高校特殊载体档案资源建设策略研究

王雅南

(四川建筑职业技术学院，四川德阳618000)

1 特殊载体档案资源建设的必要性

中华人民共和国教育部令第27 号《高等学校档案管理办法》中指出:“第二条高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。”由此决定了高校档案工作的重要性与档案资源体系的多样性［1］。

高校档案从其载体上划分，有普通档案和特殊载体档案，普通档案一般指纸质载体档案，特殊载体档案通常指除纸质载体以外的其它载体的档案，如照片、胶片、磁盘、磁带、光盘、软盘及实物。高校常见的特殊载体档案主要有:照片档案、视频档案、声像档案、光盘档案、口述档案、实物档案等。它是高校档案资源体系不可缺或的组成部分。

特殊载体档案是高校档案的一个重要组成部分，它同样具有原始记录性这一档案的本质属性。它具有客观、形象和真实的特点，能生动、具体地再现学校教学、科研及各方面工作成果，真实记录学校各个时期的发展面貌，具有重要的查证作用和历史参考价值。然而目前，包括四川建筑职业技术学院在内的许多高校，对普通档案的收集、整理、保管、利用及数字化建设有了很大的成效，但是对于特殊载体档案的管理非常薄弱，如四川建院，对此基本上没有涉及。因此，必须进行照片档案、视频档案、声像档案、光盘档案、口述档案、实物档案等特殊载体档案的收集、整理，加工，建立各类特殊载体档案数据库，才能使学院档案馆馆藏资源建设得以完善。由于档案的原始属性、收集归档的及时性、资源建设的全面性、连续性与完整性，确定了特殊载体档案资源数据库建设的紧迫性与必要性。

2 特殊载体档案资源建设目标与原则

2.1 特殊载体档案资源建设目标

通过对各类特殊载体档案的征集、整理，加工，著录，建立起六个数据库:照片档案数据库;视频档案数据库;声像档案数据库;光盘档案数据库;口述档案数据库;实物档案数据库。

2.2 合法性规范性原则

首先特殊载体档案资源建设，必须符合国家档案管理相关法律法规;其次，行为规范，要有标准可依。如，中化人民共和国国家标准、国家档案行业标准、本馆根据国家相关标准制定的技术规范及管理实施细则等，如《四川建筑职业技术学院特殊载体档案管理实施办法》。各种特殊载体的档案严格按照档案行政主管部门及行业主管部门制定的相关业务规范标准进行规范管理，如，国家标准:照片档案管理规范(GB/T 11821 －2002 代替GBT11821 －1989)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894—2002;中华人民共和国档案行业标准:磁性载体档案管理与保护规范 DA/T15 －1995、档案缩微品保管规范DA/T 21 －1999，确保档案质量。使档案资源建设科学化、标准化、规范化进行。

2.3 主动性开发原则

照片档案、视频档案、声像档案、光盘档案、口述档案、实物档案这些特殊载体档案，在高校各系部的年度归档中往往被忽视，兼职档案员不会主动将其移交到档案馆，这类档案依靠接收是不够的，主要还是靠征集，这就需要档案馆主动到系部去收集归档范围的特殊载体档案，到离退休老同志住所去征集历史照片、实物档案等，甚至是拍摄照片、录音、录像。

2.4 类型多样性原则

一个重大事件如学院新系的成立，建院大庆活动，学院历届党代会的召开，有影响的教学、科研成果的嘉奖、教学、科研基地的挂牌，等等，其过程中产生的档案远远不止传统的纸质档案，还包括了各种载体的特殊档案，如实物、照片、视频、光盘等。口述档案在弥补校史档案空白中，起着重要的作用。

2.5 系统化原则

只有能全面反映学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录，才是系统化的档案资源，才能够在若干年后，真实地还原当时的事件。试想，几十年甚至上百年后，过眼云烟，斯人已去，靠什么来还原当年的事件，当然是这些完整准确，系统化的档案了。

2.6 安全维护原则

特殊载体档案要有特殊的保护环境，如磁性载体档案要进入防磁柜，要进行检测和维护，实物档案需要养护维修等，要严格执行各类载体的保管条件，凡不能备份的档案，都是“孤本”，一旦人为或自然损毁都是不可挽回的损失。

2.7 效益性原则

在充分调研的基础上，选择最优化的特殊载体档案资源建设方案，包括选择最优的工作流程、最科学的技术手段、最规范的整理加工行为和最合理的设施设备等。

3 特殊载体档案资源建设内容

3.1 制定技术规范

为了规范、科学、合理、与时俱进地进行特殊载体档案资源建设，档案馆要结合本馆实际，参照国家标准或档案行业标准，制订出本单位档案馆的特殊载体档案资源建设技术规范或管理办法。如，《四川建筑职业技术学院特殊载体档案管理实施办法》《四川建筑职业技术学院电子档案管理实施办法》。

3.2 配备必需的设施设备

特殊载体档案资源建设必备的软件、硬件设备是其前提条件。软件主要包括网络、电脑等自动化、网络化的操作系统软件、防毒、杀毒软件、档案管理系统软件、磁性档案检测软件等;必备的硬件主要包括:服务器、工作站、数字化档案存储设备、照片扫描仪器、照相仪器、摄像仪器、打印仪器等。如:自动化网络化信息化管理的档案管理系统服务器、数据库服务器、计算机、磁盘、移动硬盘、平板彩色高速扫描仪，录音笔、高清数码摄像机、高清数码照相机、彩色打印机等，保障特殊载体档案资源建设和数据库的正常运行［2］。

3.3 基本内容与流程

特殊载体档案资源建设的内容与主要工作环节有:①照片档案的征收、拍摄制作、修复、翻拍、整理、扫描、加工、录入数据、构建数据库。②视频档案的征收、摄像制作、检测、整理、加工、录入数据、构建数据库。③声像档案的征收、检测、整理、加工、录入数据、构建数据库。④光盘档案的收集、检测、整理、加工、录入数据、构建数据库。⑤口述档案的录制、收集、检测、整理、加工、录入数据、构建数据库。⑥实物档案的征收、修复、仿品制作、整理、加工、录入数据、构建数据库。

4 特殊载体档案资源建设阶段划分与进度

4.1 第一阶段

调研、设备购置阶段。是特殊载体档案资源建设的前提和基础，包括特殊载体档案资源建设必须的软件、硬件设施设备的调研和采购，要落到实处，按采购程序和规章办事，根据实际情况确定完成期限。

4.2 第二阶段

调研、征集阶段。是特殊载体档案资源建设的难点，实地调查研究，接收、征集、制作照片档案、视频档案、声像档案、光盘档案、口述档案、实物档案等特殊载体档案资源。由于这类档案学院现存的极少，需要进行大量的调研与征收，甚至通过拍照(如基建档案)、摄影(如重大活动档案)、录制(如口述档案)来获取档案资源。接收、征集，是特殊载体资源建设的一个长期、日常性的工作，根据实际情况确定阶段性的完成期限。

4.3 第三阶段

加工整理阶段。是特殊载体档案资源建设的主要环节和任务。主要是修复(如破旧的实物档案)、翻拍(如模糊的老照片)、制作赝品(如需珍藏的实物档案)以及对磁性载体档案即电子照片、视频档案、声像档案、光盘档案进行检测，认证其是否达到归档要求。然后归类整理归档。

4.4 第四阶段

构建数据库阶段。从特殊载体档案的分类整理，录入信息、目录建库，数据挂接、建立索引、入库验收到检索利用，各个环节落实到人头，专人负责，分工协作，行为规范，遵守技术规则，保证数据的数量与质量符合要求。人头管理，规定完成的数量、质量与时间。

4.5 第五阶段

数据库数据核查、验收阶段，是特殊载体档案资源建设的重点和关键。对数据的录入、著录、挂接、关联等进行认真仔细的校对、检查和验收、审核，层层把关，对不合格的数据进行修改、补充或重录，确保纸质档案与数字化档案的一致性、完整性、准确性、关联性、合法性、规范性、安全性。根据实际情况确定完成期限。

4.6 第六阶段

资源建设成果管理、利用阶段，加强系统化的特殊载体档案的维护和管理，经验收合格的完整数据及时进行多套备份，异地保存。确保特殊载体实体和数据的安全、完整和长期可用;特殊载体档案信息资源数据库，是其资源系统建设的目的，也是高效利用及档案信息服务的起点。

［1］教育部，国家档案局. 高等学校档案管理办法［Z］.中华人民共和国教育部令第 27 号. 2008.8.20

［2］王雅南.抓住机遇，以评促建，以评促改，以评促管——以四川建院档案工作规范化管理为例［J］. 科技视界，2013(36):219，257.