增强档案意识 提高医院档案管理工作

王浩春

[摘 要] 档案意识，是指人们对档案和档案工作这一客观事物的主观映象，是人们对档案和档案工作的性质、地位和作用的认识。作为一名专职医院档案工作者，随着接触档案领域的逐渐深入，越发认为档案的信息资源是医院管理不可缺少的一部分，对于医院的建设与发展起着举足轻重的作用。本文就目前医院档案意识的主要表现进行了论述，并探索了提高医院档案意识的对策和措施，以促进医院现代化发展。

[关键词] 医院档案；档案意识；管理；对策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 08. 054

[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）08- 0095- 02

档案是人类活动的真实记录和智慧的结晶，同时也是历史文明的记载。借助档案，我们能够更好地了解过去，把握现在，预见未来。而医院档案则是用于医院服务的医疗资料文件，医院发展历史以及医院的各项活动的资料。医院档案是医院工作的重要组成部分，并在医院发展建设及各项工作中发挥着重要的作用，也是日后查阅利用的珍贵资料，因此，重视医院档案，加强医院档案管理显得尤为重要。本文就增强医院档案意识谈点体会。

1 档案意识淡薄的主要表现

当前，随着社会的日益发展，档案工作只有与医院各项工作相配合开展，才能使整体的医疗管理水平得到协调运行，而我们普遍看到的现状如下。

1.1 领导重视程度不高

因为档案并不受到单位领导的重视，由此造成部分医院目前依旧缺乏自主贯彻有关法律法规的环境，从而致使档案工作的全面规划难以开展。某些领导缺乏对档案重要性的认识，管理不科学，选人用人不当，忽略了醫院发展的连续性和历史资料的完整性，甚至不关心档案部门与相关工作人员，在一定程度上阻扰档案工作的开展。由此，也就没有更多人去采取积极手段宣扬档案，更不会主动地引导身边的人去认识档案。甚至出现单位用档时查找不到，使一些“真材”没有“用武之地”，档案资源的利用率不高，档案人员成为闲人。

1.2 宣传力度过低

因为长时间受传统思想的影响，档案部门与工作人员固步自封，仅仅只对医院档案管理系统内部开展档案宣传，对医院其他部门影响不大。我国制定的《档案法》明确要求一切国家机关、武装力量、政党、社会团体、企业事业单位和每个公民均有保护档案的义务。由此可以证明档案面向的对象与范围并不少，但是现阶段我国医院档案宣传工作还存在3个问题：

（1）宣传目标模糊，导向性很低。具体档案宣传过程中，医院档案部门缺乏对在医院中进行档案宣传目标是什么，根据目标应该开展怎样的宣传工作这些问题进行详细的分析与思考，由此导致宣传目标模糊，导向性很低。

（2）医院档案部门开展档案宣传工作时，就算每年均开展活动来宣传有关知识，但是因为宣传内容与方式陈旧、落后与单一，难以进行互动，由此造成员工参与兴趣不大。大部分医院职工对档案的认识依旧还处在传统印象和陈旧的理解中。因此必须开展普遍的宣传，才能够在最大程度上激发大众的自主性，使医院职工自愿参加到档案保护工作中，保证档案的齐全、完整、系统，以提高档案开发利用效率。

（3）宣传对象没有充分认识档案宣传理念。由于社会上流传类似“档案宣传对个人贡献不大”等错误的观点，由此造成某些医院职工认为档案宣传与个人关系不大，因此没有必要过多了解，由此致使其没有接受档案宣传的需要与愿望[1]。医院职工对档案宣传理念认识不到位，能够致使其对档案宣传产生抵触与被动接受的消极情绪。

1.3 归档意识过于薄弱

部分医院档案管理者与机关文秘工作者树立的档案意识比较薄弱，没有全面了解档案工作对医院管理的影响。因为档案缺乏相关重视，缺乏相应的规章制度与实施细则，因此造成档案非常混乱，缺乏一个统一的体系。比如：文件收文登记后没有仔细保管与定期移交给档案部门，而是随手一摆或者丢弃。同时，档案人员没有狠抓档案移交质量，忽视档案收集、归档以及保管等有关工作，不重视在文件生成时进行监督与指导，从而致使某些文件丢失，造成没有必要的损失，不利于档案的开发与利用。作者整理档案时发现了很多问题，例如部分不需要进馆的档案已经移交，影响档案严谨性，使其质量越来越低；还有少数文件材料签署错误；某些红头文件缺少盖章，某些文件拟稿、审阅与签发存在漏洞或者没有使用专业的笔来签发，这些现象均在最大程度上降低了档案的参考与凭证功能；此外，工作时某个环节材料存在缺陷，可直接影响到档案的完整性。

2 提高档案意识的策略

2.1 领导重视档案工作

使用正确的措施提高领导的档案意识是提高全员档案意识的关键所在。单位领导人的思想意识可以直接决定档案管理工作，通过提高领导对档案工作的重视度，全面理解档案工作对医院发展的影响，档案意识才可以对广大医院职工造成影响与辐射。领导提高档案意识，才能够将档案工作纳入到单位议事日程中，从而协助档案部门处理好工作中暴露的问题，并且选择有效的对策，保证档案管理工作资金充足、设备到位与人员齐全。医院档案工作者应该充分抓住合适时机，多向领导汇报相关的法律法规以及方针政策等，从而帮助领导从多个角度认识医院档案工作。另外，档案工作人员在日常工作中需要主动向领导请示汇报，通过医院档案工作的正反两面的经验教训，影响领导者的档案感性认识，促使领导关心与支持档案工作，协助档案管理人员处理实际遇到的各种问题。

2.2 健全档案管理工作制度

作为单位的领导，要树立全局长远观念，安排职能部门制定严格的档案管理制度，按标准贯彻执行，每个科室（部门）配套专人负责档案，严格收集移交程序，严格归档具体时限，与个人绩效考核挂钩。档案管理人员必须通过有力的宣传动员，让全体员工认识到档案对全局工作和对自身工作的重要性，使员工在日常工作中主动提供医疗、教学、科研、重大活动等相关资料，那么档案资源就可以无所遗漏、渊源不断，改变以往只靠档案人员收集、寻觅、索求的被动局面，使每个员工成为档案资源的创造者和利用者。

2.3 通过加大宣传力度来提高增强档案意识

加大宣传力度是提高人们档案意识的前提，因此医院应该充分发挥其优势，通过印发档案知识普及手册、张贴档案知识宣传海报、橱窗、院报、知识竞赛以及举办普及教育讲座等多种形式开展档案知识教育工作，起到帮助群众更好认识档案的作用，并且高度重视档案工作[2]。通过宣传，持续增加大众对档案及其相关工作的认识，从而使其可以全面认识档案工作的作用与价值，提高职工的使命感与责任感，并且主动重视档案及其有关工作，进一步充分发挥档案的功能，提升档案管理水平。

2.4 构建一支专业的档案管理队伍

档案工作的开展，离不开档案人员，而一支专业水平高的档案管理队伍是提高档案工作质量的基础，优秀的档案管理人员可直接或间接引导群众产生档案意识。有效收集檔案资料做到三勤：嘴勤、手勤、腿勤。做好基础的服务，丰富室（馆）藏资源，以更开放的形式向广大利用者提供相应的信息。

（1）医院给档案管理人员提供大量培训机会，使其学习相关的法律规章制度，充分掌握各种先进理论并且应用在个人工作上。学习档案工作法律法规，并且全面理解其精神，一方面可以提高个人思想境界，另一方面还能够增加社会档案意识，在很大程度上推动档案事业的发展。

（2）档案管理人员应该具备较强的责任感与业务能力。不要认为档案只是机械地做好收集、分类、装订、编目等简单工序 ，熟悉整理案卷流程就行，它不仅要求将文件转化成档案，积累档案信息，更要不断地熟悉本室（馆）所藏档案的内容、数量、成分、档案材料的有机联系，深入研究档案，进行二次或三次文献的加工，搞好编研工作，形成各类文献汇编、史料汇编及参考资料，使档案资源得到有效的开发利用，充分发挥档案效益。所以说，档案工作不仅具有很强的专业性，而且程序复杂、要求非常严格，可直接对档案工作质量的高低造成一定影响。

（3）伴随新技术的快速发展与普遍使用，越来越多新载体档案应运而生，比如声像档案、电子档案以及机读档案等。以往陈旧的保护手段已经难以确保档案的安全和完整，由此需要档案工作人员具备专业水平，并且娴熟各种现代化管理技术，只有两者兼备，才可以对各类档案进行规范的管理，尽量发挥档案作用，更好地为医院提供高效优质的服务。

3 结束语

综上所述，医院档案是医院的宝贵财富，我们应加强领导，重视档案工作，增强全员档案意识，进而才能为档案收集、整理、立卷、保管、利用等打下良好基础，为医院各项管理工作的有序进行保驾护航，为医院乃至社会的发展做出贡献。

主要参考文献

[1]崔玲玲，等.提高医院档案管理工作，促进医院现代化发展[J].卷宗，2013（5）.

[2]郭海静.如何做好医院档案管理工作[J].黑龙江档案，2013（5）.