工程材料管理系统的运用

沈红燕 刘德利

摘  要

在工程成本中，工程材料费一般占工程总造价的70%左右。由于工程材料费用所占比重很大，就意味者节约材料用量、减少材料的损失和降低材料费用，可以有效地降低工程成本。随着建筑业地改革与发展，材料管理对企业经济效益地影响已经越来越得到重视，其中一个行之有效的手段就是：利用计算机技术来提高工程材料的科学管理水平、最大限度地发挥公司物资的经济效益。

关键词： 工程材料管理；信息系统；运用

中图分类号： C931.6 文献标识码： A

一个施工企业项目管理的核心是控制进度、质量、成本。三者又是相互影响，相互促进的。在很长一段时间内，公路施工企业对进度、质量高度重视，但是忽视对于成本的控制，或者没有很好的手段去控制，造成普遍利润水平较低，甚至亏损的状况，出现“没活着急，有活更着急”的情况。

项目成本控制并不仅是财务部门的工作，要想控制好成本就要从相关业务入手：材料管理、机械管理、劳务管理、分包管理等；还要注重尽量精细，不仅通过财务、材料、机械、工程技术等部门了解到工程整体成本状况，更要了解到工程细部成本状况。这样才能为成本控制提供真实准确的数据基础。

《工程材料管理系统》通过对工程材料进行科学的分类、实时动态的统计来提高工程项目中材料的使用率和周转效率，降低工程成本。其最终目标是实现项目现场及相关工程材料管理的科学化、规范化。本系统在单机上运行，能够满足中、小型施工项目的实际需求。

1. 工程材料管理系统的需求分析

1.1公路施工项目部需要什么样的材料管理软件

目前，市场中已经出现了一些材料管理软件，那么，对于施工项目部来说究竟需要什么样的材料管理软件呢？

1.1.1实用性

材料管理软件应适合当前施工项目部材料管理工作的实际业务流程，能够满足材料管理人员的合理需求，解决实际问题。

1.1.2易操作性

施工现场工作人员受客观条件限制，计算机的操作水平有限，如果软件操作步骤复杂，难于掌握，势必也会影响工作效率，要求材料管理人员在不影响正常工作的前提下花费很大精力学习软件的使用是不太现实的。因此就要求软件界面直观，操作简单，容易理解和掌握。

1.1.3先进性

企业所选择的材料管理软件不应该仅仅是作为进、销、存工具软件来使用，软件中应融入先进的材料管理思想，只有这样，才能有助于施工项目部提高材料管理水平。

1.1.4可维护性

不同公司对于材料管理的业务模式、管理机制、岗位设置等是千差万别的，甚至是在同一公司的不同项目部间都会有所差别，各自有适合本公司的一套管理经验。这就要求材料管理软件可维护性比较强，具有一定的伸缩性，可以根据不同的业务需求，来灵活地配置软件系统的模块、功能。

1.1.5可升级性

由于用户需求会发生变化，不可避免的带来软件升级的问题，软件应预留接口，方便日后升级及软件功能的扩展，满足企业未来发展的需求。

1.1.6强大的统计查询、核算、分析功能

材料管理过程中会产生大量的数据，需要相关人员做统计查询、核算、分析工作，以便实时、动态地监控材料成本的发生，辅助管理层进行决策。材料管理软件应在这方面提供强大的功能，改变过去手工统计查询的低效率状况。利用软件的统计、查询功能为项目提供各类报表及建立材料价格库提供基础数据，指导公司投标。

1.1.7数据安全性

在实现信息化管理过程中，数据安全性显得尤为重要。如果软件的数据安全性得不到保障，一旦遇到突发情况，如断电、操作系统崩溃、电脑病毒等，用户辛辛苦苦建立起的重要数据信息无法得到恢复，那损失将是惨重的。因此，软件应具有较高的数据安全策略，提供数据实时备份与恢复功能，用来保证数据安全。

基于以上的选择标准制定出适合本公司施工项目部使用的材料管理软件系统，就可以实现加快工作效率，规范材料管理制度，控制和节约材料成本的目标，最终提高项目部的材料管理水平。

1.2借助信息技术加强施工企业管理

当前，公路市场逐渐规范，施工企业间的激烈竞争、市场覆盖区域的逐渐扩大；再加上工程建设周期的缩短、经济环境的错综复杂等，都使公路施工企业面临着越来越大的压力和风险。如何有效的规避风险，加强公路施工企业的综合素质，提高企业的竞争力，并在新的市场环境中健康、快速的发展，已成为施工企业管理者不停思考的课题。

首先，地域间楚河汉界变通途和经济的全球化的趋势越来越明显，地理距离对施工企业的市场扩张的限制已经越来越小了，各地的施工企业乃至世界的各路诸侯都在全国范围内不断的扩张、渗透。身处此境，施工企业的组织结构、业务流程、管理手段、人力资源等方面皆面临着前所未有的冲击和挑战。

其次，正如达尔文的进化论曾指出的那样：能够在不断变化的环境中生存下来的生物，不是那些最强大或最凶猛的动物，而是那些最能适应变化的动物。企业的兴与衰也是如此，诸多企业在市场竞争中的此消彼长就印证了这个道理：谁主动应对、主动变革，谁就能基业常青；谁漠视变化、不善应对，则在市场竞争中谁就会陷入越来越被动的境地。

环顾全国范围乃至世界范围内的成功企业，他们共同的特点就是一直不断的审视和改进自身的业务流程；不断的发展员工的技能和能力；不断的将新技术应用到所在领域中，并向管理广度和深度进军，从而持续提高企业的工作效率，并最終获得竞争优势。从过去到今天，施工企业对于提高运作效率和经营效益的追求一直没有改变过。保证施工项目运作效率的是业务流程及相应的组织架构，监控和反映经营效益的是会计体系和绩效管理机制，而能支撑企业这些业务活动的正是企业的信息管理系统。

迅猛发展的信息技术给社会的发展带来了巨大的能量，有效的推动了社会的进步，已经或正在改变着我们的工作、学习、生活和思想。信息技术在社会各个领域的广泛应用，实际上就是信息系统的应用。使用信息系统完善和加强传统的管理方式，重新认识和再造各种企业原有的业务流程，成为了企业在激烈的市场竞争中取胜的战略手段。

信息管理系统的应用，目前在我国的公路行业还处于起步阶段，要谨慎对待 “全面建设、一步到位”的做法。其他行业初期建设信息化管理系统时给我们留下了很多可供借鉴的经验和教训。面对复杂问题，寄希望于捷径，往往会进入雷区，欲速而不达。因为，一个企业全体员工的意识、技能都不是一朝一夕就可具备的，需要培育、需要发展。企业与周边环境的配套与适应也是重要问题，否则会出现，一面高精尖、一面小米步枪，在接口处卡脖子的现象。随着问题的积累，甚至会导致系统被废弃，巨额投资浪费的严重后果。我们要遵循规律，防止陷阱，就要从最基础、最根本的做起，层层推进，依次改善，最终实现“通过全面应用信息管理系统，大幅提高企业效益”的目标。

2.系统简介及运行环境

2.1 系统简介

工程材料管理系统通过现代化的管理模式，规范管理全部项目，使工地与项目之间真正建立起畅通的信息交换通道，清晰的反映出材料在各个环节的状况，最终达到决策者在第一时间根据各方面的材料数据进行准确分析，做出正确决策，这是材料管理网络化的最终目的。

工程材料管理系统能够分公司分工程项目对材料进行管理，具备了项目管理中所需要的材料计划管理、材料收料管理、材料发料管理、材料库存管理、材料凭证管理和材料结算管理，同时提供了强大的查询、统计功能。

工程材料管理系统具有五个特点：一是具有混合料的配比功能，提供混合料和原材料的对应关系，可以实现材料在收料和发料时既可按混合料计量，也可按原材料计量；二是具有自动根据收料单、发料单生成凭证单的功能，保证了材料的收发存与财务数据的一致；三是具有材料数据的多种报表，并且这些报表数据都具有数据的跟踪功能，能够直接追溯到收料单和发料单；四是具有丰富的格式设置、数据转出功能，包括单据打印格式的设置，报表查询数据格式的设置，报表查询数据的转出；五是具有数据转出、转入功能，既是网络版的软件系统，能满足具有局域网环境的单位，也是单机版的软件系统，能够解决施工项目分散，数据不易传输汇总的问题。

2.2系统运行环境

P2以上微机；

操作系统：  中文Windows95/98或以上的版本，

系统要求预装Office2000套件中的Access2000文字编辑程序；

主    存：  最低64MB，建议增设到128MB以上；

硬盘空间：  剩余空间100MB以上；

鼠    标：  Microsoft及其兼容类鼠标。

打 印 机：  支持Windows95下的所有打印机

3.系统应用的效果

3.1由于运算工具不同，传统手工会计运算工具是算盘或电子计算器等，计算过程每运算一次要重复一次，由于不能存储运算结果，人要边算边记录，工作量大，速度慢。工程材料管理系统的运算工具是电子计算机，数据处理由计算机完成，能自动及时的存储运算结果，人只要输入原始数据便能得到所希望的信息。

3.2由于信息载体不同，传统手工会计所有信息都以纸张为载体，占用空间大，不易保管，查找困难。电算化会计除了必要的会计凭证之外，均可用磁盘、磁带做信息载体，它占用空间小，保管容易，查找方便。

3.3由于帐薄规则不同，传统手工会计规定日记帐、总帐要用订本式帐册，明细帐要用活页式帐册；帐薄记录的错误要用化线法和红字法更正；帐页中的空行、空页要用红线划消。电算化会计不采用传统手工会计中的一套改错方案，凡是登记过帐的数据，不得更改（当然还是要辅以技术控制），即使有错，只能采用输入“更改凭证”加以改正，以留下改动痕迹。对需要打印的帐页的空行、空页可以用手工处理。

3.4由于帐务的处理程序（会计核算形式）不同，传统手工会计处理帐务的程序有4种，但都避免不了重复转抄与计算的根本弱点，伴之而来的是人员与环节的增多和差错的增多。成熟的工程材料管理系统的帐务处理程序用同一模式来处理不同企业的会计业务，成本核算程序以软件固化形式在计算机里，从会计凭证到会計报表的过程都由计算机处理完成后。因此，可以使会计工作更加规范，并提高了会计工作的质量。

从以上可看出，工程材料管理系统是会计发展史上的一次重大革命，不仅使广大财会人员从繁重的手工操作中解脱出来，而且在提高会计核算的质量，促进会计职能转变，提高经济效益和加强国民经济宏观管理方面都有十分重要作用。实现工程材料管理系统的应用具有重要的现实意义和深远的历史意义。工程材料管理系统是会计事业发展的一个趋势，它不仅仅是由计算机代替手工记账，而且是社会进入快节奏的一个重要标志，是向传统的会计理论和操作规程提出的挑战，是国家建立会计信息高速公路的基础，是改变会计人员思维方式和工作习惯的一项根本性措施。可以说，工程材料管理系统普及的程度和发展的速度，是一个地区一个部门会计事业先进与否的重要衡量标准。因此，我们应根据不同企业和行业会计业务的具体特点，积极着手推广工程材料管理系统，并且在实践中加强这方面的理论探讨和经验总结，使我国的会计工作更好地为社会主义现代化服务。