高职院校系部教务秘书的工作探讨

唐奕，邓跃飞

（九江职业技术学院，江西九江 332007）

高职院校系部教务秘书的工作探讨

唐奕，邓跃飞

（九江职业技术学院，江西九江 332007）

高职院校系部教务秘书是基层教务管理系统中的一个重要角色，在日常教学管理中起着重要的作用。这篇文章浅析了高职院校系部教务秘书的角色定位、工作特点以及应具备的素质和工作能力，并就如何更好地做好教务秘书的本职工作进行了探讨。

高职院校；教务秘书；职能；素质

教学工作是学校的中心工作，而系部教务秘书作为学校基层教学管理的参与者，是学校教学管理队伍中的组成部分，对保证教学秩序的正常运行和提高教学质量起着重要的作用。本文就如何做好高职院校系部教务秘书工作进行探讨。

一、教务秘书在教学管理中的位置

高职院校教学秘书工作是反映学校教师精神面貌和工作状态的重要窗口，是联系教师和学生的桥梁，也是高职院校落实管理育人、服务育人功能的重要岗位。

首先，教务秘书是组织者和管理者。在教务处和各个系部所有教学工作的连接当中，教务秘书是教务处对各系部日常教学工作进行组织、管理的联络人，是任务的主要传达者和具体执行者。系部主任是各项工作的负责人，工作一般是决策性、统筹性、全局性的，而面向广大师生的、具体的日常实际工作却需要教务秘书直接管理和完成。教务秘书的基本职责就是从事日常的教学管理，协助领导完成相关的工作，维持正常的教学秩序。工作范围涉及面广，从课程教学大纲、计划的制定执行，教师授课计划表的验收上交，排调（代）课，核算教师工作量，统计教师教研成果，教学档案的归类，各类教学通知的下达，以及每学期协助教务处进行期中教学质量检查等等，教务秘书都得直接参与。在教务系统的各项工作中，学生对任课老师课堂教学效果的收集和反馈、各类成绩汇总、考务管理、考证管理、实习材料收交归档、毕业生资格审查等等，这都决定了教务秘书必须面对各种事务，而且一旦发现问题必须及时处理。

其次，教务秘书是服务者。可以说，服务性是教务秘书最根本的工作属性。一是要服务于领导，给领导当好参谋和助手，协助组织、管理好具体教学事务，为系部领导的决策提供必要的数据依据和建议。同时，作为一线的教学管理人员，教务秘书掌握着包括教师的教学、科研、学生考试成绩等在内的第一手资料，对师生的意见、要求以及现状最为了解，这就需要将相关的信息进行汇总并及时反馈给系部主任，使领导能够全面了解情况，作出正确判断和决策。二是要服务于教师，为教师提供工作上的便利和帮助，例如教材的选用与征订、调（代）课调整、考试的安排与实施等，同时将教师的工作建议和遇到的困难及时汇总、反馈给领导，以寻求解决办法。三是要服务于学生，为学生提供及时的教学动态和学习信息。如每学期的课程安排、学生成绩汇总、学籍管理、各类考证等等，主动为师生着想，给予学生帮助和引导。

最后，教务秘书还是协调者。教务秘书是连接院系之间、教师之间、师生之间教学活动的纽带，具有上传下达、协调左右、沟通信息和改善关系的作用。教务秘书要准确领会领导的工作要求，及时传达给师生，同时也要及时向院、系领导和教学部门反馈教学计划的实施情况和师生们的建议，使领导和教务部门对教学实施过程中出现的情况和问题能够作出相应的调整。此外，在教学过程中经常会出现一些问题，比如实践教学场地的落实、教材版本的选用等，有可能会影响正常的教学秩序，这都需要教务秘书及时协调处理，以确保教学计划的顺利实施。由于工作的需要，教务秘书还要经常与学校教务处、人事处等职能部门联系、协调，如课程调整、教室调整、教师工作量审核、了解其他部门对本系部教学工作的意见反馈等。

二、教务秘书应具备的基本素质和工作能力

要做好本职工作，教务秘书必须全面提升自己的基本素质和业务能力。

1.认真的态度。教务秘书的工作繁杂琐碎，比如教师教案、授课计划表等材料的归档，教师工作量核算，考务工作，学生成绩管理等。如果粗心大意，不认真，造成哪怕是一点小小的错误，都会给教师和学生带来麻烦，影响正常的教学秩序。做教务工作只有认真，本着一丝不苟的态度，才能够胜任这个工作。

2.良好的心态。教务秘书每天的工作会接触很多老师和学生，要不厌其烦地跟他们解释例行工作，如果再遇到教师和学生不理解和误解的事情，难免会产生暴躁的情绪。这时，就要保持冷静，要耐心解释，避免与教师和学生之间产生正面冲突，要会调整自己的心态，使自己永远保持乐观向上的精神，踏实做好每一件事。

3.熟练的业务。教务秘书要熟悉本部门的详细情况，清楚院系人才培养方案的内容和特点、课程体系设置的原则和主要课程的内容。另外，现在高职院校大多实行信息化教务管理，这就要求教务秘书必须具备较强的计算机和网络技术运用能力。

4.良好的协调能力。在日常的教学管理中，教务秘书要具备办公室人员特有的协调沟通能力，注意工作的方式方法，调协工作中不同的矛盾冲突。

5.主动性和灵活性。优秀的教务秘书要充分发挥自己的主观能动性，到什么时候该做什么事，要做到心中有数，办事不拖拉。另外，优秀的教务秘书应该做事得法，比如遇到很多教务考务工作需要同时进行的时候，应该明白哪项工作应该先做，哪项工作可以后做，灵活交替做好各项工作。总之，办事讲究方法，灵活安排每项工作。

三、如何才能做好高职院校系部教务秘书工作

1.加强学习，努力提高自身素质。一要认真学习党的路线方针政策，并自觉运用于实践。二要认真学习业务，积累丰厚的业务知识和文化功底。教务人员要充分认识学习的重要性，使自己的理论水平和业务水平适应不断变化发展的新形势，以跟上时代的步伐。

2.在工作中要提高服务意识。服务意识是指服务人员在工作中所体现出的发自内心的为他人提供热情、周到、主动服务的欲望和意识。教务人员的工作就是服务，为教学服务，为任课教师及学生服务。所以，教务人员要树立以教师、学生为本的工作思想和理念，树立全心全意为全校师生服务的意识，从原来的管理者的角色逐步转变为服务者的角色，把自己的全部热情和精力投入到服务活动中去，并认真、虚心的听取各方面的意见和建议，主动帮助教师和学生解决实际工作和学习中遇到的困难，努力使自己成为广大师生的服务员。

3.努力提升职业道德。师德是教师最重要的素质，是教师的灵魂。高尚的师德对学生的影响是潜移默化的，甚至有可能是终身受益的。教师职业道德建设作为教师队伍建设的重要内容，是教师职业达到专业化水平的基本素质要求。一名教务人员，他的责任无处不在，如果没有责任意识，就不会明白自己的职守，不会明确自己肩负的历史使命，也就办不好教育。为此，教学秘书更要增强使命感和责任感，深刻明确肩上的重任，绝不可放松对教学管理质量的要求，甘作无名英雄，兢兢业业地、脚踏实地地努力工作，不仅要热爱自己的岗位，勤于职守，还要对自己的工作尽职尽责、遵守法纪，在实践中提高分析问题和解决问题的能力。

4.踏实工作，以身作则。教学秘书的工作主要是服务性工作，很多是琐碎、枯燥的，作为教务人员在工作中要有耐心、细心，要有高尚的奉献和自我牺牲精神，在工作中要吃苦耐劳，无私奉献，做教师的楷模。教学质量是高职院校生存和发展的基础，是高校的生命线；保证和提高教育教学质量是学校永恒的主题。因此要不断进取，使学校的各项教学工作在原有的基础上不断提高。同时，每项工作任务都要认真做好记录，这样可以尽可能的减少差错。作为教务人员在工作中更要严格要求自己，保证工作的原则性、准确性和公正性，只有在工作中不断创新，不断改进，才能使教务工作做得既轻松又完美。

四、做好教务秘书还应在工作中注意的几个问题

1.摆正自己的位置。高职院校教务秘书工作起到了上令下达、下情上传的桥梁与纽带作用，要清楚自己的角色定位，工作既要主动，又不能越权处理，为部门领导的决策提供客观参考。

2.保守秘密。保守秘密是所有秘书职业必须遵守的一条重要原则和纪律，由于职务本身的特殊性，一些情况会知道得比较早，这就需要教务秘书必须要谨言慎行、保守秘密，这样才不至于引发不必要的矛盾和误会。

〔1〕李秀峰.关于高职院校系部教务秘书工作的思考［J］.科教文汇，2011，08（下旬刊）.

〔2〕贾津.高校教务秘书的岗位职责和应具备素质的探讨［J］.企业导报，2010，（04）.

〔3〕晁阳，赵晓宇.浅析高职院校系（部）教务秘书的作用和素质能力［J］.中小企业管理与科技，2009，06（上旬刊）.

Exploration on the Work of HVC Teaching－affair Secretary

Tang Yi，Deng Yuefei
（Jiujiang Vocational and Technical College，Jiujiang，Jiangxi，332007）

The department teaching－affair secretary is a key role in HVC teaching－affair management system and they are vital to the teaching management work.This paper analyses the role and the work specialties of them，and the qualities and capabilities as well.Moreover，ways of improving their work are put forwarded.

HVC；teaching－affair secretary；responsibility；quality

G717

A

1009－9522（2014）01－0012－02

2013－12－24

唐奕（1975－），女，九江职业技术学院电气工程学院教务科长，主要研究方向：教育教学管理。