当前档案管理的发展及信息化建设

汪东

摘 要：随着社会快速的发展，档案信息化管理工作是档案管理事业的未来趋势，能够提升服务社会的能力和水平。一些档案部门在近些年大力的发展档案管理信息化建设，希望能够同步于社会的发展需求。特别是一些计算机管理应用较多的单位管理工作，在这些管理活动中，电子文件的优点得到了大家的认可，也有取代纸质文件的趋势，那么怎么样提升信息化档案管理建设速度，就是关键。该文就目前的档案管理发展和信息化建设情况进行了探讨分析，根据笔者的经验对建设信息化档案管理提出了一些建议，希望能够让该项事业的发展起到一定的帮助。

关键词：档案 管理 信息化 建设

中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2014）11（a）-0231-01

随着社会快速的发展，档案信息化管理工作是档案管理事业的未来趋势，能够提升服务社会的能力和水平。一些档案部门在近些年大力的发展档案管理信息化建设，希望能够同步于社会的发展需求。特别是一些计算机管理应用较多的单位管理工作，在这些管理活动中，电子文件的优点得到了大家的认可，也有取代纸质文件的趋势，那么怎么样提升信息化档案管理建设速度，就是关键。

1 当前的档案管理信息状态

因为现代技术的广泛应用，办公实现了自动化和无纸化，档案的形式也有了较大的不同，像是一些文件的起草、签发、归档都可以通过计算机以及通讯线路完成，因此，这样的档案形式就需要是能够进行机读的档案形式，这样的档案利用和以往的纸质档案利用存在较大的差异性。这些差异性说明档案工作人员所面对的档案既有纸质的也有机读的。将档案信息为有需要的群体和组织进行提供是档案工作的职责，可是在提供这些档案信息的时候，应该要保证档案的真实性和有效性，那么让机读的档案符合这些要求，是我们档案工作者需要考虑的问题，而且，档案信息电子化是档案利用的必然发展方向。

2 加强档案管理信息化建设

2.1 建立网络档案系统

建立档案数量化应用平台。为档案的利用提供渠道，建立内部服务网以及公众服务网，让这些网的作用得以发挥，让其可以为档案工作的宣传和服务提供帮助。加速档案文件信息标准建设，积极的准备各项硬件设施，提供硬件保障，加强研究档案管理软件设计，为档案信息的交换和资源共享提供条件和基础，通过一系列的策略来确保这些档案资源的真实性和安全性。

2.2 加强电子文件的管理是做好档案信息化的关键

（1）电子文件的载体稳定性差，易损坏，随着计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后，要对归档的电子文件提出格式要求。无论利用何种途径归档，必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘，最好不用磁盘存贮。

（2）电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文悠扬形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门之间相互协作，形成互补，让电子文件归档可以成为有机的整体，提高电子档案的质量。

（3）完善电子档案归档工作的技术处理。电子档案这种新型的档案形式必然会涉及到电子档案归档这个内容，档案工作人员应该要对目前的文件工作进行研究，接收和处理大量的电子文件，为这些电子文件的原始信息进行保护，对其来源和去向了解清楚。借助技术手段来将归档的电子文件标注为“只读性”文件，禁止文件的修改，对文件的原始性给予保障，让其可以发挥出纸质文件的作用。

（4）处理好电子档案的存储问题。电子档案都是以电子材料来作为存储介质，一般都是可以保存非常长的时间的。从这些载体中取出信息是不需要接触的，因此，不会磨损。电子文件的介质通过密封保存，不会受到外界环境的干扰，可是因为电子文件载体的发展比较快，读取设备的更新也比较快，需要定期的进行文件转换和复制，避免信息的无法使用和失效。

3 档案管理信息化建设应采取的措施

3.1 做好归档工作，提升管理水平

依照档案管理的需求，为不同载体档案进行处理和转换，让其能够在不同的读取设备上都能够使用，让电子文件的价值得到保留，实现电子文件的真实性、完整性和有效性。使用先进电子文件管理技术，提供科学的管理方法，让电子管理水平得到提升，满足电子文件应用的需求。

3.2 建立高水平的档案管理队伍，提升管理人员的水平

档案管理人员需要从以往的杂业特点进行转化，提升其专业素养。档案管理现代化管理工序比较有序，人在管理过程中的决定性因素比较大，因此，需要对档案管理队伍进行建设，提升档案管理队伍的整体水平。档案管理领域目前比较少有复合型人才，一般都是专精于计算机或档案管理的，因此，对于两者兼会的人才比较渴求；为档案管理队伍提升提供条件，提供一些岗位来让档案人员进行学习，丰富他们的知识面，提供工作指导；建立良好的竞争机制，调动管理人员的积极性，人都有惰性，需要通过管理机制的设置和岗位调配来激发他们的积极性，发挥出每个档案管理人员的作用。

3.3 引入现代化管理模式，实现资源共享，将传统的管理进行革新

档案管理工作都是围绕信息进行的，为部门提供热点信息和有用信息是我们工作的方向。目前的信息技术发展比较快，传统的管理模式不能够满足信息的需求，无法达到资源共享的目的，因此，需要借助新技术来实现这一目标。在信息化社会到来的时候，网络化管理档案以及实现数字化档案都是档案管理的重要方向。在开展现代化档案管理工作的时候，要做好管理软件的选择工作，让档案信息的兼容性更强。