建筑企业文件档案管理存在的问题及改革途径

邵 瑞 卿

(山西省建筑科学研究院，山西 太原 030001)

建筑企业文件档案管理存在的问题及改革途径

邵 瑞 卿

(山西省建筑科学研究院，山西 太原 030001)

论述了建筑企业文件档案管理的重要性，结合文件档案管理的经验，总结了一些文件档案管理工作的要点，并对电子文件档案的管理进行了阐述，以期使用多元化的档案管理方式实现文件档案管理的标准化、合格化、效益化。

档案，管理，制度，企业，电子文件

建筑企业文件档案管理工作是每个企业行政档案管理工作中的基础工作，但它是直接关系企业管理与效益的经济体，是不可缺少的组成部分。随着市场经济的发展，建筑企业文件档案管理工作中出现了一些新的问题。针对新问题进行深入分析并提出一些创新性的改革途径，目的是促进企业文件档案管理向规范化、标准化、合格化和效益化发展。

1 建筑文件档案的重要性

建筑文件档案的管理是行政工作中一个主要部分，为行政工作的决策提供依据，为企业未来发展的方向，提供所需求的资料，为企业管理者提供正确的数据和案例，由此可见档案管理已是企业各部门组成的重要一环。它是一项政策性、机密性、专业性强的工作，要充分认识档案管理的重要性，管好文件档案，能提高企业的工作质量和效率，维护历史的真实面貌，用制度规范人、约束人、以制度实施文件档案管理，认真学习“档案法”和国家“行政公文处理办法”有关规定。档案管理人员要勇于探索、不断开拓，要求档案管理者要面对压力挑战自我，要不断学习，提高再学习再提高，进一步提高对文件档案的认识，提高办公效率，文件档案工作是企业的窗口，需要掌握新的知识理论技术手段，必须通过组织业务学习与技术培训活动。在实践中建立健全文件档案管理新模式，提升自身的专业素质，提升服务水平，我们的文件档案工作在新形势下就会出现新特点，就能够找出一条适合企业文件档案管理的新模式。结合本单位健全一套服务于社会服务与企业各部门的管理模式，要与时俱进，立足当前服务于未来，使档案管理在不断发展中更加完善。

2 文件档案的实践经验

企业文件档案管理工作经过实践经验，总结了一套工作流程、工作方法。如：文件立卷归档制度、文件档案工作流程起点到完成，由文件档案管理员立卷后交本企业档案室保管。我国企业文件档案单一的管理模式、以往过细的管理原则已经不适应现代企业的发展要求，束缚了企业文件档案工作的发展。僵化的文件档案管理与灵活的管理机制相矛盾。文件档案是与企业密切相关真实的历史，记录了本企业的发展历程，平时工作感觉不重要，但让你查找时临渴掘井那可不行，档案工作不是一下子能做好的，做不好是无法补救的。对文件档案的管理可以说是伴随着人类社会的发展而产生、发展和完善的。我国的文件管理业经历了一个漫长的发展过程。社会进入了一个崭新的发展时代，国家经历了翻天覆地的变化，我们的档案事业也进入了前所未有的新时代，并且面临了一系列的新情况、新问题和新挑战。科学安排大力倡导开拓创新精神，进一步形成档案工作氛围，认真总结档案工作的好经验，用新的思路解决新情况新问题，健全制度不断把关，加强管理意识，要求管理人员要有高度的工作责任感，良好的职业道德，办事细心的工作态度，乐于奉献的工作精神，掌握现代化管理技能，利用现代化整理档案。才能使经济效益和社会效益更加完美的结合，突出档案资源建设和服务全局的重要性。

3 电子文件档案的管理

随着信息技术、网络技术的发展以及全球性的网络的日益成熟，在计算机中，各行各业迅速发展，按照文件分类先后顺序划分归档。企业文件档案系统工作效率高，更多的信息实现了共享，数据准确、规范，使企业工作更加适应时代的需要，市场的需要，在互联网时代真实记录不会因为档案管理人员疏忽遭受损失，为迎接网络的挑战，应认真研究、扎实学习每一个程序，使企业历史记录在网络时代得以延续，可以保证查全率和查准率，通过网络服务这个平台，全面的了解文件的重点和最新、最快的档案管理信息。结合计算机文件的特点，采用计算机和网络技术建立电子文件归档专用系统。高效、快捷的电子档案信息管理模式，发展文件档案的技术优势，为文件档案提供优质、安全存储空间，为企业提供准确的文件档案信息服务。文件档案对电子文件产生原始性的原则进行管理，为信息存储提供查询功能，以确保文件的档案完整与安全，防止文件档案的流失和病毒的破坏，文件档案管理人员在积极参与电子文件档案化管理的同时，增强文件档案管理、注重完善自我、热爱本职工作、加强档案法制意识，共同推进电子文件的网络化管理，加强电子文件的档案管理工作，以确保电子文件档案管理工作顺利开展，实现信息资源共享。尽快提高学习电子文件归档管理的基本知识、实践技能的掌握与应用能力，正确地处理各种信息，努力使自己成为综合型文件档案管理人才，尽早担起电子文件档案管理工作的重任，做出应有的贡献。

社会在发展，经济在腾飞，文件档案步入了新的时代，档案工作重新走上了依法管理的轨道。现代企业档案管理制度不同于以往的档案管理制度，它既是一种管理理念，又是一种运行机制，其目的是多元、灵活、高效的档案管理体制要维护档案的完整与安全，科学有序的保管是档案的前提和保证。档案管理体制因企业而定，不要千企一面；企业文件档案是为社会物质财富创造的重要力量，其文件档案不仅推动了企业文件管理制度的发展，而且符合现代社会的要求，也是现代档案工作者义不容辞的责任。充分发挥企业的竞争优势，整体功能，学习信息技术现代化管理相关知识，掌握和提高新型技术工具的能力水平，努力成为出色的管理人员，技术先进人才，以便为企业文件档案提供方便、快捷、高效的服务，并迈向新的高峰，更好地为本单位的发展服务。

Building enterprises files management problems and reform methods

SHAO Rui-qing

(ShanxiAcademyofBuildingScience,Taiyuan030001,China)

The paper discusses the importance of building enterprises files management. Combining with files management experience, it summarizes some files management points, and describes e-mail files management, with a view to make the diversified files management method standard, qualified and efficient as well.

files, management, system, enterprise, e-mail

1009-6825(2014)34-0279-02

2014-09-27

邵瑞卿(1964- )，女，馆员

TU725

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