疾控中心档案信息化管理存在的问题与对策

冯秀芳

(云南省昆明市经济技术开发区疾病预防控制中心，云南昆明650000)

疾控中心档案信息化管理存在的问题与对策

冯秀芳

(云南省昆明市经济技术开发区疾病预防控制中心，云南昆明650000)

疾控中心档案信息化管理，就是把目前高速发展的信息技术运用在疾控中心对档案进行管理、调用、存储和处理的过程中。这在很大程度上使工作的效率得到了提高，也避免了由于人为因素所造成的误差。本文对疾控中心档案信息化管理的现状进行了调查分析，并且提出了在管理过程中可以有效实现档案信息化管理的解决对策，解决疾控中心档案管理存在的质量问题，希望可以为建设和管理医疗机构(疾控中心)的档案信息化提供借鉴。

疾控中心；档案管理；问题；对策

随着信息时代的到来，电子档案受到了广泛的关注，而以往的手工管理模式已经满足不了时代的进步和需要。如何依照疾控中心档案管理过程中出现的问题，完善疾控中心档案信息化管理的制度，使疾控档案的重要作用得到充分发挥，是疾控中心档案管理过程中需要重点解决的问题。

1 疾控中心档案信息化管理的特征

1.1 封闭期。在疾控中心的档案中，有些档案从形成之日起，就被封闭起来，而且其封闭的时间会很长，从而导致了档案在管理和利用方面产生矛盾。

1.2 阶段性。疾控中心的档案几乎都是突发事件和传染病这两个方面的。在不同时期的档案体现出来的作用、价值以及服务对象也不相同。随着疾控中心工作的不断改革和创新，许多传染病已经被消灭，这就导致原来的档案成为孤本，而这些孤本为传染病控制和治疗，不仅仅提供了重要的的科学研究价值，还提供了历史价值，也是可以进行永久保存的很珍贵的档案。而这些档案的管理人员应该主动提供这些珍贵的档案，以便疾控事业可以更加的发展和进步。

1.3 专业复合性。疾控中心档案信息化管理工作对于技术性和专业性等方面都有着很高的要求。要求其管理人员不仅对档案的管理知识有足够的了解，还要了解医疗知识及现代信息技术，所以就需要疾控中心的档案管理人员可以积极的对出现各个领域的专业知识进行复合，以便可以更好的为疾控中心信息化管理工作服务。

2 疾控中心档案信息化管理存在的问题

2.1 资金投入有限

近年来，由于国家档案局(市、县)、卫生局(市、县)的要求不断增多，疾控中心系统的信息平台也在高速的发展，在很多方面(疫情报告、计划免疫、卫生检验、食品卫生等)都取得了重大的成绩。随着疾控中心信息化管理系统的不断发展，许多档案都建立在录音、视频以及多媒体的基础上；还有一些是用数字的电子形式在计算机中输入的，最终存储在数据库。但目前我国很多的疾控中心往往受到经济条件的限制，不能有效的投入资金，从而导致配套设备和环境达不到档案管理的需求。

2.2 管理人员的素质较低

疾病预防作为一项专业性较强的工作，直接影响着疾控中心的管理工作。我国疾控中心的工作人员明显缺失，导致档案管理人员还得兼职打字员的工作，或者是医疗卫生的专业人员来兼职档案管理员的工作。但是由于其所学的专业有很大的片面性，致使他们很难胜任疾控中心信息化管理的工作。而医疗卫生人员对于计算机操作也不是特别的了解，对于一些专业的计算机技能(存储和压缩技术、档案信息组织技术、检索技术等)也不能熟练的使用，更有甚者居然都不会设置用户权限，至于档案的安全问题就更加难以控制了。

具备专业素质的档案管理人员，在面对众多的疫情专业数据时，往往不能区分孰轻孰重，导致不能及时有效的对档案进行收集、分档和整理。而档案数据的输入也存在着很多的不足，这就直接影响了疾控中心档案信息化管理的高效运转。还有一些档案管理人员，其自身的素质偏低，这就直接影响了疾控中心信息化管理，使档案在管理的过程中，出现错档、丢失和缺档等严重后果。

2.3 疾控档案的管理制度需完善

很多疾控中心，虽然已经构建了档案管理制度，但是在真正运行的过程中往往会不尽人意。有些人员随意的出入档案室并在未被允许的情况下操作计算机，有些人员用比较粗糙的抹布对存储电子档案的设备进行擦拭，还有些人员把档案随意的放在办公桌上。这些随意的行为可能会导致出现安全问题，如档案的损坏、丢失以及人为泄密。由于疾控中心卫生医疗的专业人员比较多，他们严重缺乏电子档案的专业知识，对于电子档案管理方面的标准也没有一定的了解，所以在制定疾控中心档案信息化管理制度时，缺少详细的操作流程，无法满足对于档案管理的需求。

3 加强疾控中心档案信息化管理的解决对策

3.1 增加档案信息化管理资金投入

疾控中心的档案是社会上不可缺少的一种公共资源，它有着记录历史、服务社会和传承文明的作用。所以要应当加大对档案管理配套设备(软件、硬件)的投入，而对于档案的储存环境也有着很大的要求，对于在档案信息化管理过程中出现的问题，要及时有效的进行解决，以此来保证档案的完整和真实性。为电子档案配备布置具有良好性能的计算机以及软件，还需要对其存储方式进行科学合理的选择，并安装性能较高的可以保证网络安全的一些必备软件，例如防火墙技术(数据加密技术等)，积极的对病毒和黑客的入侵进行防范，以此来保证电子档案的安全性和保密性。

3.2 加强对疾控档案管理人员的培训

如果想要把疾控中心信息化的管理工作做好，就必须要对档案的管理人员加强培训的力度，还要引进一些专业性较强的综合型人才。对于培训来说，必须要参照档案管理人员自身的素质，并针对不同的人进行教育。如果专业的疾控中心的医疗人员来兼职档案管理人员，必须要有正确的工作方向，端正其自身的服务态度，并对计算机可以熟练的操作，积极学习档案信息化管理的相关知识和学会使用刻录机；如果是具有专业技能的档案管理人员，应该对疾控部分的分工、发展规律和流程以及相关的医疗知识有足够的了解。

3.3 完善疾控中心档案信息化管理的制度

疾控中心的档案信息化管理的制度应该是简单且实用的。疾控中心的领导及其管理部门，必须要结合相关的法律法规，并根据疾控中心的工作特征和实际情况，制定出操作性强、合理有效的档案信息化管理制度，尤其是对电子档案的收集、整理、储存等操作制定严格的规章制度，以便可以充分的发挥管理制度的重要作用。还要保持管理制度的严格性和严肃性，在执行规章制度的过程中，要做到赏罚分明，一视同仁，地位平等，并且将此纳入考评，这就真正的体现了制度的权威性。

3.4 加强疾控中心档案管理人员的管理意识

通过开展会议、培训等活动，让疾控中心的所有工作人员知道档案所具有的重要意义，并且要对档案管理工作的各个环节进行足够的了解，尽快熟悉具体的要求和职责，这样就可以加强提高档案交接的应用与保管的过程，使档案实现信息交换与共享。由于档案管理是一项具有特殊性(政策性、保密性)的工作，在选择档案管理人员时，要根据政治、作风等多方面进行考虑，并要对他们进行专业的培训和教育，使他们可以更好的胜任这份工作。

3.5 加强绩效考核制度

疾控中心的负责人或者相关的领导，要对绩效考核制度有所重视，并积极的实施这项制度，把发展绩效考核作为基础，并合理的对绩效考核的流程进行设置，以此来加强疾控中心档案信息化的管理工作并带来很大的便利。在实行绩效考核制度的过程中，首先需要明确绩效考核管理的框架，并合理的对绩效考核的流程进行规划设计。通过大家的共同努力，来保证绩效考核制度的顺利实施，以此来解决疾控中心档案管理过程中出现的问题，完善疾控中心档案信息化管理的制度，使疾控档案的重要作用得到充分发挥。

4 结语

随着科技的不断发展和进步，疾控中心档案也有了很多新的变化。而疾控中心档案信息化管理的建设是顺应经济时代发展的潮流的，对医疗机构的整体水平的提升起到了重要的作用。疾控中心档案信息化管理应该紧跟时代的脚步，从实际出发，并且不断的进行改进和创新，以此来满足社会的需要，为疾控中心的发展和进步服务，为社会的和谐发展服务。在现阶段，由于疾控中心档案信息化管理中还存在着建设队伍落后、没有完善的管理制度及缺乏资金和设备的投入等诸多的问题。所以疾控中心要对档案信息化的建设足够的重视，并积极的采取相应的措施来解决这些问题，这不仅实现了科学管理和资料的统一，还可以使医疗机构的服务水平得到提高。

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2014-02-10

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