高校接待工作再思考的三个维度：属性、路径、制度

付岩志，胡新晶，隋佳桐

(山东大学学校办公室，济南 250100)

高校接待工作再思考的三个维度：属性、路径、制度

付岩志，胡新晶，隋佳桐

(山东大学学校办公室，济南 250100)

高校接待工作是高校行政事务的重要组成部分，虽然由具体个人承担和完成，但本质上是一种组织行为，个人受组织委托为达到组织目标而开展工作。这要求高校接待工作根本任务必须与组织根本任务相一致，为达到组织的根本任务、实现组织利益的最大化提供服务。高校接待工作改革路径具体表现为六个转变：从对接待工作一般化认识向科学化认识转变、从经验性接待向系统性接待转变、从粗放化接待向精细化接待转变、从被动式接待向主动式接待转变、从行政化接待向特色化接待转变、从隐秘化接待向公开化接待转变。高校接待工作制度建设要系统总结建国以来接待工作制度建设的历史过程，努力形成具有严密性、综合性的接待工作制度体系，通过明确责任、突出重点、信息公开抓好制度的监督落实。

接待工作；组织属性；改革；制度

中共中央政治局做出关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定之后，中央陆续推出以厉行节约反对浪费为总要求的一系列实施细则、条例、管理规定、意见等。对于高校接待工作来说，不仅要认真贯彻中央文件精神，切实改变工作方法、实现工作转型，更要把它作为深入思考接待工作本质属性、准确把握接待工作自身规律、全面推进接待工作改革创新的重要契机，使高校接待工作走上科学化、制度化发展轨道。

一、高校接待工作的组织属性及其根本任务

接待工作是组织为建立、维护、巩固、发展与外界的联系而进行的沟通、接洽、招待等活动。接待工作虽然由具体个人承担和完成，但它本质上是一种组织行为，个人受组织委托为达到组织目标而开展工作。“接待工作要依据党和国家的政策法规，根据组织纪律制度进行接待安排。”[1]高校接待工作亦是如此。高校接待工作是高校行政事务的重要组成部分，通过合理调动校内外各种资源，为来校从事出席会议、考察调研、执行任务、学习交流、检查指导等公务活动的专家或领导提供接待与服务。

高校接待工作的组织属性，决定了高校接待工作根本任务必须与组织根本任务相一致，为达到组织的根本任务提供服务。因此，高校接待工作的根本任务在于：通过广泛、深入地对外联系，加强学校与外界政治、经济、文化、学术等方面交流，使学校的对外交往更加通畅、更加有效，从而在长远意义上促进学校的发展。同时，高校接待工作的组织属性，决定了接待工作者在调动接待资源、达到接待目标时不能掺杂私人因素，必须公私分明、界限清楚，必须把勤俭接待观念贯穿工作始终，不断降低接待成本，提高接待效益，实现组织利益的最大化。

二、高校接待工作面临的新形势及其改革路径

高校发展不是封闭的、孤立的、自足的，而是开放的、系统的、协作的，高校与政府、与企事业单位、与科研院所以及高校之间的联系越来越紧密。在多年的工作实践中，高校接待工作联系内外、沟通上下、协调左右，在调动多部门力量完成重大接待任务、灵活机动地处理具体接待任务中的突发情况、构建方便快捷的外联网络等方面积累了许多宝贵经验，在保障组织与组织、组织与个人之间的联络交往方面发挥了不可替代的作用，接待工作者也被称为学校的“第一窗口、第一面孔、第一环境”。

但不可否认的是，高校接待工作还存在一些问题，有些还是比较普遍的问题。比如，在“礼多人不怪”等传统思维的影响下，为了达到接待对象的满意而尽可能多地投入接待成本，造成超标准接待；在追新求异观念的影响下，片面追求接待形式上的翻空出奇，忽略了接待的内容和实质，造成形式主义接待；有时不能抵抗不正之风侵扰，还有公私“兼顾”、假公济私的情况，形成了超范围接待，等等。这些现象使接待工作饱受诟病和非议。中央八项规定出台之后，社会对接待工作的关注度持续升高，甚至成为聚焦中心，又出现了接待工作者不知所措，采取不接待或尽量少接待的办法来应对的现象[2]，把握正常接待与非正常接待的界限成为难题。造成以上问题的原因很多，如制度缺位、管理不严、监督不力等[3]，但接待工作的组织属性被遮蔽、非组织因素掺杂到接待工作中来是其中很重要的原因。

做好新形势下的接待工作，必须全面吸收借鉴传统接待工作的经验教训，推动接待工作的改革创新，在科学性、系统性、规范性、谋划性、特色性、公开性上下功夫。具体来说，要沿循“六个转变”的路径展开。

(一)从对接待工作一般化认识向科学化认识转变

当前，对高校接待工作有三个层面的认识，分别是“物”的层面、“事”的层面和“理”的层面。第一个层面突出接待工作的物质属性，把它等同于迎来送往、端茶倒水、饮食起居、吃喝陪同等；第二个层面突出接待工作的服务属性，以领导满意、来宾满意为目标，尽职尽责地为接待对象提供服务；第三个层面突出接待工作的组织属性，把接待工作作为组织行为，接待工作要为组织对组织、组织对个人的联系服务，最终指向实现组织发展目标，迎来送往、食宿安排等只是服务组织发展目标的具象化表现。

第一个层面将接待工作简单化、表面化、庸俗化，极易造成对接待工作的扭曲和误解；第二个层面则将目光集中于具体事务上，虽然可以完成上级交付的接待任务，但缺乏对接待工作的深度反思与理性自省。第三个层面把握了接待工作的本质，只有以这种认识为基本的判断标准，才能厘清接待工作中的是非曲直，接待工作也才能真正回归自身。任何事物都是在与其他事物比较中存在，在与其他事物联系中发展。建立并维护与外界的联系，从外界汲取学校发展的资源，是高校自身生存发展的需要。高校接待工作可以拓展办学空间、发掘办学资源、改善办学环境、扩大办学影响，承担了为学校“推开一扇门、打开一扇窗”的任务和要求。接待工作做好了，就可以为学校发展起到重要的推动作用；接待工作做不好，就直接影响高校的对外联系，从而损害学校的根本利益。因此，必须把对接待工作的一般化认识提升到科学化认识。

(二)从经验性接待向系统性接待转变

高校接待工作积累了丰富经验，形成了一套固定做法，这也造成在推进工作时，多是依循已有的经验完成任务，在更大范围、更宽领域里的系统化创新不够。要用系统的观点对接待工作进行整体分析。

首先要全面抓好接待工作内部的系统化。从接待要素上看，接待工作由接待主体、接待客体、接待目标、接待内容、接待方式、接待类型等要素构成[4]，要对各要素进行整体安排和通盘考虑，使它们形成严密勾连、有机衔接，达到最佳效果。从接待过程来看，要认真做到事前准备、事中实施、事后总结，周到细致地做好接待链条上的各个环节，最后通过全面总结，积累成功经验，提升工作水平。

同时，要切实抓好接待工作外部的系统化，找准接待工作在学校发展大局中的定位，统筹接待工作与其他行政事务工作，统筹接待工作与学校的人才培养、科学研究、社会服务等中心任务，统筹接待工作与高等教育改革发展的总体趋势和阶段性特征，唱好同一首歌，下好同一盘棋，实现接待工作与学校中心任务的精准对接，与高等教育事业的同频共振。

(三)从粗放化接待向精细化接待转变

高校接待工作的粗放性表现在以下方面：有的为了达到接待效果，不考虑接待成本；有的没有严格执行接待标准，随意性比较强；有的接待制度不够健全；有的有了接待制度却没有很好执行等。精细化管理更加注重规范，更加注重成本，更加注重效益，更加注重监督。接待工作中，要关注细节，把每个步骤、每个细节都做到精益求精，实现精细管理的效果和作用。要落实管理责任，将管理责任具体化、明确化，相关部门和人员都有相应职责与任务，形成权责明晰、可追溯、可问责的管理体系。要坚持勤俭节约、从严控制原则，接待工作中所有函件、申请、票据、财物支出等都要做到登记清楚、账目清晰，实现经费使用全过程监督，最大限度地降低接待费用。

(四)从被动式接待向主动式接待转变

高校接待工作任务繁重，工作人员往往遵循领受任务、完成任务的思路开展工作，没有更多的时间进行考虑和谋划，苦劳多于功劳，充满疲劳。要改变被动领受任务的状况，眼睛向外，积极地策划接待、组织接待、安排接待。要紧紧围绕大局、时时聚焦大局、处处服务大局，把工作放在大局中去思考、定位、摆布，主动围绕学校的中心任务策划接待任务，在接待校外团体或个人来访的同时主动展开对外联络。比如，在学校发展的特定时间邀请特定对象来访；再如，与地方政府主动沟通，建立定期交流的沟通机制，研究解决校地合作中的问题。这就要求接待工作者拓宽视野，多渠道了解与高校关系密切的社会各界动向，了解各级党政部门的工作动态，及时调整接待工作的策略和重点，变被动承担接待为主动谋划接待。

(五)从行政化接待向特色化接待转变

高等学校的行政化使得高校接待工作不可避免地带有了行政化特点，比如参照党政机关的程序、方法、标准安排高校接待工作，没有彰显接待工作的高校特色。高校本身是教育文化单位，高校接待工作必须体现高校的文化内涵，实现高校接待工作与高校文化建设的双向渗透。一方面，接待工作利用文化建设的成果，比如，在座谈交流时要注意宣传学校的文化传统、历史名人、学术名家、逸闻趣事等，充分发挥专家学者的“名人效应”[5]，让接待对象比较准确地把握高校的文化精髓与核心气质；另一方面，接待工作与校外专家、学者、社会名人等有大量接触机会，他们在学校的一举一动、一言一行都能给学校留下特有印记，对这些素材的积累可以丰富高校文化建设内容，助推高校文化建设。因此，高校接待工作必须散发出浓厚的学术味、书香气，充分体现出高校在人才培养、科学研究和学术交流等方面的特色。

(六)从隐秘化接待向公开化接待转变

长期以来，高校并未将接待工作纳入信息公开的范围，普通民众无从得知接待工作的确切详情。有的接待工作者按照接待工作纪律，不该说的不说，不该问的不问，客观上给人讳莫如深的印象。这些都会造成人们对接待工作的误解。正是这种信息交流的阻隔形成了接待工作的隐秘化。随着中央八项规定的出台，要改变接待工作隐秘化倾向，借助学校信息公开平台，采取主动公开、依申请逐步在学校内部公开或面向社会公开等方式，公开接待工作各个环节，特别是关于帐目、人员等公众聚焦的内容，让每次接待都在阳光下运行，以公开的办法回应传闻、赢得理解、加强监督。

三、全面推进高校接待工作制度建设

制度问题带有根本性、全局性和长期性。在工作实践中，针对接待工作制定出台过一些制度，但其实际效果不尽相同，有的效果较好，有的效果一般。这需要进行认真分析，加强制度建设，推进制度创新，努力健全接待工作制度体系与制度环境。

(一)制度建设需要总结历史

要系统总结建国以来接待工作制度建设的历史过程。建国之初，国家主要围绕确定接待标准、是否收取费用、确定浪费的界限、机关招待所管理体制等问题进行调查研究、征求意见，做出相关规定。[6]1955年，国务院机关事务管理局征求部分省市对统一招待标准和收费办法的意见。1957年，国务院发布《关于国家机关各接待单位实行收费的通知》。1961年，第三次全国招待工作会议对出差旅费开支、会议费开支等规定进行了修订，拟定了《国务院关于对内招待工作的暂行规定》。1962年，国务院发布《关于对内招待工作的规定》。这个《规定》对接待工作中的一些基本问题做出了明确界定，标志着接待工作制度建设的初步成熟。20世纪80年代以来，接待工作制度建设主要围绕坚持勤俭节约反对铺张浪费的主旋律展开。1988年，国管局召开全国政府部门对内接待工作会议，主题即是“解决对内接待工作中浪费大、标准高这个带全局性的问题”[7]。1997年，中央、国务院发布《关于党政机关厉行节约制止奢侈浪费行为的若干规定》。2001年，中办、国办下发《关于在国内公务接待工作中切实做到勤俭节约的通知》。2006年，中办、国办下发《党政机关国内公务接待管理规定》。2012年以来，中央推出《关于改进工作风、密切联系群众的八项规定》、《贯彻落实〈十八届中央政治局关于改进工作风、密切联系群众的八项规定〉实施细则》、《党政机关厉行节约反对浪费条例》、《党政机关国内公务接待管理规定》、《关于厉行节约反对食品浪费的意见》等等，文件数量之多、内容之细、层级之高，都达到前所未有的高度。

由此可见，制度建设不是一蹴而就的，不能毕其功于一役，而是历史的、动态的、发展的，需要在实践中不断总结和完善。高校要贯彻落实好上级关于接待工作的各项政策规定，并以此为依据科学制定学校公务接待实施办法，做到按制度办事、用制度管理人，确保接待工作规范高效地运行。

(二)制度建设需要形成体系

任何一项制度都必须在一定制度环境、制度体系中发挥作用。要综合运用现代管理学、组织学等现代科学方法，借鉴国外接待工作的有益经验，努力形成具有严密性、综合性的接待工作制度体系。

就接待工作内部而言，主要有以下方面：接待管理部门要完善国内公务接待管理办法，对全校接待工作进行管理和指导，会同财务部门制定对校内各单位接待标准、经费支出、接待场所、接待项目等有关情况进行公开的办法；财务部门要制定国内公务接待经费开支和使用情况的检查办法；审计部门要制定针对国内公务接待经费和内部接待场所的审计办法；纪检监察部门要制定国内公务接待违规违纪查处办法以及相关责任人党纪责任、行政责任的追究办法等。

就接待工作外部而言，要使国内公务接待管理办法与领导出席活动管理办法、外出考察管理办法、差旅费管理办法、会议费管理办法、公务用车改革办法等相衔接，使它们互相补充、互相配套，形成科学合理的制度体系，发挥出制度的最大效用。

(三)制度建设需要强化监督

不对制度落实情况进行有效监管，制度很可能被消极执行、打折执行、变通执行，不能收到实效。国内公务接待制度出台以后，要采取有力措施，切实督促制度落实。要明确责任抓监督。纪检、监察等部门采用日常督查和专项检查等方式随时掌握制度执行情况，及时发现和解决问题，使每项规定的落实都有明确的责任部门。同时，将事后检查向事前审核、事中监控转变，提升监督层次和效力。要突出重点抓监督。着重加强对预算编制、预算审

核、预算使用、决算情况的监督，确保接待经费规范使用，通过对经费运行的规范和约束达到对接待行为的规范和约束。要信息公开抓监督。2013年版《党政机关国内公务接待管理规定》将“高效透明”列入应当坚持的原则。要大力推进接待信息的公开化、透明化，通过公开接待过程的形式，主动接受群众监督、媒体监督，让更多人参与到接待工作的监督中来。

综上，做好新形势下的高校接待工作，就要坚持接待工作的组织属性，把接待工作放到加强与外界联系和交流的层面上认识，放到服务学校改革和发展的大局中谋划，以改革创新精神积极探索接待工作的新思路、新途径和新方法，不断提高接待工作规范化、制度化、科学化水平，更好地促进学校事业的科学发展。

[1]丁坤.新形势下高校对外接待工作优化的思考[J].文教资料，2010(11).

[2]徐浩程.接待办 怎么办[J].廉政瞭望，2013(4).

[3]唐云飞.新形势下高校公务接待问题探析[J].科技信息，2007(31).

[4]胡晓娥，李星.关于协同创新背景下的高校接待工作[J].职教论坛， 2012(35).

[5]戴育滨.新时期高校接待工作初探[J].长沙铁道学院学报，2010(6).

[6]白振刚.建国初期公务接待工作改革情况实录[EB/OL]. 2014-06-21.http://www.schouqin.gov.cn/CL0133/3918.htm.

[7]白振刚.五次全国对内接待工作会议回顾[EB/OL]. 2014-06-27.http://www.ggj.gov.cn/jghq/zgjghq/2004/200403/t20040624_2346.htm.

(编辑：董 蕾)

2014-07-10

G647

B

2095-7238(2014)10-0059-04

10.3969/J.ISSN.2095-7238.2014.10.011