图书馆文献配置价值链优化研究

●倪道敏，俞国琴

（上海图书馆·上海科学技术情报研究所，上海 200031）

1 引言

对于当今图书馆文献配置的发展，感受最深的就是用户需求变化的加快、市场需求不确定性的加剧，以及用户需求的定制化出现，这些不仅对传统图书馆文献配置运作模式提出了挑战，而且对图书馆文献配置管理提出了更高、更新、更迫切的要求，如将有限资源用于战略业务而将非战略业务外包，从传统的一体化格局向专业化分工转变，与出版商、供应商等进行有效合作以提供完整的文献配置服务等。

尽管目前图书馆文献配置工作开始实施流程管理，但尚未形成流程持续优化机制，没有建立基于流程的责任体系，文献配置各部门之间沟通不畅、协调困难，扯皮推托现象很多，使得配置运行效率低下，无法满足图书馆的更高需求。同时，缺乏从流程的设计到监控、优化和退出整个生命周期的主动管理，流程管理工作的信息化还处于起步阶段，难以适应不断变化的内、外部环境。

图书馆采编究竟配送什么品种文献，配送多少才算合理，这样的问题长期困扰着图书馆文献配送中心，如果不能科学而有效地解决这样的问题，势必会使文献提供滞后。另外，在配送过程中还经常遇到，如何与不同类型的客户建立良好的关系，如何审批配送人员送来的客户订单和客户费用申请单并有效地加以控制，图书馆文献配置到底应该通过什么样的管理模式来规范配送人员行为等，而这些问题将依赖于图书馆规范的管理体系和制度以及运用卓有成效的信息技术予以解决。

运用价值链理论研究图书馆文献配置有利于设计一个新的图书馆文献配置价值链运作模式，有利于通过市场选择最优环节，用最小的投入获得最大收益，保证文献配置获得最大的投入产出比，实现更高的增值效益。

2 图书馆文献配置价值链整合相关理论综述

2.1 价值链概念

价值链的概念是由美国著名的战略家、哈佛大学商学院的迈克尔·波特（MichaelPorter）教授于1985年在《竞争优势》一书中提出的。书中讲到，每一个企业都是在设计、生产、销售、发送和辅助其产品的过程中进行种种活动的集合体，所有这些活动都可以用一个价值链来表示。价值链把企业活动看成一系列过程，每个过程都能向为顾客提供的产品或服务添加一定的价值。顾客向企业支付利润，就是因为这些过程为产品或服务增加了价值。如果我们把企业看成一个价值链，就可以识别为客户增加价值的那些重要活动。迈克尔·波特认为：“一定水平的价值链是企业在一个特定行业内的各种活动的组合。”［1］而美国学者Shank和Govindarajan则认为，价值链是指“在企业中从基本原材料到交给最终客户的产品的整个经营过程中各种价值创造活动的联结结合”。［2］

2.2 图书馆文献配置价值链相关概念界定

（1）图书馆文献配置价值链。从广义上来看，价值链是指一系列创造价值的价值活动的集合。从这个定义来看，图书馆文献配置价值链是由文献配置内部一系列创造价值的价值活动集合形成的内部价值链、图书馆文献配置与出版商和供应商等构成的上游价值链、图书馆文献配置与各区县图书馆、物流和读者构成的下游价值链。图书馆文献配置价值链既有它的分散性又有连续性的特征，从而决定了其环节的整合和优化尤为重要，因为文献配置价值链优化是对价值策略进行总体运筹，并从用户价值这一终极层面对文献价值链上各个资源要素与环节进行整合并寻求改进，使图书馆文献配置效率达到最优，实现多方共赢。

（2）图书馆文献配置价值链整合。图书馆文献配置价值链整合是配置中心和它的伙伴之间为给用户提供更高的价值和提高竞争优势而进行战略性合作，通过协调管理组织内部和组织之间的业务流程，实现有效果、高效率的、更高水平的合作的管理方法。

（3）图书馆文献配置价值链优化的含义。图书馆为提高文献配置价值增值，必然采取措施改善配置中的各环节，使价值链环节之间的关系接近价值链联系的要求，价值链环节之间越接近理想状态，图书馆文献配置价值增值也越大，这个过程就是价值链优化，它体现了价值链各环节之间与文献配置价值增值之间的关系。

3 图书馆文献配置价值链优化因素与整合

3.1 图书馆文献配置价值链优化因素

（1）外部环境。外部环境因素包括政策因素、经济因素、技术因素等。外部环境的变化往往会对图书馆文献配置工作带来冲击，影响配置的生存和发展。图书馆业需要在不断加速的经济发展环境中增强自身快速分析环境的能力、战略调整的能力以及重新配置价值活动的能力。要以价值为主线，通过对价值活动的协调和配置，顺应环境以及实现价值创造。

（2）内部环境。内部环境因素包括管理、技术和服务。图书馆文献配置价值链整合，可利用现代信息技术、网络技术来对配置环节进行管理，使文献配置价值链更易产生协同效应。

（3）市场环境。在价值链定义中，用户需求是其核心内容，价值链之所以能够形成或发生变化，完全是为了提供能够满足用户某种需要的效用系统，离开了用户需求，价值链便失去了存在的基础。图书馆文献配置价值链的形成和变化是由用户需求决定的，为适应用户需求的变化，进而采取相应的策略，促使原配置价值链发生变化而形成新的配置价值链。

3.2 图书馆文献配置价值链整合

图书馆文献配置运作之间的联系有直接和紧密的、间接和松散的。图书馆文献配置在进行价值链整合分析时，要找出存在问题的价值链环节，而不是存在问题的某一具体价值活动。因为价值活动不是独立存在的，而是与其他价值活动有联系的，为此，在考虑文献配置价值链升级方案时，不仅要考虑某个环节价值活动的变革，还要考虑它对其他价值链环节的影响，这就需要以价值链环节为框架，分析整个价值链升级方案，内容涉及：一是要考虑所有相关的内外联系，并把整个文献配置链看成是一个有机的整体；二是各节点文献配置在信息共享的基础上，以提高整体最优为目标；三是各节点配置构成框架及其运行规则主要是基于最终客户的需求和整个价值链的增值；四是各合作伙伴建立新型的合作关系，即树立“共赢”意识。价值链整合可以使整个文献配置创造的价值最大化，整合的形成不仅可以强化自己的核心竞争力，同时也将帮助自己的供应商和用户最大限度地提升他们的用户满意度。图书馆文献配置价值链整合由三个方面组成：战略整合、策略整合、技术整合，如图1所示。

图1 图书馆文献配置价值链整合内容

4 图书馆文献配置价值链优化的内在机理

4.1 图书馆文献配置的纵横向价值链

（1）纵向价值链。纵向价值链是从上游的出版商和供应商以至为用户提供文献及服务之间各个环节上的价值活动（价值的创造、传递、转移、增值）所形成的价值结构形式，纵向价值链讲究高效的合作，形成长期的战略联盟。［3］价值链上的从事不同价值创造的主体实行资源与信息共享，相互影响、相互依存、相互依赖，使配置价值链中各价值创造环节上每一个主体的个体运作效率对整体配置链条运作的效率的影响越来越大，进而促进了自身及其主体间的协调发展，创造了配置的整合效应，形成长期稳定的拥有有效合作机制、高效创造价值的纵向战略联盟。

（2）横向价值链。横向价值链是存在于纵向价值链上的某一链环上的以完成同一价值活动为主要功能的文献配置过程中所形成的价值结构形式，横向价值链讲求合理的竞争，建立核心竞争力，以更好地选择合作伙伴，［4］实现成本降低、配置效率提高等效应。配置价值链整合后的运作在提升配置价值链的各个链环的效率与质量的同时带来了配置链更大的价值创造能力，实现了多赢的价值空间，见图2。

图2 文献配置优化运行机制

4.2 图书馆文献配置价值链的三个分环节

文献配置并不是单独存在的，它处于一个更复杂的价值链系统中，主要包括出版商、供应商、图书馆、物流和用户等几个主体。其中图书馆与供应商就文献采购达成合作，涉及采购成本、采购量和采购时间等价值活动，构成图书馆文献配置价值链的上游价值链；图书馆文献配置内部涉及资金流、信息流、商流和物流等环节，构成图书馆文献配置的内部价值链；配置最终目的是要将文献配送给用户，在这一过程中，图书馆要和终端用户接触，涉及配置、作业和服务等价值活动，构成图书馆文献配置价值链的下游价值链。图书馆文献配置价值链一共包括三个分环节，即上游价值链、内部价值链和下游价值链。

（1）上游价值链整合。上游价值链主要涉及采购活动，即主要是对出版商和供应商之间的能力进行整合，要形成以图书馆文献配置为依托的主体地位，要占有绝对优势的战略合作关系。主要表现为同出版商和供应商达成战略共识的运作和协商能力；在采购上与供应商的讨价还价能力等。图书馆必须与供应商进行优化组合，具体做法是可以有效地控制供应商的数量，使本身掌握绝对的主动权，这样在与供应商的协商过程中才能够更有利于自身。

（2）内部价值链整合。文献配置内部的能力整合主要涉及单个业务单元和业务单元之间的能力整合。单个业务单元的整合，包括不同的业务单元，如采购部、配送中心、作业部等，要分别提升各个业务单元的操作能力，以至于能和其他业务单元更好地协同。业务单元之间的能力整合，指不同业务单元之间要相互配合，形成战略共识和目标一致。要确保不同业务单元的协同和信息共享。价值链是一条协作链，价值链上任何一个节点出现问题都会影响到其他环节的决策，因此各个价值活动要彼此协作，竞争力往往是来自于这些价值活动的配合过程中。

（3）下游价值链整合。下游价值链主要涉及对用户文献配置、服务、用户关系管理等价值活动。［5］下游价值链上的能力主要体现为配置能力、服务能力、用户关系管理能力、问题解决能力和讨价还价能力等。对终端用户进行能力整合，主要体现以更低的成本提供文献或服务的能力；让用户感知到更高的价值能力。要能满足他们的个性化需求，图书馆必须提升自己的配置能力、服务能力或走差异化战略的能力。

5 图书馆文献配置价值链优化建议

（1）多维管理。一是建立信任机制。在实际操作中，相互信任的维护往往需要一个较长的过程，在这个过程中需要进行良好的信息沟通。文献配置链各主体除利用现代化的手段实现信息共享外，还应互派员工学习，进行定期的沟通，来了解对方的运做动态、战略方针、发展趋势，及时发现不利于合作的信息，并做出调整。二是协同多维网络化管理。协同网络是通过互联网，电子商务等使文献配置上下游主体进行沟通，从而促使加强信息系统的建设，使配置的信息传递变得及时准确，能与各个合作主体实现信息交流。在这种网络内部，协同不仅局限于上下游主体间的协作，所有参与的节点主体在信息共享的基础上都能发挥各自自身的优势，实现整体协调，提升文献配置链的整体竞争力。三是智能化管理。以信息共享为基础，使用信息系统跟踪文献配置链上的数据流，建立强大的文献链合作，并将数据和关系转变为“智能”，创建反应计划。对文献配置链主体的计划进行协商，并使之分析需求趋势，超前作出采购、配送计划，为成员提供智力支持，提升文献配置链管理能力。

（2）动态管理。文献配置链系统必须具有动态管理能力，才能做到对外部环境的变化具有极强的响应能力，同时也才能快速响应系统内部各个环节的变化，并及时对各环节进行调节，使整个系统处于一种动态的平衡状态。一是缓冲能力。系统中各个要素和环节应具备吸收和弱化市场需求变化对系统影响的能力，从而做到既能保证随市场条件的变化及由此产生的文献配置服务任务的变更而迅速改变系统的输入和输出，又能保证系统所提供的服务的连续性和稳定性。二是适应能力。系统中的各个环节和要素随市场的变化而变化，要有迅速重新组合资源的能力，这种能力直接影响到系统向配置市场提供高质量服务的及时性。

（3）用户管理。随着文献提供市场规模的扩大，用户要求的差异性也随着增大，这种需求的差异必然导致服务模式更趋个性化。一般来说，所谓配置流程标准化，其实更多的是一个用户一种服务模式。［6］图书馆文献配置服务讲究的就是用户个性化。从图书馆文献配置价值链的角度来说，用户位于整个文献配置价值链的下游，是整个文献配置价值链价值的外在体现。同时，用户对价值链其他环节的反馈也会影响价值链上游和内部政策的制定，起到循环发展文献配置价值链的作用。所以，图书馆文献配置服务解决方案的个性化恰恰是图书馆文献配置生存和发展的依据或市场基础。在实践中，图书馆文献配置服务必须与上下游主体多沟通，共同确立编制个性化的文献配置解决方案。

（4）风险管理。根据图书馆文献配置特点，合理安排价值链中的价值各项作业，提高市场运作的效率。文献配置系统的变化会引起一系列的连锁反应，必须制定出一套合理高效的策略，对现有的文献配置进行优化布局，使文献配置在竞争中的应付能力提升，加强与其他主体的合作，一起创建出配置的价值产生过程。采购过程运行控制是在履约管理过程，监督供应商绩效，掌控文献配置链环境变化，具体方法包括：一是强化供应链管理。定期对供应商进行质量体系审核，降低供货风险；二是强化供应商培训，改善与供应商沟通模式。有计划开展质量培训，既降低成本又缩短交货期限。三是强化采购程序的管理，降低采购风险。减少采购中的行政作业时间、减少采购订单的变异性，提供专门的、非常规服务项目或定制化的管理。

（5）库存管理。对库存的管理实施先进的库存管理方法。加强对供应商的管理，把握市场行情，降低采购成本和减少缺货损失，积极与供应商进行沟通。同时，紧密联系各个合作伙伴，实现信息共享，让供应商及时了解自己的现有库存，实行联合库存管理。一是实现信息流的畅通。文献配置链中存在着许多不确定性。内在不确定性存在的主要原因在于信息流动不畅通，减少不确定性，并最终减少总体库存与相应成本，以实现用动态信息代替静态库存，达到减少库存的目的。二是不断改进，追求完善。在库存管理优化模式中，文献配置活动是一种不断改进和完善的循环，每一次改进，消除一批浪费，形成新的库存运行体系，不断的改进将最小化库存成本、资源浪费，最大化文献配置经济效益，实现优化的库存管理目标。

（6）绩效管理。建立文献配置链成员长期合作下的静态模型及动态模型，对成员的工作努力、协同成果和承担风险的情况进行评估，做到多方平衡，享受收益，进而实现文献配置链整体效益的最大化。一是根据契约或博弈论来构建一个恰当的契约或博弈机制。这个契约应既能保证文献配置链的运营最优，又能保证供需双方都没有偏离文献配置链最优轨迹的意图。二是建立综合评价指标体系。根据自身的实际情况和周围的客观环境，灵活地建立综合评价指标体系。

［1］迈克尔·波特．竞争优势［M］．陈小悦，译．北京：华夏出版社，1997：36.

［2］ John KShank，Vijay Govindarajan．Strategic Cost Management［M］．NewYork：The Free Press，1993：13.

［3］谢志华，等．商业企业竞争力的本质与结构［J］．商业研究，2011（10）：8－11.

［4］ Zeithaml VA．Consumer perceptionsofprice，quality，and value：amean end model and synthesisof evidence［J］．Journalof Marketing，1988 （3）：2－22.

［5］操阳．系统论视角下的连锁商业企业竞争力结构解析［J］．现代经济探讨，2011（4）：55－59.

［6］武永红，范秀成．基于顾客价值的企业竞争力整合模型探析［J］，中国软科学，2004（11）：86－92.