高职院校办公室人员素质提升探微

周海英 费小平

(常州信息职业技术学院 江苏常州 213164)

0 引言

在高职院校的运行体系中，办公室起着十分重要的枢纽与核心作用［1］。办公室承上启下、沟通内外、协调左右，其工作水平、工作作风和工作效率如何，会直接影响到高职院校的正常运转和有序运行，进而影响到整个学校的教学、科研和人才培养工作。因此，对高职院校办公室的工作特点进行深层思考，并探讨办公室工作人员如何提升自身素质、推进服务效能，有助于更好地发挥办公室应有职能，保证高职院校各项工作顺利进行。

1 高职院校办公室工作特点

1)内联外通，事务头绪多繁杂。伴随着高等教育教学改革的日益深化和高校社会化的日益推进，也伴随着高职院校校企合作的进一步深化，高职院校同社会各界之间的交往越来越频繁［2］。作为学校内外联通中枢环节的办公室，其职能进一步拓展强化，承担起了与外界沟通交流、办理事务、督查检查、信息反馈等多项职责。办公室在对外联通的同时，还负责在学校内部上下层、平行层之间进行参谋、传达、沟通、协调、督查等多项职能，事务头绪多繁杂，已成为学校内部为教科研中心工作服务并保障各项事务正常运转的行政枢纽和学校对外交流沟通办事的公关窗口。

2)粗细结合，事事要求质量高。高职院校办公室工作有很强的政治性、保密性、宏观性及微观性，要做到精细结合，事事要求质量高。在面对政治性、宏观性的事务，如要了解、把握、理解、执行并贯彻国家各级政府、教育行政部门和本校领导的政策及意图，在处理事务时要把好方向、把握全局、抓好大事、有政策有依据，不凭主观臆测判断，否则一着不慎就容易给学校工作带来极大隐患。在负责微观性的具体事务时，如拟定一则文件、通知一个会议、联系相关人员时都要讲究细致谨慎，决不说漏一件事、少写几个标点符号、忘记通知某个人等。在负责保密性的事项时，如上级文件不宜扩散的内容、学校会议尚未公开的事项、领导的个人情况等，一定要严格要求自己做好保密工作。

3)上传下达，协调沟通技巧强。高职院校办公室是一个中枢环节，起着承上启下、沟通内外、协调左右的作用。对于学校领导已经决定的任何事宜，办公室都要及时准确地转达到相关职能部门并负责落实、协调、反馈并督办;对于二级系院、职能部门及教职员工或学生的要求、请示和报告等都要及时转呈给学校领导，并及时回复处理结果。每个领导、每个部门和每个教职员工的风格特色都不一样，且任务协调过程中一定会遇到许多需要多部门共同分担、难以找到牵头部门的工作，在信息的传达过程中，办公室工作人员一定要特别注意沟通技巧，确保任务的准确上下传达和贯彻到位。

4)行家里手，样样都要专精尖。办公室是高职院校对内对外展示形象的窗口，办公室工作人员的工作态度、工作能力与工作效率是直接展示办公室乃至学校展示办学水平的载体。所以，办公室人员一定要有良好的素质，熟悉与本岗位相关的各种政策、工作流程及工作内容，成为熟练掌握本岗位知识与技能的专家。同时，办公室工作的多繁杂又决定了办公室人员要一专多能，随时补位上位，成为会议安排、文字草拟、语言沟通、公务接待、信息技术、文史知识等样样皆能、类类都通的多面手。

2 高职院校办公室工作人员素质提升

1)提升思想政治素质。①具备坚定的政治立场。作为一个综合部门，高职院校办公室的每项工作都带有很强的政治性与政策性。办公室人员直接参与到学校的各项政务管理，直接面向学校领导，承担着全校层面的每项决策与具体措施的拟定和传达，其政治觉悟、政治立场的高低直接决定着所拟定并传达决策、制度的贯彻力度，决定着学校整体方案的能否实现与实现程度。高职院校办公室工作人员的首先必须具备坚定的政治立场。因此，高职院校办公室人员要随时加强政治理论学习，坚定信念，在政治上、思想上和行动上同党中央高度保持一致，树立起全心全意为全校师生服务的理念，做到是非分明、立场坚定，紧紧围绕学校中心工作，认认真真做好每一件事情。②胸怀朴素的服务意识。作为一个服务部门，高职院校办公室的每一项工作都是直接或间接为学校教科研中心工作、为全院师生和学校领导服务。办公室人员一定要胸怀朴素的服务意识，树立服务领导、服务基层、服务群众的意识，放下架子、扑下身子，从而实现整个办公室的主动服务、效率服务、优质服务。不管服务对象是领导还是同级人员或基层部门的师生，办公室人员都要热情周到、一视同仁，而不能对上对下两张皮，搞官僚主义、衙门作风。对于学校领导交办的任务，要保质保量积极认真按时完成;对于基层或师生提出的问题，要热情接待、耐心解释、积极完成。要站在发问题者的角度设身处地为人着想，并实行首问负责制，减少问题者的困惑与麻烦。如果确是办公室权责范围内的要尽快办理尽快回复，如果不是办公室职权范围内的要牵头转给相关部门并及时提醒并反馈。

2)提高自身修养。①端正工作态度，提升工作作风。作为高职院校办公室工作人员，一定要端正工作态度，不断提升工作作风，以严肃认真、高度负责的精神完成每项工作。办公室的事务细、碎、琐、杂、乱，一旦忙起来就会没个头绪，紧急重要的事往往会完成较早，而不急不紧要的事往往会被推迟忽略甚至忘记。有很多事情看起来无关紧要，但如果办不好有时就会成为大事，直接或间接影响到整个学校的程序运行和工作形象。所以每个办公室工作人员都必须严谨务实、一丝不苟，以严肃认真的态度，以高度负责的精神，不夸大、不遮掩，不拖拉、不推诿，说真话、办实事，力争将每一件事做好、做完美，实现工作零差错。不管是面对领导交办的事项还是同级部门或基层师生带来的问题，都要及时、高效、准确地完成，让领导放心、让师生满意。②具备积极向上的乐观精神。作为高职院校的办公室工作人员，一定要具备勇于向上的精神，积极乐观、满怀激情做好每项工作。办公室工作任务重、事务多、压力大，遇到的困难与紧急事件也相对比较多，很容易成为领导、各职能部门及师生间矛盾的焦点。工作人员做事稍有延误或不慎，就容易挨领导批评、落同级职能部门埋怨、受某些师生指摘，其思想负担与精神压力相较其他部门会大很多，容易产生焦燥不安、火急火燎、急于求成等不良情绪。所以办公室工作人员必须要具备积极向上的乐观精神和抗压抗打心理能力，遇事多豁达，不要斤斤计较，凡事不求全责备，在保持乐观精神的同时能时时处处进行自我解压、调整心态，保证能随时以良好的精神面貌出现在每个人面前，以充沛的精力和充足的干劲投入到工作中去。即使有时被领导或他人误解，也要力争排除干扰，坚信误会必会消除，在复杂的环境中冷静而高效地处理各项事宜，并于事后找合适的场合与机会消除误会。

3)具备娴熟的业务能力。①加强管理协调能力。管理协调能力指的是统一认识，解决矛盾，理顺工作关系的能力［3］，协调内容主要包括协调领导与领导、领导与下属、部门与部门、老师与学生之间的关系以及上级部门同下级部门之间的关系。高职院校办公室的工作人员，既是被管理者，又是管理者，所以一定要学会管理、加强协调。一方面应加强业务理论学习，熟悉现代管理理论，另一方面要通过平时的工作加强磨练，提高管理协调能力。当前，随着高职教育事业的发展和学校规模的增大，高职院校内部职能部门也日趋增多，分工在愈加细密的同时也带来了多部门之间更多的相互协作与配合。这时，办公室的计划、组织、协调、管理职能就显得尤为重要。②加强语言文字能力。高职院校办公室工作人员要沟通内外、承上启下、协调左右，必须具备很强的语言能力和文字能力。无论是对外交流还是对内服务，沟通中都要讲究语言交流的方法、艺术和技巧。不管面对的是领导、同事，还是社会各界人士，要语言得体、热情大方、反应迅速、理解到位，这都是办公室人员必须具备的基本要求。面对领导交办的事项和师生反映的问题，办公室工作人员一定要准确理解并把握事件的实质;面对学校一些重大问题和突发事件，办公室工作人员一定要有综合分析能力和准确判断能力，并提前绸缪，为领导决策作参谋;面对公文写作、计划、总结等各类文字表述工作时，办公室工作人员一定要具备较强的文字编辑能力和运用能力，既要熟悉公文写作规范，又要时时注意搜集、处理学校各类潜在信息并发掘和利用。总之，办公室工作人员的语言能力和文字能力一定要强，做到“向上”能全面如实反映事情的真相，“向下”能准确表达领导的决策意图。③加强信息现代化能力。在现代科技与信息技术高度发达的今天，信息及相关技术已经成为领导决策与外界沟通的重要基础。作为高职院校的办公室工作人员，必须具备很强的信息现代化能力。当前，无纸化办公、网上传阅文件等已经成为办公模式发展的新趋势，办公室工作手段的现代化对办公室工作人员的现代化工作能力提出了新的要求，如熟悉现代化办公设备，熟练使用现代信息系统、传真机、扫描仪等;同时还要不断加强计算机和网络等技术知识的学习更新，充分利用它们进行传输文件、获取信息、处理文字材料、统计有关数据等工作。目前已有许多高职院校通过校园网络建立健全了办公自动化网络系统，办公室工作人员作为自动化网络系统的首要使用者和推进者，在实现事务处理信息化上还需要进一步加强学习和探索。④加强全面学习能力。办公室是高职院校对内对外展示形象的窗口，办公室人员必须不断加强全面学习，实现自身各项能力的专精尖。办公室工作人员要定期制定学习方向、学习计划，并定期检查学习效果，通过集体学、培训学或自学等多种方式，不断提高自身的业务能力和业务水平，确保自己能站得高、看得远，既有广度、又有深度，做到一专多能，既能很好地掌握国家各类教育方针政策，站在高点掌握学校的整体办学情况，熟悉了解学校远近期发展目标和近期工作中心，又能全面提高自己的办会、办文、办事业务水平的专精尖能力，既做一个熟练掌握本岗位知识和技能的专家，又做一名全面发展、兼备各方面知识和技能的杂家。

3 结束语

总之，高职院校办公室的工作人员一定要充分认识到自己所处部门的枢纽联通性及自身从事工作的重要性，确保从多个层面着手提高自身综合素质，不仅要在思想源头上确保政治素质和自身修养的进步，还要在实际工作中确保包括管理能力、语言文字能力和信息现代化能力在内的各项业务能力的专精尖，为学校的和谐发展做出不懈努力。

［1］ 陈振明.公共管理学原理［M］.北京:中国人民大学出版社，2003.

［2］ 马树超.对职业教育未来30年的展望［J］.教育与职业，2008(27):9-10.

［3］ 赵杰.浅谈高职院校办公室人员的综合素质［J］.职教论坛，2010(21):338-358.