语用原则在外贸函电写作中的应用

伍帅英

（湖南高速铁路职业技术学院，湖南衡阳，421001）

随着中国对外贸易不断增长，使用电子邮件等现代通讯技术和外商进行贸易洽谈是互联网时代一种便捷方式。商务专业和英语专业(经贸方向)把外贸函电写作为该专业的一门重要课程，以提高学生的书面语交际能力增强就业竞争力。

外贸函电写作是一门综合性课程，涵盖写作技能、商务知识、跨文化交际、文体学、语用学。因此，教师在讲授该课程时不但使学生掌握外贸函电的常用句型、信件组织结构外，还应该从语用学角度针对实际情景说明怎样写和如何写才能真正学会运用外贸函电写作技能实现有效的交际。为外贸函电写作提供有利的理论是语用学中美国哲学家Grice提出合作原则和英国语言学家Leech提出的礼貌原则。在商务交往中，运用语用原则中的合作原则和礼貌原则来指导各类商务信函的写作，符合外贸函电的语言特征。

一、语用原则概述

语用学（pragmatics）是语言学中以语境为依托、以动态意义为研究对象的新兴学科，从广义上说，语用学探讨特定语境中的语言使用和语言理解[1]。语用学研究的重点在于描述说话人如何利用句子来实现成功的交际[2]。语用原则是语用学的中心，合作原则和礼貌原则是两条重要的语用原则[3]美国哲学家Grice 在Logic and Conversation一书中提到讲话人和听话人之间存在着一种默契，一种双方为了达到特定的目标而都遵守的原则，即会话的合作原则(Cooperative Principle)[4]。合作原则包含四条准则：① 数量准则。使自己所说的话能达到所要求的详细程度；② 质量准则。说真实的话，有足够的证据；③ 关联准则。说话要贴切；④ 方式准则。避免晦涩的词语，避免歧义；说话简要、条理。Grice认为交际双方遵从了这些准则才能配合默契，顺利交际。

英国著名语言学家 Leech提出礼貌原则(Politeness Principle)[5]，认为人们在会话中违反合作原是出于礼貌。其包含六条准则：① 策略准则。使他人受惠最大；② 慷慨准则。使自身受损最大；③ 赞扬准则。尽力夸大对他人的赞扬；④ 谦虚准则。尽力缩小对自身的赞扬，夸大对自身的贬损；⑤ 赞同准则。尽力缩小自身与他人之间的分歧；⑥ 同情准则。尽力夸大自身对他人的同情。从Leech的礼貌原则中可以得出：说话人总是尽量给听话人一些好处，尽量让自己吃亏，使对方感到受尊重，从而获得对方对自己的好感，促进顺利进行交际。

二、语用原则在外贸函电写作中的实例分析

在外贸函电写作中使用的语言必须是准确、简明、完整从而符合合作原则的要求；具有真诚、友善、温和而礼貌从而符合礼貌原则的要求，使合作原则和礼貌原则不仅适用于口语交际，也同样运用在外贸函电写作这类书面交流中。

（一）合作原则

1. 数量准则

商务活动非常讲究工作效率，注重实效，不浪费时间，一般直截了当表达主题。如：

例1：We would like to place an order for 800 EE183 radios at US$15each，CIF Shanghai，for shipment during January/February. （本公司欲以每台 15美元价格，上海到岸价，订购EE183收音机800台，于1月至2月装运。）

例1报价中就明确说明了对方的购买价位，数量，采用的是何种贸易术语以及装运期。 非常简洁，让人一看就明白，在外贸信函中使人一目了然，能在繁忙的事务中很快做出答复。这符合了合作原则中的数量准则。

2. 质量准则

撰写商务信函最终目的是达成商品买卖或者服务交易。信函所提及的无论是国家对外政策、公司信誉和公司间的关系，还是商品数量、质量、价格、交易条款等内容都应该真实可靠。双方的合作本着真诚、真实为基础进行交易。如合同中有不同的付款条件和交货方式，如果规定好了就严格执行。

例2：We have been in business since 1935.Our products are of good quality and have fine workmanship. （我公司自1935年时开始经商，产品质量上乘，工艺精湛）

例2是介绍公司的历史，产品质量会有保障，用以获得对方的信任。商务信函的内容必须是真实的信息，对所提供的数据和术语要严格、精确。由于交易涉及到买卖双方的权利、责任与利益，所以既不能夸大也不能缩小。

例 3：Please quote us your lowest price，C.I.F. Vancouver，inclusive of our 5% commission，stating the earliest date of shipment.（请报你方CIF温哥华最低价，包括我方5%佣金，告知最早的装运期。）

在例3的询价中，询价人态度真诚，欲与对方合作，真诚提出希望对方报CIF价且包括佣金5%在内，体现了信息的可靠性，遵循了质量准则。

3. 关联准则

信息与交流内容有关联性。在往来交易，函电写作过程中，双方都期待对方所说会和话题有关，这就是遵守关联准则。说话人和听话人能否找到最佳关联是成功交际的关键。最佳关联就是引导听话人不仅要注意说话人意欲表达的语境，而且还要寻找说话人希望对方所做的理解。交易的成功，双方的真诚合作和关联的会话目的是重要条件。语言运用的多少、直接和间接以及方式的选择都与关联的会话目的有关。

在外贸英文信函中，使用模糊语言是收信人提供一种最佳关联的明示，收信人据此可得出发信人的交际意图。这种模糊语言所起到的交际效果是采用精确语言所达不到的。

例4：Should your price be found competitive and delivery date acceptable，we intend to place a large order with you.（ 如贵方所报价格有竞争力，交货期合适，我们打算大量订购。）

我们可以弄清发信人想要收信人从其话语中提取的信息是“价格有竞争力，交货期合适才会有大量订购”双方之间成功合作的几率更大。

4. 方式准则

在外贸函电写作过程中，所写内容具体而严肃且有的具有法律作用。因此，必须避免歧义；言语要简要、条理，尤其在用词时尤其注意以免误解。

例5：The vendor shall deliver the goods to the vendee by June 15.（卖方须在6月15 日前将货交给买方）

by 与 before，当英译终止时间时，比如“在某月某日之前”，如果包括所写日期时，就用介词 by；如果不包括所写日期，即指到所写日期的前一天为止，就要用介词 before。在例7中用by 说明时间是包括了6月15日这天。

例 6：Shipment：to be shipped on or before June 10，2013.（A：装运：2013年6月10日或10日前装运）（B：装运：2013年6月10日前（含10日）装运）

在商务信函中装运时间条款要求很严格，是涉及到责任、风险划分以及船货衔接问题。例6中A和B的译文相比较，时间表述更为清晰和准确表达更地道的是B。理解有误，会导致交易一方由于含糊的词语而使货物延误。外贸信函在一般词语上的特殊性，会因情景不同，语言理解不同。

（二）礼貌原则

Leech说过“不同场合需要不同种类的礼貌”，而不同种类的商务信函也因为具有本质上的礼貌性或不礼貌性，需要使用不同的礼貌策略和相应的合作原则[6]。贸易双方来自不同的国家和地区，地位平等，互惠互利，为各自的经济利益实现双赢；为能与生意伙伴保持长久的友好合作关系，交际顺利，采取积极的合作态度；使用礼貌委婉的语气；多从对方的角度考虑问题来满足赞扬、赞同准则和谦虚准则。

在会话过程中为推进交易，实施某一言语行为时，会关注到说话人和听话人或第三者的“惠”和“损”，设身处地了解对方的处境和困难。这不仅有利于树立良好的公司形象，而且还有助于化解矛盾，促成合作，保持贸易关系，也满足策略准则和慷慨准则。外贸英语信函在语言上有其特点，使其在往来的外贸易活动中起着举足轻重的作用。

1. 礼貌用词

写信人使用 “be glad to、be pleased to、appreciate”等礼貌地表达了自己对收信人某一行为的感激之情。

例7：We are glad to note from your letter of March 9，as exporters of Chinese Cotton Piece Goods，you are desirous of entering into direct business relations with us. This happens to coincide with our desire.（很高兴收悉贵方3月9日的来函，作为中国棉纺织品的出口商，贵方热切盼望与我方建立直接的业务关系。这恰好符合我方的意愿。）

第一句话“we are glad to...”就是一种积极礼貌策略用以强调其传递的信息是收信人希望与之建立业务关系。还可以利用“look forward to”对收信人非常委婉地提出下一步要求。

2. 情态动词

交易双方希望通过外贸英语信函表达各种意愿和情感，而情态动词则可以通过各种语气的表达来实现理想的交际效果，塑造友好和谐的气氛。

例8：You could close a deal by adding 100 dollars per ton.(贵方可以以每吨加价100美元成交)

例8中使用情态动词而且还是过去式could，使其语气缓和、顺耳。如果省略could，显得句子语气直白、生硬，不够礼貌。看问题应站在对方的立场，考虑对方，明白对方的难处，说明我们了解对方、体谅对方，从而鼓励对方与我们合作。过去式比一般式更能表达写信人的礼貌态度，收信人更容易体会到写信人对于促成这笔交易的诚心。

3. 语态

因为使用被动语态可以让对方明白有些事情并非我方不愿意，能减少个人情感的影响，使论述显得客观、公正，显得更为礼貌。同时，显示外贸英语信函的文体正式。

例9：The stipulations in the contract do not comply with those in our order，it would be very embarrassing. (如果合同中的条款与我们的订单中的条款不一致，会令人十分困窘)

例10：We wish you would amend L/C as soon as possible.（我方希望贵方可以尽快修改信用证）

拒绝对方要求的时候通常使用虚拟语气，用来表达假设和想象，以示礼貌。说话人不直接提出，降低了命令的语气，表达了礼貌之辞。第9和10例句中使用虚拟语气，使句子更婉转，具有更多的磋商余地，更有利于达成贸易协议[7]。为使请求、要求、命令等容易被收信人接受，书信中经常使用被动语态来缓和语气。

三、结论

随着全球经贸一体化进程加速，国际贸易竞争也日益激烈，外贸英语函电发挥着越来越重要的作用。礼貌的外贸英语信函使对方享有一种尊重、寻求合作的气氛，乐意合作。外贸英语信函简洁、准确且具有自身的语言特征。外贸英语信函中应用语用学的合作和礼貌原则，则提高函电语言的得体性、准确性及礼貌性等。正确地理解语言的语用能力，互动交际，充分调动学生的学习英语的积极性，给他们以语用的体验和成功的体验，做到扩充知识与培养语用能力并举。

[1]冉永平.语用学[J].中国外语，2011，8(6)：33

[2]管春林.语用学理论在外贸函电教学中的应用研究[J].白城师范学院学报，2007，21(1)：85-88.

[3]张琰.语用原则在大学英语课堂教学中的应用[J].开封大学学报，2008，22(4)：70-74.

[4]Grice H P. Logic and Conversation[M]. New York：Academic Press，1975.

[5]Leech G N. Principles of Pragmatics[M]. London：Longman Group Limited，1983.

[6]秦晓杰.英文商务信函中的“合作”和“礼貌”[J].西安外国语学院学报，2001，9(4)：11-14.

[7]梅桂能.当代外贸信函英语的礼貌原则[J].中国科技翻译，2004，17(1)：30-31.