对做好高校教学秘书工作的认识与思考

□马丽云

（玉林师范学院 教育科学学院，广西 玉林 537000）

对做好高校教学秘书工作的认识与思考

□马丽云

（玉林师范学院 教育科学学院，广西 玉林 537000）

高校教学秘书是高校教学管理的主要力量之一，其工作质量直接影响着教学质量。教学秘书具有教学管理、沟通协调、收集信息与反馈信息的职能，以及教学秘书工作具有服务性强、责任重大、业务繁杂等特点，这些都要求教学秘书具备甘于奉献和乐于服务的思想素质、扎实的业务素质及良好的身心素质。高校应充分认识到教学秘书工作的重要性，重视教学秘书工作，采取有效措施稳定教学秘书队伍，这对做好高校教学管理工作具有现实意义。

高校；教学秘书；教学管理；基本素质

高校教学管理是高校管理的重要组成部分，而高校教学秘书是教学管理的基层管理者、组织者和执行者。高校教学管理能否正常有序地开展，教学秘书发挥着不可忽视的作用。在教学管理中，教学秘书上受教学副院长和教务处的双重领导，下联系着各部门、教师及学生。教学秘书在其中起着沟通上下、协调左右的作用。笔者从自身的实践经验出发，对高校教学秘书的工作职能及素质进行认识与思考，并对如何改进高校教学秘书工作提出建议。

一、高校教学秘书职能

教学秘书承担着基层教学管理工作，是教学管理信息传达的桥梁，也是部门之间、师生之间、教师之间联系与沟通的纽带[1]。教学秘书既是教学领导的助手和参谋，又为教师和学生服务，同时还承担着收集和反馈信息的作用。

（一）教学管理职能

在高校教学管理中，教学秘书科学合理地安排日常教学事务，使教学管理工作能正常有序地开展。这些日常工作包括：合理安排教师及学生课程表、科学管理信息库、精心安排教学考试及配合教学领导检查教学工作等。

1、科学合理地安排课程表。根据教务处及各教研室制定的培养计划，合理有序地安排教师课程表、学生课程表及班级课程表，让学生在大学期间学到更多有用的知识，培养出专业知识过硬、动手能力强、适应社会发展需求的优秀人才。

2、科学合理地进行系统信息库管理。教学管理中的信息库包括教学日历、教学计划、教学大纲、学生学籍、学生成绩、教师信息、考试管理、毕业论文等。在信息化管理时代的今天，教学秘书能科学、合理、及时、准确地对系统信息库进行整理归档显得尤为重要，为今后工作中快速查阅资料及教学评估工作检查提供方便。

3、合理有序地安排教学考试。考试是检验学生学习和教师教学在某一阶段是否收到满意效果的验证方法，科学合理地安排考试时间有利于学生在最佳的状态下反映出阶段性学习效果。教学秘书要了解学生上课进展及各科任课教师的课程进度，合理有序地安排学生的考试时间，考试地点和座位表。

4、配合好教学领导进行工作检查。在每个学期的期初、期中和期末，教学领导都要对各项教学工作进行检查和指导。教学秘书要明确自己的角色和定位，当好教学领导的助手和参谋，了解教学任务执行的进度，协助教学领导做好本部门的教学检查工作，确保教学工作正常有序进行。

（二）沟通协调职能

教学秘书的工作联系着教务处、教师及学生，是这三者的桥梁和纽带，在其中发挥着承上启下、沟通左右、联系内外、改善关系的作用，使教学管理的各个环节联系起来。所以教学秘书要善于沟通协调并且要有很好的语言表达能力和较好的公文写作功底。例如教学秘书在传达通知时，要把通知表达清楚，以免收到通知的教师或者学生产生歧义；又如在安排考试时间表时，遇到学生课表有冲突，要及时做出调整；在安排监考时，个别老师因私事不能参加，教学秘书应及时反映并与其他老师或者领导沟通协调，以免耽误了监考时间，造成教学事故等。这些都需要教学秘书在其中起沟通协调作用。

（三）收集信息与反馈信息的职能

教学秘书的工作性质决定了教学秘书要及时、准确地收集信息，这些信息包括教务处传达的教学信息及通知，教学领导下发的教学管理通知及教师学生反馈回来的教学执行情况等。教学秘书要主动收集、整理各方面信息，耐心听取各方人员方方面面的意见和建议，积极发现问题并提出相应的解决方法及应对措施，同时要及时准确地把相关情况反应给相关部门、领导和个人。

二、高校教学秘书的素质要求

高校教学秘书作为高校教学管理队伍的重要组成成员，肩负着管理与育人的双重责任。一方面高校教学秘书要承担起高校教学管理的日常事务及处理各种人际关系；另一方面，作为高校教育队伍的成员，也要起到为人师表的表率作用。笔者根据自身的工作经验，结合高校教学秘书的工作特点，总结出作为一名优秀的高校教学秘书应该具备以下素质。

（一）思想素质

1、奉献精神。作为高校教学秘书，必须要有甘于默默奉献的精神。教学秘书的工作繁杂琐碎、工作量大、范围广，有时任务紧，需要加班加点牺牲休息时间完成工作，甚至回到家中也要处理一些工作之事，只有对本职工作做到真正地热爱它，做到“干一行，爱一行”，从教学秘书从事的工作中寻找快乐，把工作当作是一件很快乐的事，而不是把工作当作负担，只有这样才能把工作做好。将有限的生命投入到伟大的教育事业中，甘于在平凡的工作岗位上实现个人不平凡的人生价值。

2、服务意识。高校教学秘书的工作是围绕着教学开展，是教学任务管理的传递者和执行者。教学秘书服务的对象是教师和学生，所以教学秘书必须时刻树立“全心全意为师生服务”的意识，担负起服务育人的重任。工作中要做到想师生之所想，急师生之所急，需要用热情、真诚和耐心对待教学管理工作[2]。为教师的教学和学生的学习服务，不断强化自身的服务意识。

（二）业务素质

1、扎实的知识。高校教学秘书面对的是教师学生和教学管理人员，他们通常具有较高的专业知识水平，这就要求高校教学秘书应具备相应的专业知识、较高的管理知识及一定的文秘知识和教育理论知识。此外，高校教学秘书还需要根据所在二级学院的不同，了解和学习相关课程知识，例如笔者所在二级学院是教育科学学院，就要了解和学习教育学、心理学、学前教育学、小学教育学等具体开设的专业课程。掌握好这些知识是做好高校教学秘书工作的前提。随着高校教学管理体制改革的逐步深化，仅凭掌握积累的经验来工作是远远不够的。教学秘书要适应社会的变化和时代的发展，通过自身的努力，不断学习新知识，更新自己的思维方式和工作方法[3]。在工作之余利用多种途径学习新知识，发扬 “活到老，学到老”的终身学习精神，不断地为自己“充电”，注入新知识，不断完善自我，才能适应新时代教学管理的发展。

2、有效的沟通能力。有效的沟通是现代管理的命脉，它能给工作带来事半功倍的效果。这就要求教学秘书不仅具有很好的沟通表达能力，而且要求教学秘书利用好现代高科技沟通设备，实现管理沟通现代化。例如教学秘书在传达通知或者文件时，可以利用电话、飞信、OA系统、电子邮件、QQ等现代通讯方式，实现有效沟通。

3、统筹规划的能力。教学秘书工作是一项计划性强、内容丰富、繁杂琐碎的综合性服务工作[4]。教学秘书要处理好日常各项教学事务，保障教学工作的顺利完成，这就需要教学秘书在工作中，懂得区分轻重缓急，统筹规划教学工作。

4、勇于创新的能力。工作创新能力是指在工作岗位上，产生新的思路、方法及措施，产生新的工作效果、效益的工作能力。创新是时代的要求，教学秘书要在不断的学习中与时俱进，不断创新。在实践和探索中敢于创新，勇于创新，逐步产生新的工作感悟，产生进步正确的工作能力。工作创新能力，会使我们的教学工作做得更加有特色。

（三）身心素质

身心素质是指身体素质和心理素质，良好的身心素质是做好高校教学秘书的基本条件。

1、身体素质。俗话说“身体是革命的本钱”，这说明工作的前提是要有健康的体魄。教学秘书在繁忙琐碎的工作之余要注意休息，加强体育锻炼，保持旺盛的精力。只有有了强健的体魄才能胜任本职工作，才能更好地服务于工作。

2、心理素质。教学秘书的地位特殊、角色重要、工作复杂、任务繁重，对其心理素质提出了更高的要求[5]。教学秘书的工作即使做的很好，但未必得到认可；反之，一旦工作出现差错，就会造成教学事故，影响正常的教学活动开展，就会受到领导严厉的批评和指责。这些都要求教学秘书要有很好的心理素质，对工作做到认真负责，不怕苦不怕累。以积极的心态、开阔的胸襟、乐观向上的精神面对工作中遇到的问题，遇事保持平和的心态。用五颗“心”——责任心、爱心、细心、耐心、恒心来把教学秘书工作做好。

三、改进高校教学秘书工作的建议

随着科学技术的突飞猛进，高校教学的深入推进，高校教学管理工作也发生了前所未有的变化，各高校教学秘书队伍的建设也要与时俱进。

（一）重视教学秘书工作。教学秘书的工作在整个教学中起着其他岗位不可替代的作用，但教学秘书的工作仍没有得到足够的重视和科学的认识。一方面，部分高校对教学秘书工作认识不足，认为教学秘书工作就是简单的接听电话、发通知等，随便找个人都能胜任；另一方面，少数教学秘书对自身工作认识也不到位，缺乏现代管理意识、竞争意识和危机意识，对学习新知识掌握新技能不够重视。重视高校教学秘书工作，一方面需要高校领导及全体师生重视、支持、尊重及理解教学秘书工作，高校应建立适合本校发展的教学秘书考核制度，充分肯定教学秘书工作及劳动成果；另一方面，教学秘书也要重视自身工作，不断提高自身工作能力，使教学秘书工作更加专业化、职业化，更好地服务于工作。

（二）稳定教学秘书队伍。由于高校教学秘书受工作责任重、压力大、待遇较低、缺少进修机会及各方力量配合协助不够等诸多因素的影响，高校教学秘书队伍一直处在一种不稳定的波动状态。稳定高校教学秘书队伍，留住优秀教学管理人才是高校改进教学秘书工作面临的问题关键。为了打造出一支素质高、能力强、爱岗敬业、甘于奉献、勇于创新、适合新时代发展的高校教学管理队伍。笔者认为应采取以下措施，首先，高校应该采取激励方法，适当提高教学秘书待遇，在职称评定，职务晋升方面给予同教师同等的机会，充分调动教学秘书的工作积极性[6]。其次，提升教学秘书发展空间，在条件允许的情况下，鼓励教学秘书提高学历水平，同时鼓励教学秘书加入科研小组，多向科研骨干学习，使高校教学秘书发展成集教学、科研及服务于一身的高校高素质管理人才。最后，建立完善的教学秘书竞聘机制，通过公平，公正的竞聘使优秀的管理人才加入到高校教学秘书队伍中来。

四、结语

总之，高校教学秘书工作在教学管理中的作用不可低估，正确认识教学秘书的工作职能与素质要求，对做好高校教学秘书工作非常重要。教学秘书工作不但需要其磨练好“内功”，充分发挥好自身的优势，做好本职工作。更要求高校在教学管理方面高度重视和支持教学秘书的工作，使高校教学秘书能够充分发挥其在教学管理中的重要作用。■

Abstract:Teaching secretary is one of the main forces of teaching management in colleges and universities, and the quality of his/her work has a direct impact on the teaching quality. With functions of teaching management, communication and coordination, information collection and feedback, the work of teaching secretary is characterized by good service, great responsibility and complex business. All of these require teaching secretary to be willing to sacrifice and serve, have well-founded professional quality, good physical and psychological quality. For teaching secretary’s work, colleges and universities should fully realize its importance and attach great importance to it. Taking effective measures to stabilize the teaching secretary team has practical significance for good teaching management in colleges and universities.

[1]尹祝凤.高校教学秘书的角色定位变化与能力结构要求[J].教育教学论坛，2012 (5)：57-58.

[2]刘聪，孙铭娟. 高校教学秘书角色探讨[J]. 卫生职业教育，2013，(3)：18-19.

[3]潘学红. 高校教学秘书的自我效能感与职业枯竭[J].大学教育，2012，(5)：52-54.

[4]李争. 重视教学秘书培养提高教学管理水平[J].教育理论与实践，2005，(12)：7-8.

[5]王秀繁. 浅析高校教学秘书的作用、工作特点及素质要求[J].沈阳工程学院学报：社会科学版，2010，(3)：367-369.

[6]林燕. 浅析如何提高高校教学秘书的管理水平[J].高等教育，2013，(1)：129-132.

【责任编辑 谢文海】

Understanding and Thoughts on Teaching Secretary’s Work in Colleges and Universities

MA Li-yun
(School of Education Science, Yulin Normal University, Yulin, Guangxi 537000)

college and university; teaching secretary; teaching management; basic quality

G472

A

1004-4671（2014）06-0120-04

2014-09-17

玉林师范学院博士科研启动基金项目（G20140001）资助。

马丽云（1985～），女，广西桂林人，玉林师范学院教育科学学院教学秘书。研究方向：教学管理研究。