如何实现档案管理现代化

王国晶/黑龙江省伊春市新青区档案局

如何实现档案管理现代化

王国晶/黑龙江省伊春市新青区档案局

当前社会处于快速发展阶段，而且在各种新技术的冲击下，各行各业管理方式都发生了较大的变化。档案作为社会实践活动中生成的信息，对于当前经济的发展和社会的进步都具有极其重要的作用，所以需要提高档案管理现代化水平，从而使档案真正发挥其功能性。本文从实现档案管理信息现代化的意义入手，分析了档案管理现代化中存在的问题，并进一步对实现档案管理现代化的措施进行了阐述。

档案；现代化；管理

在社会的不断发展过程中，个人或组织从事社会实践活动所生成的信息即是档案，而且记录的信息较为清晰、准确和完整，不仅可以作为企业决策的重要依据，而且也可以作为科学研究中的重要资料，在社会发展过程中发挥着非常重要的意义。但在管理过程中，对档案的安全性、有序性和完整性要求较高，所以需要加强其管理水平，特别是在当前信息化社会中，更需要有效的利用各种先进的信息技术在档案管理工作中，从而实现档案管理的现代化和自动化。

一、实现档案管理信息现代化的意义

长期以来我国的档案管理工作一直得不到重视，导致这种情况出现的原因较多，但大致有以下几个方面：

其一，档案管理工作复杂，而且时间跨度大，需要具有持续性，这就对档案管理人员具有较高的要求，但在实际工作中，管理人员业务能力较差，工作效率低下，而且对先进的管理方法不了解，所以就导致无法及时、准确的为需要者提供档案信息服务。

其二，在传统的档案管理模式中，工作方式多以手工为主，而且管理人员服务意识较差，不能及时对用户的需求进行掌握，这就导致工作中只能是机械式的为用户提供所需资源，工作效率较低，服务方式单一。

其三，传统档案管理中将档案信息定为保密性质，这样就使档案处于封闭式的管理状态下，使档案信息资源的价值得不到发挥，人们由于对档案部分不了解，也不会重视，这就导致档案的经济价值和社会价值无法有效的体现出现。

这些问题的存在都严重的制约了档案管理现代化的进程。随着科学技术的发展，国家对档案管理工作进行了统一的规划组织，利用计算机、网络技术和信息技术来对已有档案资源的管理模式进行转换，使之从信息实体对象向数字化之后的信息资源对象转化，实现档案信息向现代化、信息化和网络化的方向发展。使档案管理工作从封闭状态下走出来，使人们足不出户就可以随时获取自己所需要的信息，实现信息的共享。目前信息网络已基本实现了全面的覆盖，这就需要档案管理工作需要加强对新技术的应用水平，管理人员也应强化自身网络技术知识，推动档案管理信息化的实现，使档案能够真正为人们提供优质高效的服务。

二、档案管理现代化中存在的问题

1.档案管理现代化的意识不强。当，由于社会上对“档案”的概念和作用，知之者甚少，档案意识相当薄弱，甚至一些领导对加强档案工作的现代化认识不足，许多单位的档案工作仍然采取传统的工作方法，严重影响了档案管理的现代化进程。

2.缺乏现代化的档案管理人才。在我国档案行业中，一些专业性的人才多集中于经济发达地区，在一些经济不发达地区和偏远地区，专门的档案管理人员还比较缺乏，这样就导致我国的档案信息化建设存在着较大的差异性，在很大一部分区域档案数字化工作根本无法开展。

3.资金短缺，档案管理设备和技术相对落后，信息化程度较低。档案意识普遍较低，导致资金投入严重不足，无力购买现代化的设备，档案管理信息化程度很低，同时也造成人才引进困难，甚至人才流失。

4.基础工作太差。档案管理现代化的前提是档案基础工作的规范化、标准化。目前机关、企业、事业单位档案工作管理存在的问题是：大量的案卷质量不高，缺乏完整的检索工具。许多部门的立卷、编目、检索等，未按国家档案局制定的标准规范操作。

5.档案标准化、规范化工作有待提高。我国档案信息化建设开展的时间较短，在相应的立法规范化建设方面还处于较低的水平，无法与发达国家相比，所以导致立法工作严重滞后于档案信息化的发展，相关标准和规范无法具体的在档案信息化建设中进行应用。

三、实现档案管理现代化的措施

1.增强档案管理现代化意识，加强人才培养。

第一，增强现代化意识。在实现档案管理现代化，发展档案事业的过程中，档案工作人员要更新与我国现代化建设目标、规模和方法不相适应的思想和观念，尤其要更新依靠科技进步和科学管理的观念。建立与时代合拍的档案意识，切实转变计划经济时代形成的对档案重管理轻利用、等客上门、封闭保守等思想观念，把档案服务方式从传统的被动式服务改变为主动服务，将封闭式服务转化为开放式服务，使档案工作适应知识经济时代的需要，适应社会发展的需要。

第二，加强对人才的培养。档案工作人员在档案管理现代化实现的过程中发挥着非常重要的作用，所以加强对档案工作人员整体素质的提升是非常重要的，档案部门需要加强对工作人员专业知识和综合能力的培养，特别是当前技术更新速度较快，这就更需要档案管理工人不断更新自身的知识，从而为档案的发展做出贡献。

2.加快硬件设施建设，实现装备和技术的现代化。现代技术手段在档案管理中的应用还很不尽人意，我们要在树立档案信息资源共享意识的前提下，加快设施（设备）和技术现代化步伐，全面提高档案管理的现代化水平。要及时配备档案现代化所必有的计算机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，要充分利用现代科技，利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐。

3.重视档案管理的标准化。为防止档案管理中出现无章可循，无法可依，重复、繁杂的混乱局面，档案管理现代化首先要实现档案工作标准化，没有标准化就没有现代化管理。档案工作标准化是建立最佳档案工作秩序，取得最优经济效益和社会效益的保障，同时也是促进档案理论研究和发展的重要手段。在档案标准制定的过程中，需要在专业内取得一致的认识，为总结、提高和发展创造有利的条件和机会。同时，档案标准的制定，必须汲取相关科学知识，来充实和发展档案管理学。

4.正确处理手工操作与现代化管理的关系。从传统的档案管理模式向现代化管理模式转变过程中，不可能一一蹴而就，需要一个渐进的过程，而这转变的这个过程中，势必会存在着手工和现代化管理并存的情况，对这种情况需要我们采取充分的重视，需要我们吸收传统技术中的优点，再结合现代技术，从而使其有机的结合起来，更好的发挥档案的作用。

[1]崔仲军.提高档案管理水平的思考与对策[J].北京档案.2009（12）：26～27.

[2]晓枫.对加强档案文化建设的认识与思考[J].四川档案．2012（1）：6～7.

[3]李宏艳.档案信息化建设探析[J]．黑龙江档案.2011（4）：72.