电子表格在人事档案管理中的应用

史欣蓉

【摘要】电子档案的管理在日常工作中十分重要，它涉及的范围非常广，其中数据的查询、统计是最重要和最常用的部分，通常用电子表格来完成数据的录入、修改是非常方便的，但要进行查询和统计则是即不方便也不直观。本文通过运用EXCEL中的相关知识，创建一个人事档案管理过程简便的方法，提高办公效率。

【关键词】EXCEL；人事档案；管理；应用

1.引言

一个大的公司或企事业单位通常开发有自己的人事档案管理系统，但很多小公司或企事业单位通常是用EXCEL来管理，目前国内几十人到几百号人的单位很多，这其中大分部都采用EXCEL来进行管理，包括人事、财务等。通常用EXCEL表格来完成数据的录入、修改是非常方便的，但要进行复杂的查询和统计则是即不便也不直观的。

2.人事档案编排方法

人事档案的编排是人事档案管理的基础工作，其编排方法也决定了今后档案、材料查找、取放、增减的流程。常用的编排方法有汉字结构、汉语拼音、工作单位编排法等，多为人工编排。随着计算机技术的迅猛发展，excel版本升级迅速，可以提供更多的便利编辑方法。

3.应用Excel编排人事档案

传统的档案管理工作一直是封闭式手工操作模式。计算机的普及，使得档案电子化管理成为可能。我们用Excel软件建立“档案管理数据库”，将档案类别、名称与内容之间逐级建立超级链接，方便了档案的查询和管理，操作也简便。现将操作和使用方法介绍如下：

3.1用Excel自动编排人事档案

3.1.1 Excel的音序形序法。Excel“排序”是一项非常常用的功能，它能对数字、字母、汉字等按我们的需要进行排序。Excel排序的对象是汉字字符时，系统会将字符按一套默认的规律顺序排列。其基本规律为：（1）不同音的字按汉语拼音字母的先后顺序排列；（2）声母、韵母相同，声调不同的字，按声调的四声顺序排列；（3）同音字按笔画多少排列；（4）第一个字完全相同的，仿照上述编排方式，按第二个字的先后顺序排列，并依此类推。此编排规律以漢语拼音音序法为主，笔画法为辅，大体类似于常用的汉语词典正文的编排方法“音序形序法”。它有这个规律，我们就把这个规律利用起来。

3.1.2 Excel排序的对象。姓名的汉字属性正好适用于上述这一规律，也就是说仅在Excel工作表中输入一列姓名的汉字，运用Excel默认的排序功能，即可自动将姓名排出符合上述“音序形序法”规律的顺序。每册人事档案都有“姓名”，“姓名”也是人事档案工作中使用频率最高、固定性较好的信息，是一个早已生成的代号，是一个最自然的检索要素。

3.1.3 用Excel给档案排序的步骤。（1）用Excel工作表制作一个名单：把人事档案按“姓名”、“姓名拼音”、“籍贯”分为三列输入表格，“姓名拼音”一列中输入姓名的每个汉字的汉语拼音。有转换汉语拼音工具时，可将姓名复制粘贴到工具中自动转换出汉语拼音，再将拼音复制粘贴回名单中。（2）排序：选中上述三列，单击菜单栏“数据”-“排序”-“排序”对话框-“有标题行”-“主要关键字”为“姓名”-“确认”，在不改动其他选项的情况下，Excel自动将名单以“姓名”为排序对象，按“音序形序法”的规律顺序排列。（3）在Exce1名单“姓名”左侧插入一列“序号”，打印名单。（4）将人事档案按照名单中排好的顺序依次排列人柜。

3.2添加散材料

对于少量散材料，可以用上述查找、取放档案的方法直接找到档案，将散材料放入卷夹。对于大批量杂乱无章的散材料，须借助名单，人工标序号、排序，然后“对名入册”。名单上的“序号”这时要用到，查找规律依然是姓名汉语拼音的先后顺序。

3.3添加新档案

有新的人事档案要插入档案“大部队”时，可用Excel工作表新做一个同样格式的名单，输入新人档案的姓名、姓名拼音、籍贯，并按前文所述步骤排序，形成一个“新人档案名单”。再将新输入的内容复制粘贴到原有档案的Exce1名单后面，并把这些新添加的单元格填充醒目的颜色，然后用同样的方法排序，这时，Excel就为新人档案自动排列出它所应在的位置，形成一个“新旧档案汇总名单”。实际经验告诉我们，经过排序后，姓名的排列遵循前述“音序形序法”的四条规律，而这一系列判断由Excel瞬间、自动为我们完成，档案的数量越多，Excel这一优势就越明显。在具体实践中，可先将新人档案按“新人档案名单”排好先后次序，再按“新旧档案汇总名单”中所排出的位置将它们插入档案柜中的档案“大部队”，因为之前做了单元格填充颜色这一操作，所以即使在打印的名单上也很容易找到新人档案姓名。

结语

通过运用EXCEL中的知识，可以进行统计分析，比如对职工年龄和学历层次进行对比分析，效果图可以根据需要选择直方图或圆饼图等.不但查询统计方便，而且效果五台山，在此就不一一详细介绍。

参考文献：

[1]电子文件归档与电子档案管理办法，电子工业出版社，2013.1

[2]EXCEL 表格处理及应用，清华大学出版社，2007

[3]EXCEL 应用大全，人民邮电出版社，2008

[4]EXCEL高级应用与数据分析，电子工业出版社，2008