浅述电子档案信息管理

张媛

1 电子文件的来源和电子档案的形成

随着当前网络技术的不断发展，信息管理系统开始被大范围的应用，并开始逐步的改变着整个办公自动化。通过系统，使得公司对文件的收发，到最后的处理，全部开始实行现代化的流转和管理，由此开始步入电子化的时代。而针对档案的管理，纸质的档案通常都较为稳定和安全，电子档案则容易损坏，因此最为简便的方式则是通过光盘对其进行存储。

2 电子档案带来的机遇与挑战

首先由于电子文件的载体是计算机 ，电子档案具有以下优势：信息的非人工识读性;信息存储的高密度性;信息与载体之间的可分离性;多种信息媒体的继承性;但是也存在一定的缺点，比如非人工识读型，就是要通过计算机特定的系统运行程序解码后人工才能识读它 ，系统依赖性，信息可更改性，载体计算机不稳定，并且信息和载体可分离性，造成数据丢失。

存储类型

目前电子文件所采用的介质主要有磁盘、磁带和光盘。电子档案归档主要用磁带和光盘。在云计算时代，电子档案大部分采用云存储方式，以产品竞争力第一的协达软件为例，其电子档案文件即可以存储在磁盘、光盘等介质中，也可以存储在云端的网络空间。

3 电子档案的管理

电子档案区别于一些客观存在的档案实体，是将实体档案信息以字节、比特方式表示并使之在电脑网络上流动，只有引入正确的软件，硬件与足够的背景细节，这些字节与比特方可随机定位到用户所在的网络终端，以可被理解的文字、数字、图像、图表、符号等到显示用户所需求的档案实体的真实信息。因此，电子档案管理的管理就是重中之重。

3.1 电子档案的整理归档

首先，需要将所有的带有标识的电子文档规整，同时将其统一的制成归档数据集。然后将其拷贝到具有永久性的存储的载体之上，对该载体至少要保存2套及其以上，一套其主要做封存的保管，而另外的一套则主要提供给用户作为查阅。在必要的时候，可以采用三套的方法对其进行异地的保存。对加密的电子文档，则应该进行解密，在解密后再将其归档。而在实践的应用当中，我们通常采取的载体首先选择只读;其次为一次写光盘;再次则为可擦写光盘;最后为磁带。在存储当中，不能应用软磁盘作为归档的电子文档的处理。

在电子文件的载体上面，要贴好相关的标签，在标签的上面还必须要有名称、保管期限、密级等各方面的信息。同时将与其对应的电子文件机读目录、相关软件、其他说明等一同归档并附归档电子文件登记表。其中如果需要进行长期保管和存储的文档，则需要将电子文件与相应的机读目录都全部存到同一个电子载体的上面，而如果是自行开发的软件，则也需要将其存到一个载体上面。在这个载体上保存的文章至少在1年的时间。

3.2 电子档案的鉴定。

电子文件归档的鉴定，则主要是在对文档进行存储之前。电子文件在档案部门和形成部门的共同努力下，对电子文档进行一定的鉴定。在鉴别其价值的同时，对其记录的载体等进行检查，同时对其硬件、软件等进行寿命，从而结合其价值划分其保管的年限。

当前对电子文件的技术方面的鉴定通常包括以下内容：对于归档的电子文件内容的真实性与完整性，电子文件的特性决定了它的版本繁多性，最后归档的最终版本，需要鉴定，才会同时具有价值和意义。

文件完整性鉴定。电子文件的完整性鉴定有两种方法，要确定好两种方法的区别，适当的运用。

电子文件的可读性有效性检测。鉴定的内容主要包括信息的可识别性和利用性，这就需要，无差错读取技术检测，存储介质（载体）的物理扫描以及规格、质量检测等等都是电子文件能否被有行之有效运用的关键。

文件的安全鉴定。安全鉴定主要是检测电子文这方面主要是检测电子文件是否受到病毒感染，档案管理部门要对接受进来的电子文件进行排毒检查，日常中工作管理中也要对查毒、杀毒软件要进行不定期的升级。关于对档案管理权限和利用权限的鉴定问题，主要有密码鉴定或指纹鉴定等方法，以确保电子文件的安全性。

销毁文件的鉴定。电子文件的“销毁”不同于纸质文件，只需要在电脑中删除文件即可。但是要标注好销毁日期以备日后整理。

4 电子文件的归档方式和途径

首先，要有一支专业化高素质的档案管理队伍，并且对电子档案要定期整理，根据存储环境、存储介质如光盘等质量和寿命等因素进行归档。对归档的电子文档进行按分类编号，以便于查找和管理。在最终的档案版本在入档后，对其进行脱机，并放置到相应的位置。同时采用数据压缩的方式对网络上面的电子文件进行压缩，最后统一将其刻入到相应的磁、光介质上面。同时对存档的文件进行一次备份的操作，一方放置放置丢失，而对文件的备份则通常在局域网或者是安全的网络上进行操作;在归档方面，采用“双套制”的方式。也就是同时采用电子和纸质的文档。对这种文档的保存其通常适用于长期的文档的保存。

5 安全

人人都为自身的一言一行负责的态度、杜绝一切不良隐患安全就是消除工作中一切不安全因素，杜绝一切不安全现象。要建立健全各项安全管理制度，排除隐患，确保档案安全。要保障最基本的档案保管设施，认真落实“八防”措施.

6 节约

就是对时间、空间、能源等方面合理利用作为社会资源消费系统的档案部门，档案的目录制作、档案的整理与装具、档案的保管柜架、档案的保护技术设备与技术手段的投入，相應的都要消费一定的资源。在建设资源节约型社会的今天，作为档案工作人员有责任也有义务增强资源意识和节约意识，将有限的档案经费用到“刀刃”（比如档案信息化、数字化、登记备份等关键项目）上，要用较少的投入获得更多的产出或效益，用既规范又简易的整理方式整理各类档案，用较少的档案盒、装具保存更多的有价值的档案，用较少的物质资源科学地规范地整理、保管、管理更多的档案。

总之，对电子文档的保存应该做到通过对价值的判断，从而多方式、多渠道的对其进行保存，从而提高对文档保护的质量和安全度，更好的方便对今后数据的查询和参考。

【参考文献】

[1]陈作明.档案学研究中若干问题的思考[J].浙江档案，1996（9）.

[2]魏莉.论我国档案学研究的变革[J].山西档案，1996（5）.

[3]王珍.电子文件的技术鉴定与归档浅述[J].山东纺织经济，2009（6）.