浅谈公证档案管理发展及服务

孟爽

摘要：中国经济发展和社会发展取得了举世瞩目的成就，改革已经进入深水区，受经济发展带来的分配不公等因素影响，各种社会矛盾日显突出，尤其是涉及经济领域的矛盾纠纷错综复杂，涉诉司法案件逐年递增。因此，公证处能够成为作风过硬、认真负责、勤勉为民、奉献社会的全国文明公证处，其思想作风建设和内部管理制度建设是内核，档案工作是公证处档案管理中非常重要的一部分。

关键词：公证档案；管理工作；问题分析；解决措施；档案管理

一、公证处档案管理的发展及提高影响力

我国现行的公证处在队伍素质、服务领域和服务质量等诸多方面，已不适应市场经济发展需要。公证档案管理工作在新时期的发展必须从有利于为社会提供优质服务的基点出发，我们必须改变这种旧的运行模式，寻找到新的发展出路。新中国档案管理的建设工作经历了曲折的发展道路，保存了国民党的旧法体系，新中国社会主义法律体系的初步建立；新中国法律制度的不断完善，到“文革”时期档案保管曾一度缺失，再到中共十一届三中全会以后法制建设的恢复和社会主义市场经济法律框架的形成，其间充满了震古烁今的巨变。中国法律也由此进入了一个重建与迅速发展的历史新时代，实现了从传统体制下的人治型法律秩序向现代市场经济体制下的法治型法律秩序的转型。过去老百姓的法律意识不高，对于公证更是了解甚少，老百姓办事力求简洁、省事和實在，与公证程序，公证条件发生了冲突。很多当事人是为了另一目的来办理公证的，如办理分房协议公证是为了到房管部门办理房产过户手续。当事人便为了公证书“迫不得以”来办理公证，但一听到需要各种证明材料，就大为恼火。可他们不知道在此过程中，公证人员已为他们避免了将来可能出现的纠纷，做好公证档案工作。在法制建设不断进步下，司法制度逐步与国际接轨，公证法律服务正在深入千家万户，融入百姓的日常生活。以公信为本的中国公证事业充满了生机，展现了广阔的发展前景。公证业务从传统的收养、继承、遗嘱等民事公证，扩展到经济公证项目，如公司章程、金融、房地产、知识产权等社会生活领域。这就更需要档案管理者以科学发展观对待公证档案的管理。严格把好关，档案接收、立卷、分类、归档、整理、保管和查档、调档按照规定办理公证档案接交手续，注意检查档案材料是否齐全、装订规范，认真做好档案的防盗、防火、防虫、防潮、防尘、防光和防高温等工作，注意发现档案保管过程中存在的问题，制订改进的措施。遵守保秘，严格执行档案管理的有关规定，确保公证卷宗质量。公证质量过硬，公证信誉才有影响力，公证事业才能健康良性发展，为构建和谐社会提供强有效的公证法律保障，积极完善公证员诚信档案。加强公证档案管理，进一步规范和完善。认真搞好公证档案的立卷和归档，严格借调和查阅制度，妥善地保管和利用，才能更好地为社会服务，提高公证事业的影响力。

二、传统的档案管理与信息化档案管理

传统的档案管理是以纸质、照片、录音、录像等载体作为档案管理的实体，以手工操作为主完成档案的收集、整理、编目、鉴定、保管、编研、接收、立卷、分类、归档、查档、调档，其工作量巨大，步骤也繁琐。建立档案管理信息平台是一个覆盖有关单位的一体化综合平台，使档案信息实现纵向贯通、横向集成共享。档案管理信息平台深化应用后，将实现档案信息传输网络化、档案管理自动化和档案信息利用在线化，充分发挥档案部门的信息服务功能，注重电子文件管理、档案管理先进理论的具体应用和国际标准的贯彻实施，融合思想理念创新与技术策略创新，最终实现电子数据的共享利用和综合应用。实施现代信息化档案管理，使档案工作标准化和规范化，利用现代化技术手段对档案信息资源进行管理。实现档案馆藏档案信息化，通过扫描等技术手段转化成计算机可识别和处理的数字化信息，接收电子文件进馆，无论馆藏档案数字化还是接收电子文件，必须坚持规范性原则和法规，使电子文件的归档。如：字符内部编码标准、数据处理格式标准、信息输出标准，信息的显示、打印、传递等直接面向网络用户的服务格式及数据交换标准。电子计算机管理系统、计算机网络化的传输和发展，公证涉及面的扩大，专业技术强、涉及领域广博，档案管理者既要懂得其它自然科学、又要熟悉公证业务，数字化档案的保管、传递、利用等工作实现有序化、标准化和规范化，提高公证的公信力和信息化档案管理。

三、多元化知识管理及提高服务质量

现代化的设备要人来操作，档案工作信息化需要人实现。档案管理者具备多元化知识背景才能适应要求，现代化知识将每一位档案工作者知识构成的要素，同时，也深刻地影响档案工作队伍的结构和档案管理人员的知识结构，因此，建立一支具有现代科学技术知识和业务知识的专业队伍是至关重要，档案管理者具有多元化的知识结构，现代科学成果在档案管理中的大量运用，迫使档案工作者要不断学习和掌握理论、文化和管理等有关知识，其中尤为重要的是计算机、数学等学科的知识，它们对档案管理实现现代化、信息化具有直接作用。全面掌握档案专业知识，如具备档案学、档案管理学、文书学、目录学、档案自动化管理以及档案著录、标引、检索、编研、复制、修裱等有关档案专业知识和基本技能。从档案管理现代化发展趋势看，档案工作者具备掌握档案管理现代化技术、进行档案信息分析与研究、提供高层次档案信息服务与咨询的能力。档案管理人员不断学习、相关知识，建立复合型人才群体和梯队型人才结构，为公证处树立服务中心的大局意识，在旧城改造、征地拆迁、工程建设、重大案件处理积极发挥公证保障作用，为经济建设保驾护航。树立服务社会的理念，积极服务新农村建设，妥善解决在用人机制方面存在的理由，建立合理的用人机制，解决缺乏吸引力不能吸纳更多的人才加入到公证队伍的理由，在公证处档案管理上科学管理，日臻完善档案管理的责任意识和风险意识强，思想认识高，追求经济效益和社会效益，档案管理规范到位，使公证事业的区域发展平衡，档案管理者以积极的精神，更加奋进的意识，更加务实的作风，扎扎实实工作，努力创造条件，积极做好档案管理及服务工作。

提高和发展公证处档案管理模式，建立有效的文件档案管理计算机信息系统，使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求，为经济建设和社会发展服务，为建设具有国际竞争力的技术服务。

【参考文献】

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