浅析信息技术在学校档案管理中的应用

郑玉环

摘 要：随着信息技术日渐渗透到社会发展中的各个领域，智能化发展逐渐成为各行业发展的主流，学校档案管理的数字化发展更是为信息智能化提供了良好的发展空间。日趋智能化的数字化管理，使得学校档案管理在文献资源，客户服务等各方面水平都得到了有效提升。为充分挖掘学校档案的深层数据资源，学校档案管理在建设中开始引进数字信息技术。本文通过分析信息技术在数字学校档案的应用，通过分析学校档案管理传统方式的弊端与学校档案管理应用信息技术的优势，总结出在档案管理中推进信息技术的应用措施以供参考。

关键词：学校档案管理 弊端 优势 应用措施 信息技术

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1674-2117（2014）06-0084-02

1 学校档案管理传统方式的弊端

1.1 查找效率低

传统的学校档案管理工作都未能得到学校领导的重视，其实，学校档案工作对于学校发展来说是非常重要的。良好的档案管理可以让学校了解学校师生的生活和思想情况，有助于学校领导根据学校实际情况作出相应的决策。但是，目前我国许多学校都有或多或少的因素影响着其档案管理工作的发展，其中查找效率低是最为普遍的一个现状。学校传统的档案管理工作都是以卷宗的形式来开展，并且如果需要查找的话也是人工来操作，在实际工作中，由于卷宗的数量过于庞大，单纯的人工方式效率极低，再者人工寻找的方式会增大寻找的出错率，进而影响了学校档案管理的工作效率和质量。

1.2 保密性差

目前许多学校的档案工作都是人工操作的，但学校档案管理部门人员流动性较大，导致接触学校档案工作的人数就比较多，在日常档案工作管理中，就会出现许多意外事故，尤其是对于一些保密级的档案来说，其保密性就得不到有效保障。

1.3 档案的更新与保护困难

目前许多学校档案管理工作都是以卷宗的形式进行保存，随着办学时间的增加，档案室的档案卷宗势必会越来越多，一旦卷宗数量过大，就会给学校档案管理工作带来许多不变，再者卷宗都是以纸为主要材质，时间过久就会出现发霉、虫蛀、腐烂等现象，严重威胁着学校档案的管理和储存。

2 学校档案管理应用信息技术的优势

2.1 适应时代发展的需要

自党中央提出国家信息化发展任务以来，社会中的各行业领域都开始逐渐转变发展模式，加之以世界数字化进程的推动影响，我国的数字信息化发展速度进步飞快，互联网的全面普及更是从横向有力地推动了我国的数字信息化建设。从城市至乡村，日渐开始形成形式多样、规模大小不一的数据库统计管理。对于某地域数据进行集中采集处理，数字信息化的投入利用不断满足人们对于信息日渐强烈的需求。档案管理工作对于学校发展来说至关重要，并且随着我国学校现代化建设步伐的加快，传统的档案管理工作已经不能满足学校档案管理工作的要求，因此强化我国学校档案管理工作的数字化信息管理程度是适应时代发展的客观需要。

2.2 促进学校科学决策

学校日常工作的管理时刻都离不开学校领导的正确决策，在面对一些重大问题时，学校领导能不能根据学校的实际情况来进行决策关乎着学校未来发展的持久性，也关系着学校当前管理的稳定性。学校档案是领导作出决策所依据的现实基础，只有实现档案管理的信息化，使信息储存及时、有效并得到高速传递，才能为学校领导的正确决策提供信息支撑。

2.3 提升档案管理效率

现代学校档案管理工作的构建将会向着数字化模式发展，信息技术将会成为数字学校档案的主要技术力量。学校档案如果能够采用计算机科学管理，就可以避免繁重的人工工作。高效能计算机能够将复杂的信息有效的整合组织起来，这里需要特别指出的是数字化学校档案管理工作不是像一般人认为的，在一个学校档案的主页上就能实现所有的需求。数字化学校档案是有一套完整的高效的数字分析系统，能够实现学校档案资源的高效整合利用，提高学校档案管理工作的效率和质量。

2.4 实现信息资源共享

目前许多学校的档案管理工作主要是以卷宗的形式来进行的，如果需要对档案进行复制和修改，就会给学校的日常管理带来成本压力，信息资源共享更是难以实现。信息技术不仅能够降低学校档案管理的成本，还会提高学校档案管理工作的效率。数字化信息技术最本质的应用，就是通过数据分析来全方位地了解学校档案管理现有资源的利用情况，为其未来建设提供参考。这项技术能够有效地使学校档案管理资源得到较大程度的优化。

要实现信息资源共享首先应对检索记录进行分析，其次是把传统模式上的人工数据转变为电子数据记录。这样做是为了利用网络技术更加全面的分析总结数据库资源。帮助学校档案管理人员对档案信息做补充和调整，提供实际参考依据，也为大型学校档案管理工作建设提供有效的引导。

3 学校档案管理中推进信息技术应用措施

3.1 转变档案管理概念

随着我国经济的飞速发展，各种形式的数字信息载体逐渐融入人们生活，人们对于数字化信息的处理也开始变得频繁，网络的推动在数字化进程中更是起到了推波助澜的作用。我国城乡建设中，计算机在居民家庭中的普及范围扩大，人们对于数字化的信息处理能力也在潜移默化的提升。学校档案管理工作人员也应转变档案管理工作的传统概念。传统的档案管理工作由于其工作特点，都会被人们定位为费力工作，大部分人在心理层面上都有一定的抵触。随着信息化技术的引入，管理人员要更加注重学校档案管理工作的安全性和保密性，强化学校档案管理的信息化意识，并且从档案管理的基层人员到领导者都要充分认识到档案管理工作的重要性，要逐渐树立高质量现代化管理理念，保证学校档案管理工作的规范化发展。

3.2 加大资金投入引进先进的软硬件设备

学校和政府都应加大对档案管理工作的资金投入，尤其是对于学校档案管理数据库建设以及网络共享平台的建设等方面，建立完善的数据传递系统，以及信息共享平台，以保证学校档案管理信息能够实现无障碍传递和共享。利用先进的软硬件设备，强化学校档案管理工作的个性化服务，所谓的档案管理的个性化服务。主要是在对数据进行挖掘的同时体现出对数据处理的智能化，如关联资源的挖掘。关联挖掘也是个性化服务的主要组成部分。再者就是对于网络电子档案的智能化调取，这也是个性化服务的体现。endprint

3.3 提高档案工作者的素质

随着信息化档案管理工作的发展，档案管理工作者的素质会直接影响到学校档案管理工作信息化推广的效率和质量，因此必须要强化档案工作者的素质。现代化学校档案管理人员不仅要具备扎实的理论知识，还要熟练地掌握计算机以及网络技术，促进学校档案工作的数字化实现，同时还要建立后期培训机制，保证档案管理人员的技术能够跟上信息化技术发展的速度。

3.4 构建云计算信息处理平台

云技术是一种具备大量且可扩充的与IT相关能力的技术，通过网络技术并以服务的方式提供给用户，云技术可以细化为云计算和云服务两大部分。云计算更侧重于IT方面，通过虚拟化和自动化技术，创造出更多计算机运算资源。而云服务则是利用虚拟的形式，将信息技术包括运算、储存以及宽带，以服务的形式通过网络提供给用户。基于云计算的区域范围内信息资源共享的云服务管理，要围绕着基础设施以及基础平台来建设，最大程度地规范本地信息资源的建设，利用公共云、私有云以及混合云等多种平台来开展信息资源共享服务，利用各个平台的交互使用实现资源的最大程度共享。可以根据学校档案管理的工作重点，将部分重要档案和保密级别较高的档案上传到学校的公共云里，便于档案的长久管理和保存。

4 结语

在我国信息化建设进程的推进过程中，以网络计算机技术为平台的数据处理技术将会得到更为广泛的应用，这为社会各领域工作效率和质量的提升创造了良好的发展契机。同时，在网络计算机技术构建的平台上，多种类型的数字资料都会得到极大的丰富与完善，这也将会为人们提供更多的信息化建设资源，使得我国信息化建设发展与云计算应用形成良好的循环发展模式。学校档案管理工作中，数据的处理是重要环节，因此强化学校档案管理中信息技术的应用至关重要。我们要基于现有的水平，不断创新学校档案管理策略，开创学校档案管理的新时代。

（莆田市第五中学，福建 莆田 351100）

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