财务软件操作中常见问题解析——以金蝶KIS标准版为例

历 丽

(江苏经贸职业技术学院 会计学院，江苏 南京 211168)

财务软件操作中常见问题解析
——以金蝶KIS标准版为例

历 丽

(江苏经贸职业技术学院 会计学院，江苏 南京 211168)

结合教学实践，分析金蝶KIS 标准版财务软件的主要功能模块——系统维护及系统初始化设置模块、账务处理模块以及工资管理、固定资产管理、出纳管理等存在的常见操作问题，便于广大初学者熟练掌握会计软件。

金蝶KIS；财务软件；问题解析

一、系统维护及系统初始化设置模块常见问题

(一)新建账套

新建账套是第一步。初学者在建账过程中经常会选错选项，导致建账完成后不能修改，最后只能重新建账套。常见的问题如下：

第一，行业性质选择错误。如果选择企业会计制度或新会计准则，则系统默认一级会计科目代码为四位数，否则为三位数代码。例如，库存现金科目在企业会计制度及新的会计准则下，科目代码为1001，如是其他行业，科目代码是101。如选择有误，一级会计科目代码长度不可以修改。

第二，账套启用日期错误。建账过程中的各项参数对于整个账套都十分重要，参数设置一旦错误，在完成建账工作后将无法再做修改。这些错误不符合企业账务的实际情况，有可能导致所建账套最终不可用。一旦这些错误在完成初始化工作，甚至在处理了几个月的账务数据后才被发现，则所有的初始化数据及日常业务处理工作都必须重做。

(二)系统初始化

系统初始化项目包括账套选项、币别、核算项目、会计科目、初始数据、用户及权限分配及关闭初始化启用新账套等。在此过程中常见的问题有：

采用美国GE四维彩色多普勒超声仪为患者进行检查，腹部探头、容积探头频率分别为4～8MHz、2～5MHz，检查过程中需要充盈膀胱，保持平卧位，对体位进行适当调整，以配合探头变化完成检查。从不同角度对子宫病变大小、位置及数目进行检查，同时明确病变和周围组织、附件之间存在的关系。检查时先予以二维超声，对各种占位性病变现象进行统计记录；对于拟诊为子宫内膜癌的患者，需要与临床资料结合进行综合性分析，并予以临床分期，按照相同的方式完成四维彩色多普勒超声检查，综合评析检查结果。

第一，账套选项—高级选项设置时一定要勾选“允许核算项目分级显示”。在设置核算项目—部门时，如果部门之间有上下级关系，要输入此部门的上级部门代码，否则，系统会显示“根据系统在账套高级选项中的设置，不允许分级设置核算项目”。例如，在输入核算项目—部门—0101金工车间时，由于存在上级部门01生产部，因未勾选“允许核算项目分级显示”，就会出现“根据系统在账套高级选项中的设置，不允许分级设置核算项目”。此时需在账套选项—高级选项中重新设置。

第二，科目设置。根据单位核算的具体需要，可以将科目设置分为三种情况：新增、修改与删除。当核算单位需要而会计科目表中没有相应科目时，选择新增会计科目；当核算单位不需要而会计科目表中存在该科目，选择删除该科目，也可以选择不删除，均不影响后期核算；当核算单位需要的会计科目与会计科目表不一致时，选择修改会计科目。例如：核算单位需要的是“应付职工薪酬”，而会计科目表中是“应付工资”，此时选择修改会计科目。又如：核算单位对主营业务收入科目需要设置多个核算项目，分别是往来单位、职员、库存商品，此时也要对科目表中的单一核算项目或无核算项目进行修改。需注意的是，只有对所有的会计科目都维护好之后，才能进行期初余额的录入。

第三，初始数据录入时在会计科目栏中没有应收账款科目，无法录入数据，但检查会计科目选项中确实有应收账款。原因在于设置应收账款科目时选择单一核算往来单位，但在核算项目设置往来单位时，没有录入相关的往来单位。只要在核算项目往来单位中增加相关往来单位即可，如001洛阳轴承厂、002华东公司等。

第四，初始数据录入结束后，点击试算平衡表，系统提示“试算平衡表不平衡”。原因如下：一是相关数据录入错误，此时要仔细核对数据，修改为正确的数据即可；二是数据录入正确，但相关科目借贷方向错误。如果初始数据录入过程中，系统提示“科目6001下设的核算项目数据不平衡”，原因在于设置主营业务收入时，将其设置为多核算项目。例如，多核算项目分别为：往来单位、职员、库存商品，那么，在录入主营业务收入数据时对于其下设的每一项核算项目都要输入相关数据，并保持核算项目的合计数分别相等，即往来单位的合计数等于职员的合计数，等于库存商品的合计数，此时，“科目6001下设的核算项目数据不平衡”的提示消失，才可以继续录入其他数据。与主营业务收入类似的还有主营业务成本，如下设多核算项目，处理方式与主营业务收入相同。保证初始数据试算平衡，一定要先检查是否将所有的本位币、外币、辅助账、数量金额账、固定资产等全部数据录入完毕并保证数据的正确性。

(三)账套备份与恢复

初始化处理结束后最后一项工作就是启用账套。为保证使用软件财务数据的安全性，要对账套定期做数据备份。备份后生成*.AIB文件,账套文件的扩展名为*.AIS文件。在此过程中常见的问题如下：

数据备份时，系统提示“文件C:\programfiles\Kingdee\Kis\*．AIB已经存在，是否重命名备份文件为*2013-06-03.AIB？”。这是因为在C盘目录下有一个相同名字的AIB文件，此时可选择备份在其他目录下，例如U盘，或者对以上提示点击“是”，此时系统会在同一目录下以当天的日期重命名这一备份文件。

账套恢复时，打开“文件”菜单，点击“账套恢复”，打开备份文件的路径却找不到AIB备份文件，此时要检查该备份文件的扩展名AIB是否存在。这是因为一个完整的账套备份文件名称是由文件名和扩展名构成的，而账套备份文件的扩展名为AIB，例如备份文件“金星科技.AIB”,如备份文件为“金星科技”，则在恢复账套时找不到该文件，此时必须将文件名及扩展名写全才可以恢复账套。

二、账务处理模块常见问题

(一)凭证处理

会计凭证包括凭证的录入、换人审核及记账处理。在会计凭证处理过程中常见的问题有：

凭证录入后无法保存，检查凭证的录入日期，如果制单日期在当前的会计期间之前，则系统不允许输入并保存，或者是由于凭证字选错。此时，只有修改为正确的凭证号后才可以保存。

录入记账凭证时凭证字为灰色，无法选择。原因是在账套选项—凭证标签页中未选定“凭证需要凭证字”选项。遇到这种情况时，可以点击系统维护—账套选项—凭证功能，勾选凭证字的相关设定，完成凭证字新增或者修改操作。

以管理员或其他的身份无法查询凭证。原因是在设置管理员或其他人权限时，未设置查询凭证的权限，或者有查询权限，但在对该人员授权时授权范围未选择“所有用户”。此时需要在工具菜单—用户管理中对该人员重新授权，并且授权范围为“所有用户”。

凭证不能过账。原因之一是在系统维护—账套选项—凭证标签页中选定“凭证过账前必须经过审核”的选项，而此凭证并未审核。此时只要审核凭证或者不勾选“凭证过账前必须经过审核”即可过账。原因之二是上期未结账，本期不能过账。

(二)期末处理

期末处理主要包括自动转账、期末调汇和结转损益，在这个过程中容易出现的问题有：

自动转账定义下，生成凭证时出现“所有需要结转的科目已经结平，没有生成转账凭证”。出现此问题时首先应仔细检查公式定义是否正确，在公式定义时该账户是否实行辅助账核算，辅助账的信息是否录入正确。其次是检查账簿记录，公式定义中涉及的账户是否为“0”。如果账户为“0”，则肯定不能生成凭证；或者账户并不为“0”，但本期未过账，则应对相关凭证先记账，因为转账凭证中各科目的数据都是从账簿中提取、经处理后生成的。总之，在调用转账凭证模板生成转账凭证前必须将本月发生的相关业务登记入账。

期末调汇时，显示“本期没有外币业务，没有必要进行期末调汇”。原因在于科目设置时未勾选“期末调汇”选项。只要在系统维护模块会计科目中找到相应的银行存款或明细科目，确认该银行存款有外币业务，并勾选“期末调汇”即可。总体说来，在执行期末调汇之前，要在账务系统的初始化设置中设置外币汇率；输入外币业务凭证时输入外币发生额；期末输入调整汇率，并将涉及外币科目的会计凭证执行记账操作。进行“生成凭证”时给出汇兑损益入账科目。期末执行“期末调汇”后，系统就可以自动给出汇兑损益结转的凭证了。

结转损益。结转损益主要用于在一个会计期间终了时将损益类科目的金额结转到本年利润中，所以要保证所有损益类凭证已入账才能进行期间损益结转。当系统提醒“本期还有未过账的损益科目凭证，是否继续结转损益？”，此时应选择“否”，然后退出结转损益界面，回到查询凭证窗口，查询有哪几张凭证尚未审核或未记账，对没审核的凭证进行审核然后记账，最后再回到结转损益窗口进行结转。特别注意，应先完成自动转账、期末调汇，对上述凭证记账后才进行结转损益工作。

(三)报表处理

报表公式录入完成后无法取数。原因之一在于账务处理系统中有的凭证没有记账，那么就应先返回总账系统中进行凭证的记账操作(如果没有审核的话，要先进行审核)，然后再次打开报表文件，执行“重算”命令进行取数，点击“格式”按钮，公式就变为数字，再点“格式”又显示公式。原因之二是公式设置错误，此时需重新设定公式。

三、其他模块常见问题

金蝶KIS标准版财务软件中除了设置总账的各模块，还设置了工资管理模块、固定资产管理模块以及出纳管理等模块，常见问题如下：

一是工资管理模块中工资费用分配时不能生成凭证或生成的凭证错误。根据工资费用分配向导设置费用分配参数时，如参数设置的四个选项即职员类别、工资项目、费用科目代码和应付工资代码都存在内容，就形成一组对应关系。对应关系需要一一设定，所有对应关系在进行工资分配时就会按该项目对应关系进行分配。因此，在设置参数对应关系之后，应进行检查，以防误输入对应关系。另外，在设置职员类别时，如果将类别选错，也会出现错误的凭证。例如，张欢为金工车间人员，设置类别时将其误设为财务科人员，则生成的凭证应计入制造费用—金工车间就会被错记入管理费用。因此必须到系统维护—核算项目—职员选项中将职员的类别改正。

二是固定资产管理模块中计提折旧时无法生成记账凭证。原因之一是系统初始化过程中在对固定资产卡片资料进行设置时，有关参数设置和基础数据录入出现错误。此类错误若发生在启用账套前，则可以在初始数据固定资产数据部分进行修改；如果在启用账套后，则无法修改错误数据。原因之二是启用账套后在固定资产模块录入固定资产资料时相关参数和数据等出现错误。此时可以直接在固定资产模块中进行修改。

三是出纳管理模块中不能生成现金日记账和银行存款日记账。原因之一是在系统维护——账套选项—高级—出纳设置时，没有勾选“可以从凭证引入现金日记账”、“可以从凭证引入银行存款日记账”。原因之二是进行从凭证引入现金、银行存款日记账操作之前，没有在凭证录入窗口输入与现金、银行存款相关的记账凭证，且未经过审核、记账操作，因此无法生成日记账。所以在进行从凭证引入现金日记账、银行存款日记账操作之前，必须先进行功能参数设置。如果在同一会计期间重复多次执行从凭证引入现金、银行存款日记账的操作，对于已经存在的日记账记录，系统会给出“已经存在对应日记账记录，是否覆盖？请确认”的提示信息。

[1]黄浩岚.财务软件应用教程——金蝶KIS标准版[M].南京：南京大学出版社，2009.

[2]曹小林.用友U8 财务软件教学常见问题解析[J].商业会计,2012，(22)：113-114.

[3]葛柳燕.用友财务软件教学常见问题及解决技巧[J].财会月刊，2010，(10)：111-112.

[4]李燕.财务软件中自动转账功能的应用[J].经济师，2011，(2)：170-171.

[责任编辑：王东霞]

AnalysisofCommonProblemsinOperationofAccountingSoftware:TakingKingdeeKISStandardVersionforanExample

LI Li

(AccountingSchool,JiangsuInstituteofCommerce,Nanjing211168,Jiangsu,China)

Combined with teaching practice, this study analyzes the common operation problems of the main function module of Kingdee software——system maintenance, initialization setting, accounting treatment, payroll control, fixed assets management, the cashier management, for offering some help to those learners who intend to proficiently master the financial software.

Kingdee Software (keep it simple); financial software; problem analysis

2013-06-04

历丽(1971—)，女，江苏经贸职业技术学院会计学院副教授。

F230

：A

：1672-2604(2014)02-0013-03