杂谈高校教学秘书需要具备的能力

陈朝芳

（温州大学瓯江学院 浙江温州 325000）

杂谈高校教学秘书需要具备的能力

陈朝芳

（温州大学瓯江学院 浙江温州 325000）

教学秘书是教学管理工作的具体事务的执行者，是保证高校教学工作顺利运行的关键一个环节。教学秘书的工作几乎涉及院校教学管理工作的方方面面，工作任务繁重，千头万绪，很多事情不仅重要，而且有很强的紧迫性。所以做好教学管理工作必须具备多方面的素质，如思想素质，业务素质和心理素质等。作者从实际经验出发，重点对所要具备的业务素质进行分析。

教学秘书；素质；业务素质

高校教学秘书是高校教学管理工作的具体事务的执行者，是最基层的教学管理人员，是联系院校领导、教务部、校办公室等各职能部门和协调师生的纽带，是维护正常教学运行的桥梁。起着上传下达、左右协调的作用，因此教学秘书是保证教学管理链畅通的重要环节。

教学秘书的工作几乎涉及院校教学管理工作的方方面面，所以工作面广，工作任务繁重。如课程安排，教材征订，学籍管理，期中、期末考试安排及管理，档案管理，材料收集和整理，重补修任务下达及重补修考试安排，成绩管理，调停课等日常教学管理，还要每天解答老师和学生的咨询并处理他们提出的问题，处理突发事件等。既要做好与学校各部门的联系和沟通，又要保质保量地完成本院的教学工作任务，而且还有很多隐性的工作是无法预计和量化的。教学秘书的工作性质与其它工作性质还有不同，很多工作有很强的时效性和急迫性，必须要按时完成或紧急处理，所以要做好教务秘书的工作就需要具备多项素质和能力。

一、思想素质

教学秘书是教学管理的最基层，是具体事务的执行者和联络者。教学秘书的工作宗旨就是为教学服务、为师生服务，这是教学秘书做好本职工作基本要求。而教师和学生都是有思想的人，他们的个性特征、家庭背景、生活经历千差万别，工作对象的特殊性、差异性，使得教学秘书的工作难度也相应加大。因此，教学秘书的工作需要耐心和诚心。教学秘书应当要充分认识到教学秘书岗位的特殊性，要有很强的责任感和服务意识。服务体现在细节中，耐心的解答疑问，帮助解决困难，寻求最优化解决方案。有时候仅仅是几句完善的提醒，可以为老师或学生带来方便和避免不必要的麻烦；有时候仅仅是更加周到的方式处理事情，可以让学生和老师感受到细心和贴心；有时候仅仅是设身处地的为他人着想并开展工作，可以让学生和老师更乐于接受和配合。对于我们来说，有可能一个问题要重复数百遍，难免厌烦，但对于学生来说，他的问题是“棘手”的，还可能直接关系到他能不能正常毕业，所以我们要耐心的帮学生分析问题，并提出解决方法。教学秘书的工作必须建立在真心诚意服务的基础上，急教师所急，解学生所难，任劳任怨，全心全意为教师和学生服务。

但是，无规矩难成方圆，教学管理工作还是要坚持原则，执行学校相关的规章制度和政策，才能让教学管理工作有条不紊的进行，才能圆满的完成学校的教学任务。

二、业务素质

教学秘书的工作琐碎而复杂，千头万绪，而且责任重大。教学秘书工作的好坏直接影响到本部门的教务管理工作，所以保质保量地做好教学秘书的本职工作至关重要，那高效、完美地完成教学管理任务，教学秘书需要具备一些必备的业务素质：组织和协调能力；信息处理能力；掌握现代化信息工具和熟练运用办公软件的能力，文字和语言表达能力等。

1.组织和协调能力

组织和协调能力是指根据工作任务和要求，教学秘书在教学管理工作中，对现有资源和时间进行分配，使之高效、合理的实施教学管理，完成工作的目的。由于学校的各个职能部门在学校的教学活动中占有不同的地位和作用。教学秘书的工作就需要在中间进行调节和沟通，及时处理问题、解决矛盾、调节各部门的相互关系，如教学秘书工作涉及学校和院系之间的关系，院系和师生之间的关系以及本部门和外部之间的关系，所以教学秘书的协调能力至关重要。教学秘书不仅要组织和维护好正常的教学工作，还要和学校各职能部门保持密切联系，及时向领导和老师或学生反馈相关的各项信息，汇报情况，起到承上启下的作用，是学校、教师和学生之间的沟通桥梁。而且工作任务和各种事项常常交织在一起，很多工作都还有时间要求，所以教学秘书需要通过协调能力。

2.信息处理能力

教学秘书要面对大量的文件、电话、会议资料和通知，这些信息材料都是教学秘书工作的一些常态信息，也是从不同的方面和角度保证教学工作顺利进行的要件。他们的时效性、指导性、要求和处理方法各不相同，轻重缓急需要教学秘书自己处理和把握，所以教学秘书需要具备迅速、准确地处理信息的能力。如学籍管理中的学业警告、降级等情况的处理，还需要耐心对学生的情况进行核实，再进行处理。教务系统中导出学生的不及格成绩之后，还要逐一进行核对，有些学生的不及格课程是转专业之前的专业课程就要先排除，再进行统计。

要及时对这些材料和信息进行分门别类，收藏存档，向领导及时请示和汇报，向及时通知相关的老师和学生，收集教师或学生上交的材料和反馈信息，同时，还要客观、及时、全面地了解工作的进展情况和处理信息，及时整理，并报告相关的领导，从而进一步进行调整和反馈决策情况，使之更加有效的完成教学管理任务，更加符合教学实际需要。

3.掌握现代化信息工具和熟练运用办公软件的能力

现在是信息化高度发达的时代，文件的传送，信息的发布和通知的发布等需要通过QQ、MSN和旺旺等软件和高校通等网络媒体实现，学生的学籍管理、成绩管理和录入，全国各项考试报名，排课和任务落实，日常调停课情况等都需要通过教务管理系统进行操作和维护，而这些都需要借助互联网，通过计算机网络进行处理和完成教学任务，所以教学秘书要掌握好必要的计算机的应用知识，让工作更加轻松快捷。

此外，还需要熟练掌握和运用WORD、EXCEL、PPT等办公软件，如重补修任务安排，学生数据非常多，利用EXCEL中的透视图功能就能准确、快速、高效的统计整理出学生数据，起到事半功倍的效果，如几门课程，有多少学生报名重新该些课程等。还比如开学初补考和重补修考试安排等事务，很多学生要参加考试的科目有多门，在安排考试时，需要错开这些考试时间，那EXCEL软件中的纠错功能能准确地找出重复的数据。

4.文字和语言表达能力

教学秘书是高校教学体系中纵向和横向联系的枢纽，需要较好的沟通交流能力，而人际交流的主要表现在口头表达和文字表达两个方面。要经常向领导清晰简要请示、汇报工作情况和进展；也要简洁明了地安排教学任务，语言得体，表达清晰。同时，也要书写一些教务文件，如通知，总结、汇报、说明等。这就要求教学秘书要有良好文字表达能力，准确、简洁、及时。

除此以外，高校教学秘书还需要具备良好的创新思维和自主学习能力。

三、心理素质

教学秘书每天的工作任务比较繁琐，千头万绪，所以教学秘书还必须具备良好的心理素质和较强的自我情绪调节能力和控制能力。除了处理繁杂的日常工作事务外，还需要处理很多临时性的事情和回答学生和老师的疑问，帮他们解决问题，难免会出现情绪的波动，如厌烦、抑郁、烦躁等。所以要及时做好自我情绪的控制和调节，保持乐观积极的态度面对工作。而且，在实际工作中，教学秘书还难免会遇到很多的矛盾，面临很多的困难和误解，难免会生气和委屈，也需要教学秘书能保持平稳的心态和开朗的心情。

[1]张晓梅,精剑明.高校院系教学秘书的素质和能力探讨[J].教学与职业,2006(18):191-192.

[2]唐艳.教学秘书如何在高校教学管理工作中发挥作用[J].南宁职业技术学院学报,2006,11(3):77-79.

[3]吕阳.高校教学秘书素质之我见[J].浙江工商大学学报,2005(2):86-90.

[4]吴秀红.谈高校教学秘书的素质[J].机械职业教育,2007(2):25-26.

Ability teaching secretary need to have in universities

Chen Zhao-fang

(Oujiang College of Wenzhou University, Wenzhou Zhejiang, 325000, China)

Teaching secretary is the specific affairs management executive, is a key link to ensure the smooth operation of the teaching work. The teaching secretary's work involves teaching management work of colleges and universities in almost all aspects of work, task is heavy, a lot of things is not only important, but also very urgent. So do the teaching management work must have many qualities, such as ideological quality, professional quality and the psychological quality etc.. The author from the actual experience, focuses on the service quality.

teaching secretary; quality; service quality

G647

A

1000-9795（2014）01-0293-02

［责任编辑：刘丽杰］

2013-11-21

陈朝芳（1983-），女，浙江温州人，从事教育管理研究。