ERP环境下中小企业固定资产生命周期管理研究

○李玉清 赵合英

（1、嘉兴职业技术学院旅游与管理分院 浙江 嘉兴 314036 2、捷源绿能科技（上海）有限公司 上海 201801）

一、引言

固定资产是企业的重要资产，也是企业各项工作开始的物资基础。但由于中小企业固定资产相对较少、资产购置的随意性较大，后期又不重视维护管理，造成资产毁损、丢失、闲置等浪费。

随着科学技术的日新月异，中小企业为增强核心竞争力，已将ERP等先进的管理软件运用在日常管理和财务核算中。固定资产管理和核算是ERP管理中的一个模块。如何科学合理地投资、使用、维护和管理固定资产，提高固定资产的运营效益，是实现企业资产保值增值、盘活固定资金的一大重要课题。

针对上述问题，本文设定在已实现ERP管理的中小企业中，把固定资产生命周期分为预算、购置、验收、使用、处置等五个阶段，并分别提出了各个阶段的管理策略。

二、中小企业固定资产生命周期管理概况

固定资产生命周期管理以资产为管理对象，以实现企业总体目标为宗旨，以建立一体化的信息平台为主要手段，统筹考虑、系统优化资产生命周期内各个环节，即：规划、设计、采购、建设、运行、检修、技改、报废的全过程，在满足安全、效能的前提下追求资产全生命周期内可靠性和经济性的最优结合，从而实现企业价值最大化。

中小企业在固定资产生命周期的各个阶段都存在不同程度的管理问题。有些中小企业重大项目固定资产购置是由个别领导拍板决定缺失科学决策的，缺少对市场机遇的调查分析，缺少投资可行性分析，出现不符合企业长远利益盲目购置。有些中小企业在固定资产购置时，缺少统筹安排，重大项目完工之后，达不到使用要求，出现反反复复的更新改造，影响生产。最终造成企业固定资产闲置浪费，或者企业固定资产不能充分发挥其作用，固定资产投资失利。

由于中小企业日常管理制度不完善，实际工作中资产管理出现脱节，造成财务部门、固定资产管理部门和使用部门之间的制约失衡和互相衔接不连贯。清查中主要出现固定资产账实不符的情况。如财务账面上记载的资产存放或者使用地点与资产实际存放或使用的地点不一致；固定资产购置时财务登记入而实物管理部门未登记；固定资产已报废，实物在不通知财务的情况下清理变卖，造成财务错误记账。

中小企业在固定资产的处置阶段存在很多管理制度不科学造成的问题：如维护固定资产继续使用是否经济合理；固定资产到期报废处理有无经过相关部门的审批程序；固定资产残值处理价格是否公允等等。固定资产对外投资或出售也会出现以上状况。所以，对固定资产处置工作不进行严格管理控制，会造成资产非正常损失，企业财产非正常流失。

很多企业的领导片面地认为，资产只要在企业管辖范围内，又是“固定”资产，“跑”不了。所以不设置专门的固定资产管理人员，而是由其他岗位的人员兼职管理固定资产，既要做好本职工作又要管理固定资产，很容易造成顾此失彼。

三、ERP环境下中小企业固定资产生命周期管理中的策略

1、加强固定资产投资项目预算的施行

中小企业在进行固定资产投资决策时，既要考虑国家宏观政策、行业发展状况和市场需求等外部因素，还要结合企业自身的战略目标、发展方向，应认真做好决策前的需求分析、投资效益分析等投资可行性分析工作。固定资产项目投资前的调研、可行性论证非常重要，特别是工艺流程的可操作性、设备技术的先进性等，以提高投资决策正确的可能性，提高固定资产投资的效益性。

年度经营预算是企业对下年度经营发展状况的预计。在综合销售情况、企业现有固定资产生产能力等方面估算企业未来新增固定资产的项目和资金预算，并明确固定资产项目实施的授权批准制度。对预算额度内资产项目的构建状况进行追踪分析，定期提交执行报告，年终考核预算执行情况。

开工建设前由项目使用部门会同管理部门提出申请“固定资产项目建设申请单”，根据内部权限的划分，经有额度审批权限的人签字后，此项目才真正立项。

财务部接到额度内经授权批准的“固定资产项目建设申请单”相关信息后，在ERP“在建工程”科目下设立“XX项目固定资产”二级科目。此二级科目专门核算该项目的实际执行情况。

2、强化购置过程的监督管理

采购部接到经批准的固定资产采购需求后，先寻找供应商、开展询价等工作。采购一般固定资产要做到“货比三家”，大型固定资产采购尽可能执行招投标的采购方式。评标工作需要有使用部门的参与，在性价比、保修条款等方面展开认真评定，经律师审核后择优签订采购合同。

一项固定资产的采购涉及多份合同或多个订单，中小企业的采购部门在ERP系统中正式记录“采购订单”，经采购经理批准后，作为固定资产价值管理的财务部门需认真审核项目归集的准确性和各订单明细列示的清晰性项目。在实物到达企业后，经使用部门或固定资产管理部门等相关人员检验，由物管部门根据“采购订单”在ERP系统做入库动作，此时系统自动过账。

借：在建工程——XX项目

贷：应付账款——暂估

财务部收到发票后，调出ERP系统中“采购订单”。根据发票上的信息检查供应商名称、各明细行的是否已收货、收货数量与发票是否一致等。在ERP系统中输入发票号码、开具日期、接收日期、过账日期等信息，匹配相应的发票。

借：在途物资——暂估

贷：应付账款——XX供应商

运行收货收发票清算后，系统自动过账清算分录。

借：应付账款——暂估

贷：在途物资——暂估

3、理顺固定资产项目的验收流程

当固定资产构建完成，试运行达到预定标准后，项目转入完工验收阶段。由采购部门牵头，固定资产管理部门、使用部门、财务部门共同填制固定资产完工验收单，正式移交使用部门使用。

验收过程中，应当认真记录固定资产的名称、规格、型号、数量、技术参数、存放地点等信息。对于需要专业人员检查验收的精密设备，须聘请专职机构或人员进行检验，并在验收单上签字或出具验收报告。

财务部根据完工验收单，在ERP系统中将在建工程转入固定资产。首先建立固定资产主数据卡片，详细登记固定资产类别、成本中心、折旧年限、折旧起始日期等。其次，根据在建工程二级科目的明细记录，逐条新建子资产（一般ERP系统达不到固定资产明细自动映射的功能，所以需手动设立）。再次，将子资产记录加入固定资产主数据中。系统根据主数据相关信息计提折旧、生成唯一的固定资产编号等。

财务部将固定资产主数据中的资产类别、资产名称、规格型号、完工日期、存放地点、使用部门等信息，特别是固定资产编号通知固定资产实物责任管理部门和人员，以便日常管理。

4、完善固定资产日常使用的管理

固定资产完工验收转入使用部门后，固定资产就进入了维护管理阶段。此阶段一般比较漫长，使固定资产更好地为企业服务与日常管理工作密不可分。

首先要保证固定资产实物的存在。企业一般都会定期对固定资产的情况实地盘存，防止资产的丢失，查看资产的状况。盘点工作应由固定资产的管理部门、使用部门和财务部等共同参加，核对固定资产的名称、类别编号、使用部门、存放地点、使用状态等。盘点结束后，应对固定资产的盘点过程、管理情况、使用状态等盘点结果形成盘点报告，对盘点中发现的问题提出处理意见和建议。对盘点后需要另行处理的事务，指定专人负责追踪最后的执行结果。

5、严格固定资产处置的执行

固定资产处置制度不完善会造成企业财产流失，增加财产损失风险。企业应完善固定资产处置制度，固定资产管理部门、使用部门、财务部门等应加强固定资产处置制度的执行，严格监控固定资产的处置过程。

固定资产的处置清理过程一般分以下几种情况。

（1）对于使用寿命到期正常报废的固定资产，由固定资产的使用部门提出申请，资产管理部门分析复核资产的使用状况，财务部核实资产的财务记录状况，报经企业授权部门或人员批准后转入报废清理程序

（2）对于使用寿命未到期非正常报废的固定资产，由固定资产的使用部门提出申请，资产管理部门复核资产的使用状况，分析继续使用此项资产是否符合经济效益原则；财务部列示账务记载状况，报经企业授权部门或人员批准后转入报废清理程序。

（3）对外投资或出售的固定资产，经其他程序批准后，由相关部门提出处置申请，财务部核实固定资产的财务记录，报经企业授权部门或人员批准后转入清理程序。

财务部根据企业授权部门或人员批准后处置申请，在ERP固定资产模块选中此项固定资产主数据卡片，选择“报废”后，账面净值转入“固定资产清理”总账科目。固定资产清理程序是由采购部寻找购买方报价、固定资产管理部门和财务部门参与，相关部门协助，固定资产实物转出企业。

[1]赵合英：试析ERP环境下中小企业固定资产管理对策[J].会计师，2012（7）.

[2]张雅荣：中小企业固定资产管理问题与对策[J].企业研究，2012（4）.

[3]吴琳：对于企业固定资产管理的调研与分析[J].现代经济信息，2011（1）.

[4]刘红梅：企业固定资产管理中存在的问题及其对策[J].企业导报，2011（1）.