内部控制框架下高校管理制度建设模式研究

徐秀琴

摘 要 高校的管理工作离不开管理制度，制度建设是管理的保障，以制度来规范部门和个人的工作行为并落实责任是有效管理的体现。本文以内部控制理论为视角，研究如何借鉴内部控制的理念和原则来规范高校管理制度的建设，形成较为完善的制度建设模式。

关键词 高校 管理制度 内部控制

中图分类号：G647 文献标识码：A

Simple Discussion on the Establishment of Construction Mode of Management System of Universities and Colleges below the Framework of Internal Control

XU Xiuqin

（Tianjin Vocational Institute， Tianjin 300410）

Abstract The management of universities and colleges can hardly do without management system； the establishment of management system is the security of management. Standardizing work behavior of departments and individuals with management system， and implementing responsibility is the embodiment of effective management. The article in view of the idea and principle of internal control， explores how to standardize the establishment of management system and form a relatively complete construction mode of management system.

Key words universities and colleges； management system； internal control

高校发展至今，不再仅仅停留在规模的扩张，已经进入了质量驱动型的阶段，应该更多地关注内部管理的创新和制度的完善。制度建设是高校内部管理的一项重要工作，以制度来规范部门和个人的工作行为并落实责任是有效管理的体现。加强高校管理制度建设，对于推进高校制度创新，促进依法治校，实施规范管理，提高教育质量和办学水平，促进学校发展具有十分重要的意义。

1 高校管理制度建设存在的主要问题及原因分析

第一，没有形成良好的制度建设环境。作为学校内涵建设的管理制度往往被忽视，甚至得不到学校各级管理人员的重视，许多制度是照搬其他学校，而没有通过认真分析学校自身的特点、工作要求来制定。除了制度建设理念，制度建设的环境还包括合理的机构设置和明确的职责分工。

第三，制度建设缺乏过程管理。过程管理、过程控制是内部控制一个非常重要的思想。过程对管理制度的建立至关重要，保证了过程的规范性，也就保证了制度的可执行性。许多学校不重视制度的建设，更谈不上规范制度的制定程序。目前许多高校制定制度时，制定前的调查研究不够充分，制度制定过程中广大教师及学生的参与度不够深入，制度制定后必要的审查和公示公开程序不够充分。

第三，没有制度建设的信息共享平台。制度的建立、执行、修订、反馈、完善是一个信息传递的过程，学校制定制度需要了解院校自身工作的状况、特点，也需要了解教职工的诉求和学生的要求，搜集了这些信息，学校、院系才可能制定出相对完善可行的制度。

2 内部控制与管理制度建设的相关性分析

第一，以制度建设环境为基础，保证制度的规范性。内部控制的控制环境强调管理者的理念、合理设置机构和职责分配等，而管理制度的建设首要即是要转变学校管理者及各级人员的制度建设理念，形成良好的制度建设环境，设置合理的制度制定机构，明确机构的职责分工。尤其是高校不断把人权、财权、物权予以下放，如何设置学校与二级单位制度制定的机构、合理分配职责权利等就成为主要问题。

第二，以过程控制为手段，保证制度的可操作性。内部控制强调流程管理，认为控制了过程，就控制了结果。管理制度制定流程的不规范是所有高校制度建设的共性问题之一，因此应该建立和完善制度制定的规划、调研、起草、民主参与、公布等程序，提高高职院校管理制度的质量。

第三，加强信息沟通，提高制度的可行性。信息的交流与沟通强调信息的上传下达，实时共享。制度制定过程中信息的传达交流可以减少制度执行阻力，因此制度建设应该搭建一个信息化平台，形成信息沟通渠道，增加制定各个环节的交流沟通。

第四，持续监督改进，体现制度的有效性。监督是内部控制的核心理念，是对内部管理流程的“再监控”。监督应贯穿于制度制定的全过程，对制度制定过程、执行过程等都应进行监督，可以采取日常监督与专项监督相结合的方式。

3 内部控制框架下管理制度建设模式的构建

3.1 建立良好的制度建设环境

管理制度的建立和完善首要的即是要形成良好的制度建设环境，转变学校管理者及各级人员的制度建设理念，设置合理的制度制定机构，明确机构的职责分工。首先，要求学校的管理者必须从思想上重视制度建设，从学校所具备的条件、自身的特点等因素出发，逐步建立起规范的制度体系。组织教职工学习学校的各项管理制度，提高教职工自觉遵守制度的意识或观念，使管理制度融入日常的教学、科研等工作中。

其次，设置专门的制度制定机构，明确职责分工。可以设置专门的制度制度工作委员会，由校长任主任，下设制度制定工作办公室、制度调研起草小组、制度审查修改小组、制度监察小组。endprint

制度制定工作委员会专门负责审读学校的各项管理制度，查漏补缺，建立与完善高职院校内部各项管理制度。制度工作办公室的成员包括人事、教学科研、财务、审计、基建、后勤、校企合作等职能部门的代表，还包括院系代表及相关制度涉及的专业技术人员、法律方面的顾问、教职工代表和学生代表等。从制度建设需要和人员要求来看，制度工作办公室并不是重新设立专门的职能部门，也不是全部专人专职，制度工作办公室的成员均来自学校各个部门，通常有自己的岗位和常规工作，只需在制定或完善制度时，在特定的时间发挥他们作为制度建设专业队伍的作用。制度调研起草小组负责向有关领导、部门或专家征求意见，对起草的制度进行调查论证，并在深入调查研究的基础上拟定草案，提交审查修改小组进行审查。制度审查修改小组负责对起草的制度草案进行可行性论证，并根据小组成员的意见和建议进行修改，提交相关会议表决通过。制度监察小组负责对已经公布的管理制度进行监督，接受教职工和学生等各方的反馈，了解制度的执行情况，必要时提请制度审查修改小组进行重新修订。

3.2 规范制度制定流程

流程控制是内部控制的核心思想，注重了流程中可能出现的问题，就减少了执行结果的风险。规范的制度制定流程应该遵循以下环节：提出议案→调查研究→立项审批→起草→讨论修改→审核→审议批准→公布实施→评估反馈。首先由校领导或相关职能部门根据学校或部门自身工作的需要，将需要制定相关制度的事项向学校的制度制定工作委员会提出相应的议案，然后由制度调研起草小组对所提的议案进行充分的调查研究，主要调查制度的必要性、可行性及合法性，制度的适用范围、类别归属、适用群体等。进行制度内容设计时，要根据现实工作中可能遇到的问题和情况进行有针对性的设计，并由专业人员和法律顾问对内容的格式、逻辑性、严密性及规范性进行指导，对一些难以把握的条款还应向有关方面的专家咨询。针对草案内容的具体条款可通过座谈会、论证会等多种形式广泛征求教职工和学生的意见，提高制度质量。制度起草讨论修改后，要由制度审核小组按照一定的审查标准对管理制度进行审核修订，进而可以将制度草案交由学校教职工代表大会或相关行政会议、学生代表大会等按照规定的程序进行审议批准。审议批准后的制度一般要经过学校领导的签发即可公布实施。学校可依据实际情况，开辟多种制度公开的渠道，如可通过会议、校报、或者利用信息化手段，通过学校的校园网、办公网等形式公布制度。一项制度不是一经实施就大功告成了，一个完整规范的制度制定流程必须包含对制度执行的检查、评估和反馈，需要制度监察小组定期或不定期地去进行搜集、整理，同时在必要的情况下提请制度审查修改小组对制度进行重新修订，从而保证制度更符合学校、部门工作的需要。

3.3 搭建有效的信息交流与沟通平台

规范化的制度制定流程本身就是一个信息传递和交流的过程，从提出议案、调查研究，到起草、讨论修改、审议批准，再到公布实施和评估反馈，形成了操作流和信息流两条主线。学校要逐步形成良好沟通的氛围，通过会议、文件、谈话、网络、宣传等各种形式搭建沟通平台，并深入教职工一线，了解他们的意见和想法，让教职工真正了解制度制定的过程、制度的内容，参与到制度的制定过程中去，在不违背学校制度的情况下，各院系还可以制定更为具体可行的制度实施细则。这样既可以让教职工了解学校的各项制度，又可以让教职工有发表意见、反馈信息的渠道。

3.4 完善科学合理的监督机制

制度制定、执行的监督机制不完善，直接导致学校制度制定的随意性增大，风险性增大，影响制度的执行效果。科学合理的监督机制应当明确监督主体、监督职权、监督内容、监督方式等。监督贯穿于制度制定的全过程，由学校设立的制度监察小组负责对学校各项制度的起草、批准、执行等过程进行监督。监督的内容包括：制度制定程序是否规范，主要是看制度的制定是否经过前期的调查研究；制定过程中是否进行了有效的沟通，搜集教职工及学生的意见和想法；制度的发布是否经过审批公示。制度的执行是否有效，主要是看执行过程中是否存在人凌驾于制度之上，不严格照度办事，导致制度形同虚设的现象；制度是否发挥了应有的作用，达到了预期的效果，是否存在需要改进的问题等。由监察小组将监督情况上报制度制定委员会，并由委员会建立工作报告制度，确立学校领导、部门负责人向教代会报告工作。

高校管理制度的建立与完善是一项长期性、系统性、专业性的工作，良好的制度建设环境、规范的制度制定流程、有效的信息交流与沟通平台以及完善的监督机制共同构成了制度建设的机制，这一建设模式既能提高制度的质量，又能够增强制度的可操作性、可执行性，从而保证高校的制度制定工作顺利开展和实施。

基金项目：该文为天津市教育科学“十二五”规划课题“基于内部控制视角的高职院校管理制度的建立与完善”（课题批准号：VEXII4005）的阶段性研究成果

参考文献

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