论高校档案信息化管理的有效策略

蒋贞慧

(陕西省商洛学院 陕西商洛 726000)

论高校档案信息化管理的有效策略

蒋贞慧

(陕西省商洛学院 陕西商洛 726000)

高校档案的信息化建设，就是利用信息技术实现档案在资料获取、处理、传输以及使用方面的高效性与可靠性，实现档案资源的科学化、信息化管理，为使用者提供更多的档案信息，实现档案资源的共享。本文对高校档案信息化建设的意义及面临的困难进行了分析，同时对高校档案信息建设的对策进行了探讨。

高校档案；信息化管理；有效策略

进入二十一世纪以后，人类社会的发展模式发生了巨大的转变，信息技术、网络技术以及数字技术成为时代发展的主流。在高校档案管理工作中，实现信息化管理也成为高校建设管理不断努力与探索的方向。但是从目前的情况来看，高校档案管理的信息化建设，仍然处于起步阶段，仍然有许多问题需要解决，这就要求我们对档案管理的信息建设问题进行更加系统而周密的分析，尽快找到有效的建设对策，以期为高校档案管理水平的进一步提高提供支持。

一、高校档案信息化管理的意义

1.高校档案管理模式改革的趋势

传统的高校档案通常是一种相对封闭的内部资源，很少会为公众提供使用服务，在档案管理模式方面也只是原始而简单的进行保管。随着我国高校教育事业的不断发展，高校档案的作用也日益突显。高校档案实现信息化管理，改变了以往单纯的手工管理方法，充分利用了档案自动化、智能化的管理方法，工作内容从单纯的“存、管”式管理过渡到“存、管、用”的灵活性管理，档案服务利用方式也由过去的分散、孤立与被动，转变为现在的系统、集中、统一而主动式服务方式。

2.提升了档案管理的效率

高校档案信息化管理后，使档案管理具有了一定的时效性。信息化管理后，管理人员可以利用计算机、网络进行档案资料的录入、检索以及利用，对电子档案进行收集，数据一次录入可多次利用，并可实现数据共享；在档案录入电脑后，对档案信息进行加工，不仅可以减少二次文献信息的加工时间，也可快速地出版二次文献，大大提升了档案管理的工作效率，档案管理的整体过程便可实现自动化、实时化、网络化管理；档案的信息化管理，还可以提高档案调阅检索效率。

3.实现了档案资源的共享

档案信息化建设的核心就是资源建设，其目的就是利用信息技术来提高档案管理水平，实现档案信息资源的共享。档案管理实现信息化以后，不仅可以提升信息利用率，也可拓宽档案的服务范围；档案资料的信息化管理，可以使校内科研人员的利用与开发更加方便，进一步提升档案信息资源的利用空间。

二、高校档案信息化管理面临的挑战

1.资金投入较大、筹集较为困难

资金筹集困难已经成为现代高校档案信息化管理的一大难题。高校要想做好信息化建设工作，首先就应该购置相应的计算机、打印机、扫描仪等信息化设备。同时，还需要相应的网络系统以及安全系统作为支持，这些都需要大量的经费投入。另外，加上电子产品更新换代较快，生命周期也较短，后续的维修、更换以及升级费用都比较高，需要进行长期不间断的投入。

2.建设任务重，见效难

档案信息化管理过程中，需要对现在档案资料进行录入整理，通过扫描缩微等手段，来将各类文书、音像、照片、书籍等载体转换为电子文档。还需要按照要求利用文档处理软件将各类数据进行整理规范，以方便使用者进行检索；另外，信息化管理也需要对客户提供网上资源共享平台，做好远程信息服务工作，以及网络安全等工作，这些工作不仅工作量大，而且对工作质量也要求较高，要想全面做好这些必然需要经历长期的系统建设与完善，如果在经费、技术及人员等方面无法保障，便很难看到明显的成效。

3.管理队伍要求高，人才吸收难

档案信息化建设对档案人员的思想观念、专业技能以及计算机操作水平等都提出了更高的要求。档案管理人员不仅需要熟练的操作计算机，也需要具有较高的信息判断及运用能力，同时又能够精通档案相关的业务知识。但是受传统高校档案管理用人制度的影响，档案管理人员的待遇较低，岗位管理松散，很难吸引并留住一些优秀的管理人才，直接导致档案部门人员老化，工作方法老套，进步慢，缺乏创新精神。

4.环境变化快，服务方式转变难

以往的高校档案部门工作观念比较落后，再加上高校档案管理部门也不存在什么竞争压力，所以管理人员普遍存在应变能力差，缺乏竞争意识的问题。在实现档案信息化管理后，档案管理的服务范围更加广泛、服务方式也更加透明公开，这要求档案管理部门及时更新服务理念，转变工作态度与方式，不断拓宽业务领域、提升服务质量，以保证档案信息化管理工作的整体水平。这一点对长期从事传统档案管理工作的人员来说，无疑是一种挑战。

三、高校档案信息化管理的有效对策

1.加强档案信息化的基础设施建设

高档应该将档案信息化建设纳入到总体发展规划当中，在投入资金及政策方面做好保障，进一步加强档案信息化的基础设施建设。提高档案管理部门及人员的计算机及网络技术应用水平，以充分发挥档案信息化系统的功能及作用。另外，高校还应该加强内部局域网的建设，实现档案管理系统与其它办公网络的对接，以实现各单位及部门向校档案管理部门的远程归档工作，推进档案管理的数字化进程。

2.创新档案信息化的管理制度

对档案管理制度进行创新，是保障档案信息化建设的根本。高校应该根据自身发展与建设的需要，对内部、外部关系进行重新调整，对上级与下级的关系、部门与部门之间的关系也进行重新调整，保证信息化的档案管理制度体系能够成为高校管理工作的重要组成部分。利用制度来规范及约束高校档案管理的方式及工程流程，使档案管理工作成为高校其它工程的有力支撑。另外，高校档案管理部门还应加强对网络信息安全及保密工作的研究，进一步提升档案管理系统的安全系数。

3.创新管理理念，提升服务质量

高校档案的信息化管理，必须充分结合自身的发展需要，积极借鉴国内外的先进管理技术与管理理念。但是要切忌死搬硬套，缺乏创新。档案的信息化建设应避免重复建设，也不能只重视档案管理系统软件与服务器的建设，而要结合自身的档案工作实际情况，同时还要兼顾信息技术发展与更新的趋势，对档案管理的信息化进行创新管理。进一步加大档案管理软件的应用宣传，提高档案信息化技术应用及管理水平，为实现档案资源的信息共享创造有利条件，全面保证档案信息化的管理质量。

4.强化档案管理队伍建设

相对于其它工作来说，档案管理工作比较枯燥，无法激发工作人员的热情。在档案信息化建设过程中，高校必须注重对档案管理工作的重视，采取积极有效的措施来稳定档案管理队伍。高校不仅要做好管理队伍的思想政治教育，还要在工作条件及待遇方面给予适当的照顾，使档案管理人员的工作热情得以激发。另外，高校还应该做好相关人员的业务培训工作，从档案管理知识及信息技术等方面入手，有计划、有目的的培养一些既懂得档案管理又能够灵活运用计算机及网络技术的复合型人才。高校可以有组织地吸收和培养一些业务骨干，利用这些骨干的模范带头作用，来挖掘档案管理队伍的工作潜能，全面提升高校档案管理的整体水平。

四、结论

档案管理的信息化建议，可有效发挥计算机及网络的技术功能，通过档案管理软硬件、档案数据库等管理系统的建设，来实现档案录入、文件保存与应用，实现档案资源的共享。总之，高校实现档案的信息化管理，不仅改善了以往档案管理效率低，档案资源利用不充分、不及时的问题，也提升高校档案管理的服务质量，对高校各项工作改革与发展具有重要意义。

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1000-9795(2014)012-000194-02

蒋贞慧(1977-)，女，青海西宁人，馆员，研究方向：图书档案管理。