浅谈电子档案管理

曹红翠

摘要：长期以来，档案管理工作主要以纸质档案为对象，而电子档案在载体，信息存储形式及处理利用等方面与纸质档案有着本质的区别。因此，探讨电子档案的特殊性以寻求合适的管理方法，对未来的档案工作无疑是有益的。从电子档案的种种特性出发，探讨其对档案利用的影响，并介绍了电子档案的查询与利用。

关键词：电子档案管理;档案特性;存储方式

引言

——档案管理工作是企业管理工作的一部分，对企业的健康发展有较大的作用，有助于提高企业工作质量和效率。电子管理已成为档案管理工作的重点，它不仅反映了企业设计、生产的全过程，更是衡量企业效益与管理水平的重要尺度。

1、电子档案与纸质档案的区别

— — 电子档案是以磁盘（带）、光盘、活动硬盘等磁性材料为实体保管单位的，不同于纸质档案是以案卷为最小保管单位，因此电子档案的编号中没有案卷号，只需有全宗号、盘（带）号、文件号。盘（带）号即按内容主题和在库房中的排列顺序为磁盘（带）、光盘、活动硬盘等编的顺序号。这样，纸质档案管理工作中有关案卷的工作内容如组卷、卷内文件排列、案卷目录等在电子档案工作中都可省去，而由于无案卷号和卷内页号，使电子档案的编号也更为简洁明了。

— — 磁性载体信息容量大，体积小，便于库房管理。磁盘（带）、光盘等与纸质载体相比，最大的优点就是信息存储量大，体积小。原来排一长架的纸质档案的内容可能一张光盘就容纳了。这样，管理电子档案所需库房面积和排架长度与纸质档案相比将大幅缩小，从而可以大幅度节省空间，并能节省大量人力和物力，库房紧张将不再是档案管理中的主要矛盾。

— — 磁性介质具有不稳定性，且寿命短。电子档案的载体虽有许多优点，但较纸质介质脆弱，容易受环境影响，并且寿命一般不会超过20年。这就使电子档案在保管条件上有特别的要求：电子档案必须存放在专用库房中，对室内温湿度要严格控制，还要有防尘、防火，特别是防磁场.

这样，库房环境的造价可能要高些，但纸质档案保管中的裱糊、杀虫等工作内容则可省去。另外，由于磁性介质寿命极限短，而且经常有意外损坏现象，所以电子档案必须定期备份，这是不同于纸质档案的特殊工作内容，而且十分重要。

2、电子档案的本质特性及对档案管理工作的深远影响

— — 无原件性。电子档案没有草稿、手迹，也不象纸质档案有字迹材料及字迹等方面的特征，可以据此判断其是否原件。由于没有这些外在特征，因而电子档案原始性不易被认定，也在一定程度上削弱了其法律凭证价值。而档案的最基本内涵就是它的原始凭证价值，因此电子档案的出现对传统的档案理论形成了新的挑战。但无原件性也使档案的利用、保护摆脱了原件的束缚，因为只要没有人为的改动，正本与副本没有任何差别。

3、电子计算机和数据库系统对电子档案信息处理带来的改變。

——首先，鉴定工作完全变成机上操作，即在机上调阅、审读档案，标注保管期限，并用删除指令删除需销毁的档案，这样鉴定和销毁工作变得十分轻松，不用像纸质档案鉴定那样大动干戈地去搬动一卷卷的案卷。

——其次，电子档案可以实现自动编目， 自动检索，这也是信息处理自动化的重要标志。传统档案工作中为达到查找利用目的，必须对档案层层编目，制作检索卡，利用手工检索，但检索速度慢，且准备工作量大。电子档案则可实现计算机自动检索，而且可借助数据库管理程序，对档案内容任意整序、分类、排列、索引，甚至可以实现定位查找。这样，繁琐的编目工作不再是查找利用的前提，即使需要编目，也比较简单易行。

4、电子档案信息的易控性和可共享性对提供利用电子档案的新要求电子档案信息具有易控性和可共享性。

——信息的易控性，指电子档案信息容易被修改、复制、删除和销毁，而且不像纸质档案有迹可查。因此，要充分利用计算机的限读功能、反删除、反复制、反销毁功能，防止档案泄密，也再一次说明了备份制度的重要性。信息的可共享性，指电子档案可通过局域网络多终端、多用户提供利用。

5、电子档案的查询与利用

——随着办公自动化及标准化，档案资料借阅可直接在计算机和网络上办理，使档案工作者从传统的手工抄写及人工查询中解脱出来。目前我公司档案资料一般用纸质文档存储在档案室各个部门，查找检索非常古老费时，存储空间很大，并且维护起来也不容易。

6、结语

——在网络和信息时代，各企业，设计文件电子化档案管理必将对提高质量、缩短时间、促进国内外交流、增强市场竞争力起到重要作用。文件电子化档案管理其应用前景十分广阔，也是对传统档案管理模式的重大改革，对保存档案的最终目的即查阅利用档案提供最佳的解决方案。