加强高校档案（馆）室的信息资源基础设施建设。在党政综合信息网络及地方政府门户网站的统一平台下进行“三网一库”（内部局域网、行业广域网、社会公众网、档案数据库）建设，基本建成高校数字档案馆，实现内部公文、信息、会务、督查及档案采集、整理、管理、鉴定、检索、编研、利用、数字化等主要业务网上办理，为最终实现“数字档案馆”铺设道路。在网络信息资源建设中，高校档案馆应从本馆实际情况出发，在客观全局的基础上坚持目标，突出重点，集中人才、物力、财力。实行重点扶持的思想，遵循全馆统一规划，分步实施，避免低起点重复，有序开发，使资金集中利用。

（四）加强高校馆（室）藏档案信息资源建设。充分利用信息化手段，以省、市、档案馆馆藏档案数据库建设为重点，按照科学、系统、持续的发展原则，建设有利于管理利用的档案目录数据库、档案全文数据库和多媒体档案数据库等各级各类分布式档案基础数据库群。各高校档案（馆）室也都本着“先重点，后一般”的原则，尽快开展重要、珍贵、易损、利用率高的档案数字化工作，逐步形成以省级档案馆档案信息数据库为中心，各高校档案（馆）室档案信息数据库分中心、各专业档案（馆）室信息数据库为基础的档案基础数据库群，扎实推进数字档案建设与服务工程。逐步形成分层次的档案馆信息服务网络。

（五）加强高校档案信息人才队伍建设。努力提高高校档案（馆）室档案工作者的信息技术应用能力，做好有针对性地信息化知识培训和信息技术技能培训。以岗位培训为重点，把信息化知识培训纳入干部职工的培训内容，对档案人员进行不同类型和不同层次的信息技术教育。要培养一批精通档案业务和信息技术的复合型人才。完善人才政策，大力引进人才，创建一个有利于档案信息技术人才发展的良好环境。研究吸引、稳定信息化人才的政策、措施，在职务晋级、职称评审中关注长期在档案信息化一线工作而又肩负重要责任的人员，建立起一支掌握和运用信息化档案技术的骨干队伍。

总之，为适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，实现信息资源共建、共知、共享。分工协作、资源共享是档案文献信息资源建设的大趋势。高校的档案馆应根据本校馆宗旨和读者的需求特点来建设自己的馆藏信息资源库，以便最大限度的满足读者需求。

参考文献：

[1]王景高；论档案信息资源建设开发[J]；《档案通讯》；2003第5期：第19页

[2]任振朝；浅谈档案与文化[J]；《北京档案》；1998年第8期；第29L贡

[3]谷丽萍；《高校档案信息化建设》[J]；《山西大同大学学报》（社会科学）2009年10期：第111-112页

作者简介：

肖永菊（1961-），女，汉族，湖北十堰市人，湖北医药学院，本科，副研究馆员，从事档案管理学研究。