现代企业档案管理信息化创新研究

马俊英 沙 洁

（邯郸市第二医院，河北邯郸 056001）

一、档案管理信息化创新的背景和意义

现代信息社会日新月异，中国企业档案信息化不断发展，众多企业对于档案信息化的理解和认识不断深入，企业档案信息化建设面临众多的机遇与挑战。但是随着新技术及相关学科理论的不断渗透，企业档案管理信息化建设的过程中，不断出现新情况、新问题。思想观念的落后，开放和创新意识缺乏，信息资源开发不足等现象，成为制约档案信息化建设的重要因素。这就要求档案工作者积极探索，勇于创新，促进档案事业的健康发展，开创档案工作的新局面。

档案信息化是一种全新的档案管理模式，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，以档案实体的数字化信息为主要形式，以向社会提供服务为重心，对档案信息资源进行处置、管理，加速实现档案管理现代化的进程。21世纪是网络信息现代化的新时代，档案信息化是信息化建设的一部分，是档案事业适应社会发展需要的必由之路。档案资源只有通过信息化，提升档案工作的公共服务能力，才能真正实现档案资源的使用价值。服务是档案工作的本质属性和根本目标，新时期，只有创新和服务，以服务谋发展，把档案工作广泛地融入企业，才能实现其经济效益和社会效益。

可见，档案信息化是历史发展趋势，然而，在档案管理部门，档案信息化管理和服务手段守旧，严重影响着档案信息资源的开发和有效利用，难以满足社会发展对档案服务的多种需求，亟待寻找档案管理工作创新的方向。因此，档案管理工作的最迫切的任务，就是利用信息技术，不断创新，拓宽服务领域，加快档案管理信息化建设步伐，更好地发挥档案信息资源的服务价值，为和谐社会建设创造更大的经济效益和社会效益。档案信息化建设创新研究在理论和实践上都有重大意义。

二、企业档案管理创新的概念和面临的问题

（一）档案管理创新的概念

1912年，美籍奥地利经济学家熊彼特出版了《经济发展理论》，从此诞生了管理创新的概念。在国内，著名的管理学者认为管理创新就是创造一种新的或更有效的资源整合范式。

档案管理创新是指用科学的原则和方法管理档案，为企业和社会经济发展提供服务的工作，其基本内容包括档案的收集、保管、利用以及信息化背景下的信息加工和信息输出。管理创新能激发创造力，可以不断地开发出做事的新方式以及解决问题的新办法。档案管理信息化创新，即不断根据市场和社会的变化和发展，在知识创新的基础上，满足档案服务需求，达到档案工作服务经济效益和社会责任的目标。

（二）档案管理面临的新问题

现代科技的广泛应用，既为档案管理工作带来了方便，也产生了一些新问题。

首先，网络流通使档案管理的保密性和安全性不强。主要原因有:人为因素和技术因素。档案部门工作人员的安全和保密意识淡薄，对发布的信息缺少严格的审查和管理;再有当前电脑病毒横行，又加上黑客的恶意攻击，使得档案信息的安全和保密受到威胁。

其次，电子档案的大量存在。电子档案是一种新型档案载体，它的存在，使我们必须对电子档案的概念、数据处理和网络安全等诸多方面认真研究，整合利用，扩大审视视角，逐步形成一套科学的电子档案管理方法，确保档案管理信息化建设健康、有序的发展。

第三，竞争、协作理念。当今社会的各个领域既存在竞争也存在协作，档案管理工作也不例外。只有引进竞争机制和团队精神，加强部门间的交流和协作，普及档案信息自动化处理和管理技术，档案信息资源才能实现有效开发和利用，才能更好地服务于企业和社会经济发展。

三、档案管理信息化创新的内容

在当今这个信息时代，档案管理工作要与时俱进、开拓创新，以便更好地适应信息化时代快速发展。档案管理创新的内容很多，本文着重探讨管理理念、管理技术管理机制和管理服务四个方面的信息化创新。

（一）档案管理信息化理念创新

档案管理信息化工作的创新，首先是信息化管理理念的创新，要解放思想，转变观念，增强档案管理信息化意识。

一是服务大局的理念。服务先行、以人为本是做好档案工作的重要理念。在新时期，我国的主要任务依然是加快经济发展，档案管理信息化建设工作亦应以经济发展为中心，转变传统观念，树立服务大局的意识，使档案管理有利于档案信息资源的开发和利用，全方位地为经济建设发展服务。

二是改革、开放理念。在信息化的新形势下，档案管理工作要加大改革力度，以开放和服务为基本思路，克服因循守旧的思想意识，树立改革创新意识，采用社会化开放式管理模式，充分发挥档案信息化的社会化服务功能。

（二）档案管理信息化技术创新

信息化技术的迅猛发展是一把双刃剑，既是档案管理工作的发展机遇，也是一种新的挑战。档案信息化建设应该运用信息化、网络化的优势和手段，充分整合信息资源，推动档案管理信息化建设。

第一，建立科学、完善的电子档案管理制度。技术是档案信息化建设的生命，档案管理工作应抓住机遇，迎接挑战，在档案载体、收集和利用等方面进行技术创新，提高服务质量，使信息技术在档案管理信息化创新中发挥有效技术支撑作用。在纸质档案的基础上，利用电子档案信息技术，实现信息资源的深度开发和广泛应用，建立科学、完善的电子档案管理制度。这样会增强服务手段，扩大服务内容，以整体优势实现企业内部信息资源共享。

第二，建立开放式、交互性的档案服务平台。随着电子计算机的出现和现代通信技术的发展，信息技术在档案管理技术创新中起着重要作用。档案管理信息化技术创新，就是要运用先进的信息技术，积极推进档案网络建设，为企业和社会提供一个开放式、交互性的档案服务平台。通过这个服务平台，完善电子档案管理系统，提高档案的使用效率和信息输出量，从根本上改变传统的档案管理与利用方式，推行档案资源信息化建设。

（三）档案管理信息化机制创新

在新形势下，档案管理机制需要创新，创新档案管理工作机制，有利于调动档案工作者积极性和创造性，有利于档案信息资源的开发和利用。

第一，加强档案信息安全保障体系的建设。档案信息安全保障体系是关系到档案实体与信息安全的重要保证。企业档案管理部门应该逐步完善档案信息安全管理体制，落实信息安全责任制度，加强计算机网络硬件、软件的管理，明确安全防范重点，打造切实可行的档案信息安全保障体系，确保数据的安全及档案信息系统安全。

第二，建立高效的奖惩机制和科学的岗位责任制。为了形成积极的工作氛围，档案管理部门应该建立高效的奖惩机制，按照岗位责任制，制定详细的考核和奖惩办法，做到奖罚分明，激发档案工作者积极性和责任心。同时，还要建立科学的岗位责任制，即依据档案管理工作的规律和要求，把各项档案工作任务细化，合理分配，确保每个部门和每个工作者责任清晰、目标明确，并与奖惩机制紧密结合，提高工作效率和质量。

（四）档案管理信息化服务创新

根据档案发展的形势和服务需求，档案管理工作应更新服务观念，完善档案管理服务内容。

第一，档案信息化服务应与时俱进。信息化时代，发展迅速，档案信息化服务应突显与时俱进，通过档案信息的网上检索，实现信息资源共享，是档案工作得以可持续发展的必由之路。

企业信息量的急剧增长，档案部门不可能独自完成知识和信息的收集、整理、保存和利用等工作，企业间应该协作竞争，结盟双赢。可以充分利用信息化手段，建立电子文档中心，实现电子文档的自动上传，这样信息覆盖面广，档案内容丰富。通过电子文档中心的档案网站，向客户提供有限制性的电子文件查询、利用服务。同时，企业各部门也可以通过建立自己的网站，提供档案查询和资信服务，让利用者与档案部门实现网上信息交流。

第二，档案信息化服务内容要创新。一是服务职能的创新，由单纯的保管型转变为利用型。信息系统用户越多，对信息服务的要求就越多、越广，档案工作人员必需树立信息服务的理念，变被动式服务为主动式服务，变封闭式服务为开放式服务，使档案管理工作更好适应经济社会发展的需要。

二是服务主体的创新，实现社会化服务。服务主体的变化要求加强服务合作的创新，通过协作和交流，实现馆际互补和联机检索，达到服务主体多元化。同时也可以为有远程信息需求的用户，提供跨越空间、时间的信息服务。

三是服务方式的创新，由实体型转变为信息型，实现深层次开发，高层次利用。一方面要充分考虑用户利用信息的需求，提供面向用户的信息利用平台，保护用户信息利用的效果;另一方面，服务要做到主动热情、准确快速，提高服务质量，缩短用户与档案工作的距离，体现档案服务工作人性化特点。

四是服务手段的创新，信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源，因此，档案服务手段也由手工型转变为技术型，信息技术的广泛利用已经把人工收集、整理、检索和存贮等工作，用计算机工具实现了一条龙服务。

总之，企业档案管理信息化建设是一个大工程，是一项长期而又具体的工作，档案工作者应树立创新意识和服务观念，克服困难，适应社会和时代发展的需要，实现档案管理工作理论与实践的不断深化和进步，更好地服务社会。

［1］彭荣.档案信息化建设的几点思考［J］.档案学通讯，2004，（1）

［2］李玉梅.对档案管理网络化的几点认识［J］.黑龙江档案，2010，（1）

［3］郑海波.信息网络化时代的档案管理［J］.城建档案，2011，（1）

［4］王传宇.科技档案管理学（修订本）［M］.北京:中国人民大学出版社，1998