供电企业科技档案管理流程新探

摘要：科技档案的管理在企业管理、安全生产和提高经济效益方面发挥着至关重要的作用，管好用好科技档案可以充分节约活劳动和物化劳动，提高微观经济效益。供电企业一定要把科技档案管理工作纳入企业管理的重要日程，切实做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，工作上有安排，计划上有检查，管理上有考核。从收集、整理分类编目、保管、鉴定、利用及统计等科技档案管理的六个环节，对其流程的工作内容和工作要求予以阐述。

关键词：供电企业；科技档案；管理流程

作者简介：孙忠卿（1964-），女，辽宁大连人，国网辽宁省电力有限公司大连供电公司，高级工程师。（辽宁 大连 116001）

中图分类号：F272 文献标识码：A 文章编号：1007-0079（2014）15-0210-02

科技档案与文书档案有着明显的区别，科技档案属于自然科学范畴，而文书档案则属于社会科学范畴；科技档案产生于科研、生产、基建等部门，而文书档案则产生于党政机关和行政管理部门；一套科技档案是一个不可分割的自然联系的整体，而文书档案并不构成一个不可分割的整体；从使用对象来讲，科技档案供从事科研、生产、基建的工程技术人员、技术工人和有关工程技术人员使用，而文书档案则供党政领导、行政管理人员使用。

科技档案工作是一项专业技术性、科学管理性、服务性的工作。科技档案直接反映了企业的科技思想与科技成果，是企业难以估量的无形资产。它是技术储备的重要手段，是企业从事科研、生产、经营的必要条件，是进行科技交流的得力工具，是企业发展内涵、扩大再生产的积极因素。从一定意义上来讲，科技档案管理在企业管理、安全生产和提高经济效益方面发挥着至关重要的作用，管好用好科技档案可以充分节约活劳动和物化劳动，提高微观经济效益。供电企业一定要把科技档案管理工作纳入企业管理的重要日程，切实做到组织上有保证，制度上有规定，职责上有分工，工作上有安排，计划上有检查，管理上有考核。

近年来由于供电企业的快速发展，科技档案越发增多。以国网大连供电公司为例，仅2012年，全年完成电网建设投资18.26亿元，新增66千伏及以上变电容量120.1万千伏，线路465公里，由此形成了大量的输变电工程档案（科技档案）。因此，加强企业科技档案的管理工作是十分重要和必要的。供电企业科技档案管理对于促进“三集五大”体系建设、进而实现“一强三优”现代公司具有重要的作用。

科技档案部门一方面要对接收来的科技档案进行分类、编目、登记、统计和必要的加工整理，另一方面要做好保管和价值鉴定工作，扩大利用和交流的范围。一般而言，科技档案管理工作分为收集、整理、分类、编目、保管、价值鉴定、利用、统计等程序。笔者根据多年从事科技档案管理的实践，参阅本省及国内某些供电企业科技档案管理的大量实例，由此就供电企业科技档案的管理程序作以下阐述。

一、收集工作程序

科技档案收集工作的一般程序可分为编制计划、接收前整理、检查验收、办理交接及统计等。

编制计划的工作内容是依据科研、生产、运营、基建等工作程序和进度，编制科技文件材料收集范围和归档计划。其工作要求是将收集归档计划纳入有关管理工作程序，并将收集归档工作计划落实到人。

接收前整理的工作内容是协助科技人员将已经形成的科技文件材料收集齐全，指导科技人员整理形成的科技文件材料，为组卷提供必要的专用物品。其工作要求是保持科技文件材料的自然形成规律，标题简明正确，内容完整正确。

检查验收的工作内容是依据归档要求检查科技文件是否完整、准确、系统，审签手续、编制格式、书写材料是否符合要求，不符合要求的退回重新整理。其工作要求是检查认真负责，不出差错。

办理交接的工作内容是按照归档移交清单逐份逐张核对，在移交清单上签字，将移交清单装订成册，按需要办理复制手续。其工作要求是交接手续完备。

统计的工作内容是科技档案完整程度和接收数量的统计。其工作要求是统计数据真实可靠。

科技文件材料归档时间一般分为以下几种情况：基建工程项目竣工验收后归档，科研、产品项目设计定型时归档，设备仪器开箱验收后即可归档，周期长的可按阶段归档，按年度归档。归档份数可根据科技档案的重要程度和利用率来考虑，一般情况归档一份，重要的和利用率高的可归档二份或复印若干份复印件。

二、整理、分类、编目工作程序

科技档案整理、分类、编目工作的一般程序可分为分类、组成保管单位、编目及统计等。

整理的工作内容是科技档案室接收档案后，按分类方案进行分类。其工作要求是分类准确、标准一致。

组成保管单位的工作内容是：将科技档案组成保管单位，形式可以是卷、册、袋、盒、盘等；保管单位内的科技档案材料的排列；图样按明细表顺序排列；文字材料按研制程序排列，如任务书、方案、试验记录、总结、鉴定等；图文结合的，文字材料在先，图样在后。其工作要求是每个保管单位必须是一个有机联系的档案材料，体现出科技档案不可分割的整体性，每个保管单位厚薄适中，组成的保管单位应便于利用和美观整齐。

编目的工作内容是：保管单位编目，包括封面、卷内目录、页次号、备考表、背签等，编制科技档案总目录、分类目录。其工作要求是各种目录、账、卡、检索工具书写整洁清楚，目录、账、卡、物一致。

统计的工作内容是科技档案数量的统计、保管单位的数量统计、各种账卡检索工具的数量统计。其工作要求是统计数据真实可靠。

科技档案整理、分类、编目工作与其他工作环节的关系：对于收集工作环节，进行整理工作能及时发现归档的档案材料是否完整、准确，并能及时采取补救措施，反之发现不了工作中的问题，易造成档案材料的不准确、不系统。对于鉴定工作环节，进行整理工作能使档案准确、系统，分类科学，便于正确判定档案价值，定出恰当的保管期限。对于保管工作环节，进行整理工作可以使档案系统有条理，排列整齐，便于保管，反之不系统、不整齐、杂乱无章，不便于保管。对于统计工作环节，进行整理工作可以使之类目清晰，各种目录卡片齐备，能很快统计出准确的数字，反之没有条理，数字概念不清，得不出准确的统计数字。对于利用工作环节，进行整理工作可以使之分类科学、编目清楚，一目了然，便于查找，反之分类不清，編目不能揭示出保管单位内容，给查找利用工作带来困难。

三、保管工作程序

科技档案保管工作的一般程序可分为排架、防护及统计等。

排架的工作内容是编写柜、架号及层次号，按划分类区排放各类科技档案，编写案卷柜（架）存放指导目录。其工作要求是排架从左到右，从上到下，整齐美观、不宜过挤，账、卡、物相符，标志明显，便于查找存放，绝密档案材料要有特殊保护措施。

防护的工作内容是建立健全规章制度，维护科技档案的安全，做好档案库房的防火、防盗、防光、防潮、防尘、防虫、防鼠等工作，及时做好破损档案材料的修复和补救工作。其工作要求是库房整齐清洁，无尘土、无鼠、无虫害，库房要备有足够的安全防护措施，库房的安全、防护工作要指定专人负责。

统计的工作内容是科技档案库存量的统计、科技档案遗失损坏情况的统计、科技档案修复工作量的统计、档案库房温湿度的统计。其工作要求是统计数据真实可靠。

四、鉴定工作程序

科技档案鉴定工作的一般程序可分为工作准备、建立组织、评议鉴定、审查批准、总结及统计等。

准备的工作内容是科技档案部门应摸清需要鉴定的科技档案的数量和内容，制定鉴定工作计划和实施办法，准备好有关鉴定工作的文件、表格等物品。其工作要求是情况清楚，措施落实。

建立组织的工作内容是将鉴定委员会（小组）成员名单报主管领导批准，学习有关鉴定工作的文件，掌握标准，分工明确，任务落实到人。其工作要求是组织落实，分工明确。

评议鉴定的工作内容是有关部门和人员对需要鉴定的科技档案提出初步鉴定意见，鉴定委员会（小组）根据科技档案保管期限表和参照初步鉴定意见逐卷逐张审议，提出鉴定意见，认真填写科技档案价值鉴定表。其工作要求是全面考虑，判断正确。

审查批准的工作内容是对确定要销毁的科技档案填写销毁清册，报主管领导审批，并报上级档案部门备案，对需要延长保管期限的科技档案应重新填写保管期限和密级。其工作要求是认真审查，手续完备，销毁清册填写清楚正确，销毁档案应有二人以上监销并签字。

总结的工作内容是鉴定工作结束后，要写出鉴定工作总结，内容为鉴定委员会（小组）组成情况、鉴定过程、鉴定结果及处理意见、附销毁科技档案的清册，鉴定工作总结报送上级档案部门备案。其工作要求是内容真实，文字简练，总结及销毁清册等有关鉴定文件妥善保存。

统计的工作内容是保管期限和密级变化的统计、科技档案销毁数量的统计。其工作要求是统计数据真实可靠。

五、利用工作程序

科技档案利用工作的一般程序可以分为借阅咨询、填写借阅卡、归还注销及统计等。

借阅咨询的工作内容是利用检索工具查询档案资料名称或档案号，按档案名称或档案号从柜架上取出档案，凭领导批准办理外单位所需借阅或复制的档案资料。其工作要求是熟悉家底，了解档案资料的内容、成分，接待热情，态度和藹，解答问题正确，提供档案资料及时准确，正确处理保密与利用的关系。

填写借阅卡的工作内容是从被借阅档案内取出借阅卡，在借阅卡上填写借阅时间、借阅单位、姓名等，把借阅卡存放在卡片箱（袋）内。其工作要求是认真填写无差错，借阅卡有秩序存放。

归还、注销的工作内容是按明细表、卷内目录对归还档案进行清点，在借阅卡上填写归还日期、注销人姓名并将卡片插入案卷内，最后把档案资料放回原处。其工作要求是卡物相符，归还档案资料无缺页、涂改现象，保持档案完整、准确、系统性。

统计的工作内容是借阅、咨询档案资料的单位、人数、份数的统计，复制、提供档案资料的单位、数量的统计，经济效益的统计。其工作要求是统计数据真实可靠，按规定时间进行统计，坚持不懈并将情况及时向主管领导汇报。

六、统计工作程序

科技档案统计工作的一般程序可以分为数据收集、整理汇报及总结上报等。

数据收集的工作内容是科技档案工作各项环节的统计数据，科技档案部门占用面积及设备数量的统计数据，科技档案工作人员状况的统计数据，科技档案利用情况及经济效益的统计数据，汇报工作需要对某些项目的统计数据。其工作要求是真实、完整、准确。

整理汇报的工作内容是对收集来的各项统计数据汇总分析计算，将计算结果分别填入有关统计表中并存入计算机。其工作要求是计算正确、数字准确、填写清楚，汇总的问题分析透彻。

总结上报的工作内容是在充分评价的基础上对科技档案工作进行总结，针对存在的问题改进工作，上报材料需经有关领导审核批准。其工作要求是上报材料及时，符合要求。

（责任编辑：孙晴）