Lotus Domino／Notes技术在企业协同办公系统中的应用

孙银香，吴 锐，冯 欣

（中石化管道储运有限公司 信息化管理处，江苏 徐州221008）

在现代办公和生产中，计算机技术的应用加速了企业发展，大大提高了生产水平和办公效率。特别是协同办公平台的应用，为企业现代化发展注入了更加强劲的动力。无论是在企事业单位、政府机关的各个部门，还是学校、医院以及金融机构中，协同办公系统都发挥着重要作用，不仅满足了日常办公的需要，提高了办公效率，还规范了日常办公的准则，使得现代办公信息更加公开化、透明化。

中石化某公司的生产运营管理区域点多线长，协同办公平台的应用大大提升了办公效率。随着计算机软硬件和工作流技术的进步，对办公自动化的要求也越来越高，如今协同办公系统不但能满足日常办公需求，还能为决策者提供重要的信息服务，加强企业内部的沟通，减少办公成本，实现移动办公。

1 Lotus Domino／Notes技术系统架构

Lotus Domino／Notes是实现和运行办公自动化的最有效平台之一，作为世界领先的信息处理软件和群件产品，不仅能够高效处理非结构化信息，而且支持工作组内的成员在任何时间、任何地点实现信息共享。此平台还具有先进的邮件处理和通信功能，便于工作组成员间的协同工作，并且融合了Internet和Web的标准，可以将Web浏览器作为Notes的客户机，从而通过Internet实现与服务器的高效连接。图1为Lotus Domino／Notes组织架构图。

图1 Lotus Domino／Notes组织架构

Lotus Domino／Notes主要由Lotus Domino服务器端、Lotus Domino Administrator管理端、Lotus Notes客户端、Lotus Domino Designer开发端和iNotes五个部分构成。其中，Lotus Domino服务器端的广泛性很强，它可以提供例如 HTTP／POP3／LDAP／SMTP等众多的服务，同IIS／TOMCAT／JBOSS／WEBLOGIC一样，能够提供应用程序的访问环境，具有多元性。与当前环境的多样化相得益彰。Lotus Domino Administrator的管理端可以提供管理的客户端，对服务器、用户注册等的管理提供服务并对其参数进行自动配置，减少用户的工作量，同时提高用户的可操作性。Lotus Domino平台的客户端软件和SAP GUI实现的功能完全相同，用户在平台中可以完成登陆及应用访问等操作，具有较强的友好性和灵活性。

2 中石化某公司协同办公系统设计

2.1 系统建设目标

针对中石化某公司生产运营管理区域点多线长的特点，将计算机网络和移动运营网便捷、快速特点与Lotus Domino／Notes的多应用性、高稳定性、高安全性相结合，研发出一套适用于该公司管理机制的办公自动化软件。

2.2 系统总体设计

基于Lotus Domino／Notes的协同办公系统，主要体现为一系列的工作流程处理，在工作流系统设计中，参考国际工作流管理联盟（WFMC）建议的工作流参考模型，充分利用Domino Web技术进行开发，在整个设计实现中体现出系统的灵活性，用户通过页面工具可以根据实际需要自定义工作流程，工作流实现原理如图2所示。

图2 工作流实现原理

2.3 结构选择

协同办公系统层次结构的设计关系到用户访问系统的模式，C／S安全性较高，但需要在每个客户端安装客户端软件。而B／S结构在应用方式上更加灵活，简化了用户安装客户端的步骤，在一定程度上也减轻了系统开发与运维的工作量，对公司来说，内部局域网本身就具备较高的安全防范能力，因此，选择B／S结构更好。

2.4 数据库设计

系统开发主要采用Lotus Notes／Domino技术，数据库采用Domino数据库，整个系统设计包含多个数据库，分为:主数据库，归档数据库，流程监控数据库，信息发布数据库。在Domino数据与外部数据源集成方面，主要通过调用相关Java类库，结合domino jdbc数据源接口来实现。对各类文档文件的读写主要是通过相关Java类库，以及调用office自带Web控件来实现。

2.5 模块与功能

根据公司的日常办公内容和流程，结合Lotus Domino／Notes平台的多应用功能，此系统主要由公文管理、审批中心、政务信息及个人信息四大功能模块组成。其中公文管理模块包括收发文管理、签报管理、公文查询等功能；审批中心模块包括招投标管理、会议室管理、请假管理、用印管理、督办管理、车辆管理、文档查询及工作查询等功能；政务信息模块包括信息报送、信息简报、简报收阅及信息管理等功能；个人信息模块包括个人信息基本设置、委托授权及可扩展的其他功能，如图3所示。

图3 协同办公系统功能结构

图4 该公司某部门发文流程

其中，公文管理是协同办公系统中最重要的功能，其主要是将传统纸质公文的人工流转过程转化为电子公文，是一种借助于网络流转的过程。在公文处理中，用户可对公文处理的进展进行跟踪，查看公文所处的状态，特别是在紧急情况下，还能发出催办、督办信息，实现公文处理的全程自动化。发文管理是公文管理模块中的一个重要组成部分，也是流程设计最复杂的部分。由于该生产运营管理区域点多线长，生产经营类型也有所不同，各个二级单位的管理模式也稍有不同。公司基于Lotus Domino／Notes的协同办公系统，各二级单位系统管理员可自行配制本单位或部门的公文处理流程，使系统应用起来更加方便灵活。图4为某部门的发文流程图。在此公文流转过程中，系统管理员可对每一个环节进行角色设置，在人员的角色管理中设置好人员的角色，公文才能实现准确流转。

2.6 关键技术处理

公文流转中，文件的保密性非常重要，尤其是电子公文，泄密的危害性特别大。在该系统中，主要涉及到账户安全和文档安全两个方面。账户安全方面，该系统采用中石化统一AD域账户登陆，此账户为中石化总部统一管理，应用于很多关键信息系统，具有可靠的安全性。由于公文流转系统中需要使用电子公章，这就使文档的安全性面临严峻的考验。在建设公文流转系统配套的电子公章系统时，加入了文档自动加锁、签章文档打印控制、签章自动脱密浏览等技术手段，实现了文档加盖电子公章后不能复制、粘贴、篡改。同时，也可控制红头文件等关键文件的打印权限等功能。

3 系统特点及效果分析

良好的拓展性:该系统考虑了业务发展情况不同，提前预留了多个端口，便于企业进行二次开发。基于这种良好的拓展性，企业能够在该系统中方便的添加新业务模块，同时，也可以根据需求，将该系统推广到下属企业。

工作流机制:用户按照原有的工作流程就可以自动的执行一系列任务，进行业务和办公的管理，大大提高工作效率和工作质量。

可靠的安全性:为了防止企业文件丢失，该系统在用户验证、存取控制、文件加密和电子印章等方面采取了多级安全措施。

简捷易操作性:员工的计算机水平参差不齐，该系统界面简洁，流程简单，能够确保所有用户在短时间内掌握并熟练使用。对系统运维人员来说，也便于维护和管理。

技术先进性:该系统在开发和设计上应用了较高的先进技术，能够保证在较长时间内保持系统的可靠和稳定，保障了企业的日常办公正常运转。

4 结 语

随着全球信息技术和多媒体技术的迅速发展，企业之间的竞争也越来越激烈。基于Lotus Domi－no／Notes技术的协同办公系统作为该公司信息化建设的重要组成部分，不仅仅是一个无纸化的软件，更是一个管理工具，通过它来贯彻企业管理制度的执行，传播企业文化，通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中员工与组织的和谐发展，能够大程度的提高企业的工作效率和工作质量，使得各个上下级协作机构、部门相互之间的信息交流更加通畅、高效、安全、稳定、可靠。

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