高校毕业生档案意识浅析

周毅

(常州工学院延陵学院,江苏常州213002)

1 高校毕业生档案的组成

高校毕业生档案分为学籍档案和人事档案，两者记录的内容不同，作用也不同。

高校毕业生学籍档案包含了学生的学籍卡、成绩单、入学登记表、体检表、奖惩记录、各方面评语、党团关系、毕业生登记表、就业派遣通知书、本人户籍档案等原始材料，以证明该学生的学习经历，以及在德、智、体、美、劳等方面的情况。学籍档案真实、详尽、全面地反映了毕业生在校期间的学习状况、政治思想面貌、品德行为、实践能力以及个性特长，是大学生在校期间的履历证明，为用人单位考察和选拔人才提供了重要依据。学籍档案作为国家档案事业的重要组成部分，对毕业生本人、用人单位和国家有着不可估量的作用。[1]

高校毕业生人事档案是国家机构、社会组织和人事部门在人事管理活动中形成的，记录了高校毕业生在校期间的经历和表现以及实习工作经历等方面的内容。高校毕业生人事档案是由其学籍档案转化而来的，当毕业生签订就业协议后，学校将派发的报到证等材料放入毕业生学籍档案中，以报到证为依据，将学籍档案按一定程序转交给毕业生就业单位的人事部门，如毕业生的就业单位不接受学籍档案则可以交由委托的人才交流机构，如此，毕业生的学籍档案便转变为人事档案。

我国高校大学生毕业后的人事档案实行的是统一领导、分级管理的模式。原则上，高校毕业生人事档案的保管只能是具有人事档案保管权限的单位的人事部门以及人才交流机构，其他未经授权的单位和个人不得管理。高校毕业生人事档案作为毕业生信息的重要载体，是毕业生在参加考试(如硕士研究生入学考试、国家公务员考试)、职称评定、出国政审等必不可少的证明材料，同时关系到毕业生工龄计算、享受社会福利等。

2 高校毕业生档案意识概述

2.1 高校毕业生档案意识现状

在对一些应往届高校毕业生的调查中发现，许多毕业生，甚至是已经参加工作一两年的毕业生中，存在对个人档案不甚了解和管理意识淡薄的问题，并且在认识方面存在较严重的误区。在一项针对高校学生档案意识的调查问卷[2]中，得出的统计数据特征显示，约有89.6%的被调查者不知道《高等学校档案管理办法》，21%的学生不知道有大学生档案，37%的学生表示从来没有接触过档案知识或信息。对于档案应具有的特征的多项选择中(选项：原始性、准确性、权威性、凭证作用、参考作用、隐私性、真实性)，值得肯定的是学生选择“真实性”的占85.8%，而对于“原始性”、“凭证作用”、“参考作用”则未过半数，61.3%的学生选择“隐私性”则是混淆了档案的“保密性”特征。

从高校学生档案意识总体来看，突出表现：片面理解档案，对个人人事档案关心不足，并且“弃档”现象较为严重。“弃档”是对档案漠不关心，完全忽视档案。“弃档族”较多的为以下四类人群：自费出国留学及办理移民手续人员、非公有制单位打工人员、跳槽者和异地求职人员。由于高校毕业生在一段时间内工作不稳定，以及一些用人单位不接收毕业生人事档案等原因，使得许多毕业生成为“弃档族”。

2.2 高校毕业生档案意识薄弱原因

高校毕业生档案意识薄弱的原因，从学生自身和外部原因来看，主要总结为以下四方面。

第一，高校档案管理体制的原因。毕业生在办理离校手续时，学校严禁毕业生或他人私自携带、领取档案，档案归档、管理、转移的整个过程，学生都不能够接触到自己的档案，使学生将档案看做是神秘不可知的事物。因此，对于档案工作服务的改革趋势，可在允许的条件下，向学生提供查阅自己档案或是公开档案的内容，消除学生对档案的神秘感。

第二，高校毕业生由于找工作而忽视了档案的管理。较多毕业生认为托管手续麻烦、费用高，认为工作待遇和工作能力更重要，没有意识到档案的作用，也没有意识到档案是毕业生本人重要的社会信息。

第三，高校对档案工作的宣传和提供的信息不够，对学生缺乏档案基本知识教育。有些高校档案服务工作做得不到位，对毕业生在办理档案工作时答疑解惑不耐心，服务被动、工作思想保守，不愿意与学生有过多地沟通和交流。

第四，计划经济体制下档案管理方式带来的影响很大。由于市场经济就业方式更为灵活，而档案管理改革较为缓慢，未能与快速发展的市场经济完全契合，有些高校毕业生的思想还停留在传统的“档随人走”的管理模式，认为档案会由组织来落实。

因此，不论从内因或是外因来看，都需要加强高校毕业生档案知识的教育，高校应承担起档案知识教育的责任。

高校毕业生普遍档案意识薄弱，相关档案知识匮乏，对于档案和自身关系的认识不够，但有近97%的被调查者希望学校能够提供关于档案知识的培训[3]，反映了相当数量的高校毕业生即使不清楚档案的作用和意义，也非常渴求能够对档案知识进行学习和了解。

2.3 高校毕业生缺乏档案意识的后果

在现行的人事档案管理制度下，毕业生尤其要重视个人的档案问题。虽然人才流动频繁，档案的决定性特点有所弱化，但在毕业生以后的职称评定、政审环节以及国家推行的一些福利政策的享受，如养老保险、失业保险、医疗保险等方面，仍需用到人事档案。

毕业生档案意识薄弱，对于学籍档案和人事档案的区别认识不清，有些毕业生认为档案留校没什么影响。但是，如将档案留校，则毕业生档案性质仍然是学籍档案，档案留校不仅会给高校学生档案管理工作带来不便，而且会使档案失去应有的作用。

对高校毕业生的调查发现，有近半的毕业生不了解或较少关注档案对个人的重要性，不知道自己的档案在哪，没有意识到档案问题没有处理好可能会带来的麻烦，仅有少部分毕业生对档案的作用有所认识。大部分毕业生不知道毕业后档案该如何管理，有部分毕业生认为“用人单位不看档案，只看个人的技术能力，找工作带上简历、证件就可以了”。在对已就业的毕业生的调查中发现，有近4成为“弃档族”，还有较多的毕业生认为等到需要的时候再办理。整体来看，毕业生对于其档案不了解、不关心，或者不了解档案的作用及保管方式。毕业离校之时，到人才交流中心办理档案手续和咨询的高校毕业生不在少数，有相当多的毕业生认为只要办理好档案托管即可，却不懂得档案托管的维护，导致数量庞大的毕业生档案长期“酣睡”，甚至还有少数毕业生自己保存档案。

“弃档”会在一些与档案相关的人事、劳动、社会保障服务等方面造成影响。有些毕业生没有将档案提交到单位，也没转入相应的人才服务中心，在评职称时会因手续不全而影响评定，或者即使毕业后将档案交由人才服务中心保管，但由于没有及时办理就业手续，在调转工作时也会受到影响。很多毕业生在找到工作后，没有及时办理参加工作的相关手续，学籍档案未能转为人事档案，导致其身份在几年后仍是学生，影响工作的转正定级、工龄和退休金的计算。对于出国留学人员，如果没有妥善存放人事档案，可能会被当成“无业人员”，社会保险年限就会出现断档，影响其应当享受的社会保险待遇。对于购买房屋的毕业生，在办理银行贷款手续时也会因档案没有及时转出转入、妥善放置等问题而受到影响。另外，毕业生对于档案迁入政策的不了解也会对其在调动工作、户口迁移等方面造成影响。

3 高校毕业生档案知识教育的意义和实施途径

3.1 高校毕业生档案知识教育的意义

毕业生档案是毕业生过往经历的有效证明，直接关系其切身利益。毕业生档案记录了毕业生整个学生生涯的经历，是学校管理的重要方面，为高校评估在校生提供了重要依据，可以使用人单位快速了解学生的情况，为国家提供高素质人才档案的原始信息，有利于建立健全国家公民档案管理信息系统。高校毕业生档案的意义主要体现在对国家、用人单位和毕业生个人三方面。

首先，高校毕业生作为国家人才的重要组成部分，其人事档案是国家了解毕业生就业情况、工作经历等信息的重要手段，便于国家制定教育方针和政策、人才发展策略，做好就业工作以及培养人才规格等方面的宏观调控。

其次，对用人单位而言，高校毕业生档案具有无可替代的作用。人事档案反映的毕业生学习及工作经历、思想道德等重要内容有利于企业掌握毕业生基本信息，发现、选拔和分配合适的人才，做到人尽其用。同时，对于毕业生基本信息的掌握，便于用人单位制定合理的人力资源战略，在招聘过程中更具针对性，有利于组织安排合理的人才培训与发展体系。在国家公务员的报考与招录过程中，审查高校毕业生档案是必不可少的环节。

第三，对高校毕业生而言，就业、干部身份的取得、工作考核、应享受的福利待遇等都与其切身利益息息相关。因此，档案在维护高校毕业生合法权益方面有重要的意义，应当受到毕业生的高度重视。

3.2 高校毕业生档案知识教育的实施途径

高校毕业生档案意识淡薄、档案知识欠缺主要有两方面原因：内部原因是高校毕业生自身对档案重要性缺乏认识；外部原因是档案管理部门和高校对于档案知识的宣传与教育工作不足。档案知识的培训是帮助高校毕业生了解和认识档案的重要性、提升档案意识和管理个人档案的重要手段，加强毕业生档案知识培训，提高毕业生档案管理意识是高校的职责。

1)提高学生档案管理意识。加强高校毕业生档案知识教育，应从提高学生档案管理意识入手，有针对性地开展档案知识专题讲座，帮助学生充分了解档案与自身利益的关系，也可通过案例介绍、参观档案室等，使毕业生理解档案的作用和意义，提高学生管理档案的意识。

2)改变档案部门服务方式。档案管理工作在查阅和审查方面有着严格的程序及手续，确保了档案的完整性和保密性，却忽略了档案的使用者，使档案被广大的学生群体认为是神秘的、未知的，阻碍了档案宣传教育工作的开展。对高校毕业生学籍档案派遣和人事档案办理事项，档案部门应提供良好的服务，消除毕业生对档案的神秘感，增强档案部门服务的主动性，及时公布档案相关信息，积极关注毕业生档案的转投去向，做好毕业生离校后的后续档案管理、咨询、答疑等工作。

3)多渠道提供档案知识。除了增强毕业生档案意识和开展档案服务工作外，高校还应通过多渠道提供档案知识，如开展专题讲座、就业指导、班主任工作，印发档案知识手册，开展档案知识竞赛，举办展览等，选取与生活、学习、工作相关的档案信息，使学生能够直接有效地感受到档案的作用，指导毕业生学会具体的档案收集、整理、保存、利用的方法。

加强高校毕业生档案知识教育，除了对国家、用人单位有着重要的作用和意义，关系到高校毕业生的切身利益之外，还能够在很大程度上帮助毕业生快速适应从学生到社会工作者的角色转换，提高毕业生的职业意识。