漯河市档案信息化建设现状分析及对策

杨培

按照省档案局《关于开展全省档案信息化建设现状调研的通知》要求，漯河市档案局根据调研内容，对全市档案信息化建设情况进行了认真调查，找出了问题存在的部分原因及今后的努力方向，来推动我市各级档案馆档案信息化建设可持续、和谐、稳健和安全发展。

一、漯河市档案信息化建设基本情况

近年来，在各级政府的大力支持下，漯河市各级档案部门不断加大硬件设施投入，目前，全市各级档案馆共有台式计算机69台，服务器2台，不间断电源2个，扫描仪7台，交换机3台，基本达到了档案信息化建设的硬件要求，市局完成了局馆各科室的局域网建设、外网建设，各级档案部门建立了史志档案信息网站。全市各级档案馆信息化建设采用的软件是科怡2008网络版，自启用以来运行状况良好，分别对馆藏文书档案、照片档案、声像档案进行了数字化处理，建立了目录数据库和全文数据库，完成了76个全宗目录数据库的著录工作，并对珍贵档案及利用率高的全宗进行了原文挂接，扫描挂接原文46万页，其中目录数据库建设包括案卷级目录数据库和文件级目录数据库，已完成案卷级目录数据著录530条，文件级目录数据著录181000条，馆藏纸质照片档案数字化27062张，录音、录像档案573盘，针对涉民档案建立了专题数据库，如招工档案、知青档案、学籍档案等，著录专题档案目录数据10636条。档案目录数据库结构合理，市档案馆对同一个全宗的案卷级目录数据库与文件级目录数据库通过案卷号这一字段进行关联，其中案卷级目录数据库表字段包括：档案馆号、案卷号、题名、文件起止时间、主题词、备注；文件级目录数据库表字段包括：档案馆号、档号、案卷号、题名、文件编号、文件形成时间、责任者、文本、保管期限、主题词、备注，Ip地址自动分配。近年来，我们不断加大人才队伍建设，经过多年悉心培养，现有计算机专职人员12名，基本能胜任目前工作，但仍缺乏既懂档案业务又懂计算机技术的复合型人才。

二、漯河市档案信息化建设存在的问题

漯河市档案信息化建设在探索中取得了一定的成绩，但也存在一些问题制约着信息化建设步伐的加快，总的来说有以下几个方面的问题：

（一）档案信息化意识不强。全市档案信息化建设是一项重要的工作，但在有的县区领导和同志不能与时俱进的认识信息化建设的重要性，不能充分认识档案信息化建设的作用和迫切性；加之全市档案信息化任务难巨，部分领导产生畏难应付心理。如果档案工作者都能够将档案信息化放到一个高位置上，那么对于高效地开展工作，让信息化真正地服务人民，才能为人民带来更多方便和效益。

（二）基础设施建设滞后。近年来，由于档案信息化没有纳入电子政务整体规划，各级政府重视程度不一，造成各地发展不同步、不协调，大部分县区经费投入不足，不能及时添置有关设备，电子文件中心建设更无法涉及，严重影响档案信息化建设步伐。

（三）人才队伍建设亟需加强。当前，信息技术发展突飞猛进、日新月异，档案信息化建设的关键是人才，要求档案工作者必须具有与时俱进的专业素质，而漯河市档案工作者的实际情况是，档案信息化人员专业知识水平不能完全紧跟信息化建设发展的步伐。档案录入工作不是一般的打字员就能胜任的。需要的是能不断学习和更新的人才，这类人才才能跟上不断更新的档案管理系统。这类人才还需要具备一定的档案专业知识，要懂什么是全宗、立卷单位、保管期限等。具备这两个因素的复合型人才奇缺而且难以留住。

（四）信息化建设的相关标准亟需完善。标准规范是档案信息化建设的重要基础，也是实现数字化档案信息系统相互兼容的前提条件，目前，档案信息化建设已有一些可依据的相关标准，但还不够完善、细致，尤其是地方性标准规范建设严重滞后。

三、对档案信息化建设的建议

针对目前档案信息化建设的现状，结合工作实际，提出如下建议：

（一）是树立档案工作的新观念。打破“档案管理理论不强，业务技术要求不高”的旧观念，使各级档案馆领导和同志树立正确的终生学习的观念，成为档案信息化管理建设成功的基本保证。面对多变的未来，档案管理人才应能抓住机遇，形成迅速应变的思维方式和创新意识。提高全体人员对档案信息化建设重要性的认识，增强为档案工作服务的自觉性、积极性。

（二）是加强基础设施建设。应尽快将档案信息化建设纳入全市电子政务整体规划，同步协调发展，解决资金不足，基础设施建设滞后等问题。首先积极与市财政主管部门、市信息主管部门联系，争取把档案信息化建设纳入到当地信息化建设总体规划之中，以获取信息化建设项目专项支持，来推动全市档案信息化建设的可持续发展。其次档案信息化建设要坚持少花钱多办事的原则。档案信息化建设是一项烧钱的系统工程，不可一蹴而就。尤其是在配置计算机网络系统设备设施时，我们不一味追求高端设备；现在设备更新换代快，功能基本够用就行，我们的观点是，以较少的经费投入、低成本的运作、求较大的产出，用技术做支撑，向管理要效率；以花钱少、效益好来搭建运转自如的档案馆计算机网络系统实现档案信息化建设的的目标。

（三）是加强档案信息资源建设。以加快馆藏档案数字化进程为基础，以电子文件的归档和管理为重点，加强档案信息资源建设，分阶段、分步骤积极稳妥地推进馆藏档案数字化建设进程，在加强目录数据库建设的同时逐步建立全文数据库，实现档案信息的全文查询，并依托本级地方政府建立的电子政务内（外）网平台，发挥档案馆接收档案的优势，建立电子文件接收管理中心，及时接收电子文件和电子档案，为党委和政府工作提供服务。

（四）是加强人才队伍建设。要坚持以人为本，始终把培养人才、建设队伍、提高人的素质放在第一位，有针对性地安排一些系统的、专业性较强的业务培训，特别要加强计算机知识与技术、信息开发技术、网络技术等方面内容的培训，努力建成一支政治素质高、业务能力强的档案干部队伍。信息技术发展快、知识更新迅速、相关人才的使用成本高，所以在培养内部人才的同时还要特别注意吸纳社会技术力量的支持，形成开放式的人才队伍。

（五）是要重视档案馆计算机机房建设。机房建设对档案信息安全在设备设施安装、施工上有决定性的影响。因此，在机房建设上，一定要按最新国家标准—《电子信息系统机房设计规范》和《电子信息系统机房施工及验收规范》（2009年6月1日实施）的要求，来建设本档案馆的计算机机房。我们视情况对全市档案馆机房建设进行一次检查，找出存在的问题，并进行汇总，以期提出可行性的全市档案馆机房建设意见。

综上所述，全市各级档案馆应一切从实际出发，根据本馆的实际情况，采取合理的措施， 推进档案信息化建设，更好地为广大人民服务，为社会主义事业服务。