浅论如何实现新时期档案管理规范化建设

于鸿雁/黑龙江省伊春市新青区档案局

浅论如何实现新时期档案管理规范化建设

于鸿雁/黑龙江省伊春市新青区档案局

由于我们处于一个信息化高速发达的新时期，所以在各种先进技术的影响下，档案管理工作发生了根本性的变化，而档案管理质量和效率的提高完全依赖于档案管理的水平，所以在这个大背景下，加强档案管理规范化建设具有极其重要的意义。本文从新时期档案管理规范化的重要性入手，分析了目前档案管理存在的不足，并进一步对新时期档案管理规范化的具体对策进行了阐述。

新时期；档案管理；规范化

在社会快速发展的情况下，对档案管理工作提出了更高的要求，目前档案管理工作规范化和标准化则成为管理工作的重点，这对于提高档案管理工作的效率和质量也将起到积极的意义。当前我们处于社会发展的一个新时期，科学技术得以迅速的发展，这就要求档案管理工作要与时俱进，与当前的新形势适应，利用先进的科学技术和方法，来确保档案管理工作向规范化、标准化和现代化的方向发展。但目前在我国档案管理工作中，由于长期以来管理理念作用下，无论是对档案管理工作的重视度、人员素质还是基础设施和管理手段等于落后的状态下，这在很大程度上制约了我国档案管理工作规范化的进程，所以为了使档案管理工作与现代化的建设工作相一致，则需要努力提高档案管理规范化的水平。

一、新时期档案管理规范化的重要性

档案是一个单位在社会实践活动中各种信息的积累，单位要想发展，档案是其所需要信息的重要来源，所以对于一个单位来讲，档案是其重要的无形资产，可以为单位在经营活动中各项决策提供科学的依据。而当前社会处于飞速发展时期，人们对档案管理工作的重视程度不断提高，也对档案管理工作提出了更高的要求，需要其与当前现代化和信息化的建设工作相一致，所以规范档案工作的管理，使其管理工作更标准，这样不仅有利于使用者查找和利用方便，同时也可以在单位在发展过程收集大量的信息资源，充分发挥档案的功能性，从而推动社会的快速进步。

二、目前档案管理存在的不足

1.档案管理观念落后，重视不够。由于长期以来对档案管理工作都处于忽视的状态，这首先在观念上就使管理人员受到了一定的束缚，认识不到自己工作的重要性，觉得自己就是一个管理员，做好档案的收集、整理工作即好，对工作缺乏热情，松懈、安于现状的思想严重，这就导致在工作中缺乏创新意识，无法为单位发展过程中所需要的信息资源进行及时提供。其次，管理人员对档案管理工作存在着自卑的心理。由于单位领导对档案管理工作不重视，这就导致工作人员觉得自己的工作可有可无，没有价值体现，长期以往，则会导致自卑心理的产生。这些问题都不同程度的影响了档案管理工作规范化建设工作的开展。

2.档案管理人员素质有待提高。档案管理人员要具有强烈的事业心，热爱本职工作，还要有无私奉献的精神，忠于自己的职业操守，不断的适应档案管理工作对人员素质的要求，在新时期不断的强化自己的专业知识，从而保证档案工作的顺利开展，确保档案工作的服务质量。但在当前档案管理人员的素质普遍偏低，由于对档案管理工作重视度不够，所以从事档案管理工作的人员多数都为年龄较大、兼职和新调进来的人员，这些人员基本都没有经过专业的学习，所以不仅使档案管理工作的质量无法保证，工作效率和水平也受到严重的影响，再加之档案管理人员薪资待遇较低，人员流动性较大，导致档案管理规范化建设工作难以开展。

3.管理技术手段落后，设施陈旧。同样由于对档案工作的重视不足，财力投入偏少，使得陈旧的档案管理的设施得不到更新，基础设备缺乏，很多档案室存在到不到规定的安全指标，建设不规范、不标准，严重阻碍了档案管理现代化的建设。我国大多数单位的档案室的管理技术和手段落后，依然停留在传统的手工工作方式，跟不上科学技术手段的不断更新，没有对档案工作信息开发和编研的意识。有些档案室随配置先进设施，管理人员却不利用，使其搁置成为摆设，先进的管理技术也就流于形势，没有实际的操作和利用，因而造成人力、物力和财力资源的极大浪费。这种现象严重制约着新时代档案管理规范化的进程。

三、新时期档案管理规范化的对策

1.完善制度，进一步规范档案管理。目前我国的档案管理制度存在不健全、管理体系落后的不足。完善的档案制度，增加档案管理的有序性，可以有效地提高档案管理的规范化建设。建立健全分管领导职责的制度、档案人员岗位责任制、兼职档案员工责任制、档案整理归档制度、档案借阅保密制度、档案鉴定销毁制度、档案库房管理制度、档案安全制度等。各项档案规章制度的条文应简明而严密，便于执行，并在实践中认真加以总结，不断改善和充实。使档案管理的各项工作有据可查、有章可循。有效的档案管理制度，即可以利用最小的人力、财力、物力将档案室管理得井井有条，提高档案管理工作的效率。

2.提高档案管理人员的综合素质。档案工作作为经济发展和社会建设过程中的重要组成部分，对档案从业人员自身的职业道德有严格的规范，档案事业的健康发展，需要档案工作人员各方面综合素质的不断提高，档案人员职业素质的提升对档案服务工作业务能力的提高起到了积极的作用。目前我国的档案工作已从注重档案的实体管理开始向档案的开发利用转变，对档案内容的利用，使档案工作的社会价值得以很好的体现，同时也是衡量档案管理工作的标准，所以档案管理人员需要认识到档案开发利用工作的重要性，打破传统的理念，使自己在本职工作的基础上勇于创新，增强自身的责任感和使命感，加强对先进技术的学习和利用，同时还要加强服务意识，提高服务水平，从而把档案管理工作落实到实处，使档案工作真正的服务于社会，服务于人民。

3.明确管理人员职责，确保档案安全。确保档案的完整和安全是档案管理人员的职责。这既是档案保管的基本任务也是目的。自觉贯彻《档案法》和各项有关规章制度，严格执行保密规定，认真做好档案室的安全保卫工作。同时档案保管工作要做到“三不”：不丢、不坏、不乱。档案保管的工作是艰巨的，同时也是光荣的，档案管理人员要明确自己的职责，严格遵守岗位责任制，确保档案的安全和完整，以保证档案管理规范化的进程。

4.强化档案信息化，发挥档案信息功能。随着时代的不断发展，社会信息化程度越来越高。要求档案工作也实现信息化的管理。档案管理的信息化有利于档案管理规范化、现代化水平的建设，有效发挥档案的信息功能。因此要加大对档案工作的资金投入，增加档案室的硬件设备，引进和学习国内外先进的档案管理的程序和设备。

四、结束语

在当前新形势下，档案管理人员需要加快观念的改变，走出以前管理理念的误区，加大对档案管理工作的重视度，使各项管理制度得到不断完善，加强自身专业知识的学习，提高综合素质，单位应加大对档案管理工作的投入力度，加强基础设施建设，使档案的功能性得到有效的发挥，推动档案管理工作向规范化和标准化发展的进程。

[1]蔡金艳.论档案管理的规范化[J].齐齐哈尔大学学报,2008(01).

[2]张萍.论档案管理规范化建设[J].人力资源管理,2012(03).

[3]彭利军.不断改革创新促使档案管理规范化现代化[J].衡阳通讯,2008(04).