企业会计档案管理实训的有效教学

黄玉娟

摘 要： 随着经济的发展，企业管理者的档案保管意识越来越重视，许多中小企业到校招聘文员时一般要求应聘人员不仅具备财会核算能力，还要具备文档管理能力。然而，目前大多数中职学校在会计模拟实训教学中，多侧重会计核算，而忽视会计档案管理这一环节。怎样有效指导学生掌握会计档案管理的操作技能，增强学生的工作适应能力，是中职学校会计档案管理实训教学中存在的普遍问题。

关键词： 中职教育 会计档案管理 实训教学

会计档案是企业日常事务中不可或缺的凭证和参考。近年来，企业招聘文员会有“懂整理和保管会计档案”等方面的要求，可见企业管理者对会计档案保管意识的重视。然而，目前大多数中职学校在会计模拟实训教学中，多侧重会计核算，对会计档案管理这一环节较为忽视，学生到企业实习时，无从入手。依据会计档案立卷归档制度中的规定：会计档案应由财务部门每年负责整理立卷，装订成册，在会计年度终了后，由财务部门暂保管一年，期满后由财务部门编制清册移交综合档案室。因此，我们应重视会计档案管理实训教学。

一、中职会计档案管理实训教学的现状

1.会计档案管理是会计模拟实训教学内容的最后一个环节。该环节要求学生学会会计档案管理。由于实习时间紧，内容多，教师一般只教学生折叠、装订凭证，对如何保管鲜有教学 。

2.由于没有单位背景支持，实训时一般选用会计模拟实训资料作为立卷材料。由于不需要学生收集，因此学生的档案收集意识不强。

3.随着信息技术的不断进步，会计档案管理信息化代替传统手工工作是必然趋势，而目前，会计档案管理实训教学仍采用传统教学方式。

4.现在的中职生在择业时，倾向选择专业对口的岗位，如会计专业学生，他们的择业范围往往定位在会计或出纳，至于文职，他们不感兴趣，认为文职跟打杂无异，这样自然会影响学习态度，从而影响课堂教学质量。

二、企业会计档案管理的流程

怎样才能更好地指导学生掌握会计档案管理的技能，我们可按以下步骤教学，如图1所示：

图1

三、如何有效指导学生进行企业会计档案管理实训

1.收集会计模拟实训资料。收集是档案工作的起点，没有材料意味着不能管理。现行中职学校使用的会计模拟实训资料一般要求学生完成从填制凭证→登记账簿→编制报表的账务处理过程，其内容相当于一个企业一个月的业务量，资料比较齐全。实训时，学生基本是人手一套，为确保完整，从实训材料下发第一天起，就要求实训班级按人数分组，每组指派一名组长，定期回收实训材料，回收时填写材料移交清册，这样可促进学生对档案收集工作的认知和学习。

2.巧用任务法，引导学生归纳分类标准。以任务为驱动，更能有效培养学生的动手能力。实训一开始，教师就可给每组布置任务：

任务一：分一分，比一比，看看哪组能以最快速度把桌面上的会计资料分门别类摆放好。学生接到任务后，能准确地把凭证、账簿、报表分成三堆摆在桌面。

任务二：查一查，业务发生的年度？“2012年”。

任务三：归一归，分类依据是什么？学生分组讨论后会得出：报表（9.1）—2012；账簿（9.2）—2012；凭证（9.3）—2012，也就说在分类时按类别—年度进行分类。

此时，马上给学生予鼓励，提高学生的学习兴趣。

3.运用讲解、演示法，指导学生对会计档案进行整理。怎样才能把面前的档案整理好？当学生求知欲望被激发起来时，教师可借助实训材料，邊讲解边演示。教师在这个环节应当注意让学生听懂并能操作，例如：在整理过程中要提醒学生注意区别记账凭证及原始凭证，如发现原始凭证在折叠时不合规格，应重新折叠，又如发现装订的凭证采用铝钉装订时，应先告知企业财务人员，征求同意后再用棉线重新装订。再如在讲到凭证拆订后重新用棉线装订时，教师可演示怎样穿线、包三角边、盖章封口、如何给每卷凭证编号、怎样填写盒脊背内容、有序装柜等一系列操作方法。

实践可以调动学生的积极性，此时，可安排学生整理会计档案。由于学生间存在个体差异，因此教师应对学生实操的过程进行实时质量监控，对实操能力较差的同学及时教导并鼓励；对实操能力较强的同学，及明表扬，形成互助学习小组，增强学生之间的合作协调能力，同时也为他们步入社会奠定基础。

4.创设问题情境，增强学生的会计档案保管意识。企业会计档案保管工作是一项经常性的细致工作，档案保管的意义在于一要维护其完整与安全，二要最大限度地延长其寿命。让学生掌握一定的档案保管知识和技巧是有必要的。启发性是课堂问题的灵魂，教师要适当运用机智进行设问。例如：

情境：在实操期间，一名学生不小心打翻水杯，将整卷凭证弄湿，可设问：

（1）凭证湿了，你怎么办？结果，有的同学说将凭证拿到太阳下晒，有的同学说用电吹风吹干。

（2）凭证放在太阳下晒，纸张会变成怎样？“变旧，纸很脆”。

（3）这样会造成什么后果？“纸张容易损坏，字迹会模糊”。

（4）应该怎样处理才有利于长期保存呢？ 同学们积极思考讨论，结合教师的点评，最后得出：自然晾干后重新复印一卷，加盖“与原件相符”印章并附在原件之后。

又如，当发现学生的凭证有霉点时，可设问：“为什么会发霉？应如何防治？”这样，通过师生间的对话，既营造了轻松和谐的课堂气氛，又让学生边实操边发现边思考，学会了档案保管防与治的基本技能。

四、利用信息技术促进会计档案管理实训有效教学

企业会计档案管理的最终目的是能更好地利用会计档案为企业服务。信息技术可为档案利用者快速找到自己需要的档案信息。所以，在编制会计档案目录表时，完全可以运用EXCEL软件建立数据库，对会计档案信息进行著录，且查询起来比较方便。如图2所示：

图2

现在，大部分中职学校的会计电算化课程与会计实训是分两门课程教学的，并且会计实训多以手工完成为主，因此，在教学会计档案管理这一环节时，让学生上机实操就不太现实。但是，教师可结合其他课程：如办公自动化，安排学生在上机课时完成会计档案目录表的著录，并通过OA平台回收学生著录的文件进行批改、指导，实现会计档案管理实训的有效教学。

实践表明，运用任务驱动、讲解等教学方法能有效提高会计档案管理实训的教学质量，使单纯的理论讲授转变为“动”起来的课堂，这样既开阔学生的视野，又使学生学会怎样管理会计档案，有利于教师提高专业水平。更重要的是，学生修完课程，走向企业实习时，对文职工作不再有排斥情绪，而是乐于接受。学生从“做”中学会知识，学会技能，学会做人。总之，随着会计电算化在企业中的广泛应用，给企业会计档案管理带来的更高要求，同时给教育工作们带来更高的挑战。让学生掌握一定的会计档案管理和计算机操作技能更能满足企业的需求，我们应对会计档案管理实训教学这一环节予以重视。

参考文献：

[1]马永飞.文书与档案管理基础[M].北京 高等教育出版社，2006.

[2]杨友秀.档案工作基本理论与方法[M].档案出版社，2004：229-234.

[3]杨艳.中职会计教学之我见[J].新课程，2010（5）：52.