业务外包与高职图书馆采编工作

孙立钧

（北京经济管理职业学院，北京 100102）

近年来，高职院校为了解决底子薄、藏书量少的问题，加大了对图书馆文献购置费的投入，使图书的分类、编目和加工工作量膨胀。导致新书上架慢、积压严重等问题。为了新书能尽快入藏流通，高职图书馆广泛采用了采编业务外包的工作模式。即将图书的采购、编目、后续加工、图书上架等全部或部分工作交由中标书商代为完成。通过图书采编业务外包的管理模式，大幅度简化了工作流程，提高了图书的入藏进度。这因而被认为是目前提升高职图书馆图书采编工作效率的有效方式。

我馆目前采用的是采编业务全外包模式，经过几年时间同若干中标书商的合作，在实践中我们发现，采编工作的外包有利有弊，其中存在着的一些问题，应当予以重视。

1 书目质量

由于实行政府采购和采用了外包模式，图书馆要等到招标结束，资金到位才能实行采购行为，时间上往往已经到了学期末。无论从书商中标到合同执行，还是为了完成图书馆的采购年度计划，时间都比较紧迫。中标书商此时不可能提供大量的样书或现采机会，因此需采用中标书商提供的书目。但中标书商，或不完全掌握本馆的馆藏结构与重点；或出于“经济人”实现其利润最大化的心理，不愿提供某些特定种类图书，因而其提供的书目往往不尽如人意。内容也大多只包括类别、书名、著者、出版社、出版年等非直观的简单信息。采编人员在时间紧信息量少，还需确保本馆重点类别图书采购量的情况下，只能对书目进行粗选，这样是必会影响到图书的采购质量。

2 MARC数据

2.1 著录、标引存在问题

由于存在合同时间的限制，为了完成工作进度。中标书商获取MARK数据的途径主要是从国图联合编目中心及CALIS联合编目中心套录而来，一时无法获取数据的部分滞后图书则需自行原编，原编时基本上是采用出版社提供的在版编目数据。准确性和完整性难以保障。对于诸如：主题词的抽取；涉及边缘学科和多主题的图书分类；多卷书和丛书的集中分编；词典、手册等的归类和复分；教材类图书中含有“学生用书”、“练习册”等具有相应配套图书的集中分编；另外图书题名页与书脊题名不同，或题名前冠有“年代”、“图解”、“校订”等字样时，应在相应的MARK字段著录以生成相应的检索点等细节方面都存在一定的问题。

2.2 与馆藏体系不合

如图书分类标引原则中，专指性原则和实用性原则的掌握，我校是经管类专科学校，藏书以经济、法律等专业书籍为主。因此，对专业书籍的分类层级要求详尽、专指；专业书籍的MARK数据要能全面揭示藏书的内容，如并列题名、题名中具有检索意义的部分题名、同一责任方式多个责任者的著录等，以提供尽量多的检索点，便于读者查找。而文学、史地等非主要藏书则做一般揭示即可。对于这个要求，中标书商未能全面达到，不同种类图书的分类层级没能掌握详简得当，而且当被标引图书涉及多个类目时，我馆规定应以经济、法律等类目为实用类目，中标书商也重视不够。这就造成了该批图书的MARK数据与本馆已有数据之间的差异，对本馆图书分类的一致性和分类体系的沿袭造成了影响。

2.3 人员不够专业

中标书商负责MARK数据编制的人员大多不是学图书馆专业的。他们所受的教育程度有限，人员流动性大，往往仅经过简短的培训，甚至是在老员工的指导下边看边学，边学边干，至使MARC数据编制方面不够准确、精细。标准MARK数据分为十大模块，100多个字段，每个字段下又有数量不等的子字段，还包括其指示符，指示符的定义符等等，内容多且繁杂。要完成好一条标准的MARK数据，不经过专业的学习、培训和较长时间的实践过程是无法办到的。

3 书商衔接问题

在政府采购需要每期重新招标的情况下，中标书商不是一成不变的，这对馆藏建设造成了一定的影响。馆藏建设是系统工程，具有长期性、连续性和完整性的特点。新的中标书商难以短期内掌握本馆的藏书特点和需求，同时也难以解决由于原来的采购渠道变更造成的一些遗留问题，如在原书商中标期间提供的尚未完成的书目订单，以及未出齐的连续性出版物如丛书、多卷书等，这些都为图书馆藏书体系的建设，特别是查遗补漏工作造成了困难。

4 图书加工不规范

中标书商的工作人员采用的是量化工资制，他们一般只重数量不重质量。对藏书章的盖印位置，清晰与否；条形码和书标粘贴的位置；磁条的粘贴；不同颜色书标的配用等方面注意不够。这就造成了外包加工图书与原馆藏图书的差异，使得馆藏图书不够美观，整齐化一。

为了有效应对和规避上述问题，要求采编人员自觉转移工作重心，创新工作理念和方法，主动承担更多更复杂的工作。

5 采编人员应参与招标工作

5.1 招标材料的准备

根据图书馆招标采购的流程规定，这些材料应包括文献采购业务基本情况说明，诸如：该类文献采购量；该类文献特性；该类文献采购业务特性；近年采购情况等。采编人员熟知馆藏图书购置情况、藏书特点、布局及藏书建设发展规划。应积极参与招标组的招标材料准备工作，针对待招标采购图书的类别、数量、应达到的品质等提出相应的建议和意见。

5.2 对书商的甄别

书商的实力、水平良莠不齐，业务优势也不尽相同。采编人员应依据采编业务的具体流程规定和实际需要，积极参与对书商的甄别工作，提出自己的意见，尽到自己的职责。尤其是对书商业务能力的甄别：包括书商提供的书目质量、图书品质、数据编制水平和售后服务能力。还应参加听取考察书商近年业绩介绍，诸如：承担过哪些院校的招标采购业务，业务的完成情况，招标院校的反馈等。

6 采编人员应做好本职工作

6.1 做好“采、访”工作

根据存在中标书商提供的书目不完全适用的状况。采编人员应该未雨绸缪，在招标前或间断期间根据本馆的藏书建设规划和布局提前准备相应数量的书目，以便提供给中标书商。这就需要采编人员及时了解学校的发展规划，专业设置变化等情况，多渠道搜集整理备选书目。并积极和有关各系、部联系，请学科带头人及广大教师，学生从中筛选或由他们推荐优秀实用的图书书目；也可以参考其他同类院校的相关书目，择优后形成适合本馆的图书目录。同时在有部分资金可用于图书馆自采的情况下，采编人员还可以利用这个书目，对中标书商的书目做补充和查遗补漏的工作。书目的准备是采编人员一项重要的长期的基础性的工作。

6.2 书目的查重工作

查重是图书采编工作中一项重要内容。查重的目的是为了确认待查图书本馆是否已有入藏，它与本馆现有图书的关系，以保证本馆藏书体系的连续和完整性及分类工作的前后一致性。避免出现同书异号、同号异书、同一种图书的不同版本、多卷书、丛书分散等情况。在利用中标书商提供的书目时，采编人员要根据馆藏认真查重，从书名、著者、ISBN号、丛书名等多角度核查，避免图书重购，保障购书资金得到充分的合理利用，确保馆藏质量。

6.3 MARK数据的工作

6.3.1 规范MARK数据的编制 为减少中标书商MARK数据编制人员，所编 MARK数据与本馆存在差异的情况。采编人员在招标前，可依据《中国图书馆分类法》、《中国文献编目规则》以及《中国机读目录格式》等的要求，同时结合本馆藏书分类体系建设与沿袭的情况，编制本馆分类编目和MARK数据的范例细则。比如我馆经济、法律、语言等馆藏重点图书要求根据专指性原则和实用性原则予以类分至最细层级；对重点图书的MARK数据如：著录信息、相关题名等字段包括其子字段注录内容的具体要求；著录处理、文字的规范化等。要形成书面的规定，以便要求中标书商的分编人员遵守或者以此对他们进行培训。并且保证此项工作的稳定性，不致造成日后无章可循或者因人而异。从开始就为外包数据编制工作的规范化与标准化打下良好的基础。

6.3.2 图书编目数据的审校

6.3.2.1 采编人员应全程跟踪中标书商MARK数据的编制过程，和其数据编制人员保持联系，随时了解工作进程。可以根据本馆分类编目的范例细则，加大数据抽查力度，随时验看已经初步编制完成的MARK数据，尤其是606主题标引、690分类号等关键且容易出错的字段，使问题能及早得到发现和解决。

6.3.2.2 运用图书馆采用的集成化管理系统的编目子系统中，可以提供数据的校验功能这一特点，充分加以利用。采编人员应根据本馆MARK数据的范例细则，和系统管理人员积极配合，设置好编目子系统有关MARK格式的校验方面的内容。为保障MARK数据的质量，增加一道检验关口。

6.3.2.3 尽管采取了一系列措施，为了确保数据的准确性、完整性和可用性，及与本馆 MARK数据的融合性，大量的的校验工作还是要依靠采编人员手工完成。图书基本验收合格入库后，在不影响正常流通的情况下，采编人员应以清点的方式将图书实物与MARK数据相互对照，对其中的错误和偏差一一加以纠正。这是一项贯穿始终的工作，不但要求采编人员要熟知本馆MARK数据的范例细则，还要将其与CALIS的编目规则、标准保持一致。这项工作的完成要求采编人员要有强烈的责任心与事业心。

6.4 图书加工标准的制定

根据本馆定例，制定严格的图书加工标准。比如我馆对于馆藏章应该盖在书名页的位置、书标应该粘贴到书脊的位置、条形码粘贴的位置等（可以精确到厘米）；针对图书的不同厚度，规定磁条应该粘贴的位置；图书附带的光盘及其他附件处理办法等等，都制订出严格的条例规范，以便中标书商的员工遵照执行。这就要求采编人员，首先自己在日常的图书加工过程中一定要规范、严谨、一丝不苟。

6.5 图书的验收工作

加工完毕的图书到馆后，采编人员应该开包验收。这是图书把关的重要步骤，它直接关系到馆藏图书质量的优劣，影响广大读者的需求以及对图书馆的总体评价，关系到图书馆文献资源建设的整体水平。采编人员应该本着对图书馆负责的态度完成这项工作。包括检查图书的质量：确保图书装帧质量，查验是否有散页，受潮等情况；对照图书实物与清单：仔细核实清单上的图书数量及复本数量；核对每本图书的书名、责任者、价格，以确保图书、清单相符；检验每本图书是否贴有磁条并保证其平整、隐蔽；同时检查每本图书的题名页是否加盖本馆的馆藏章；及每本书粘贴的书标是否与该书相符等等。发现问题及时解决。

6.6 后续问题的解决

图书入库后在流通、使用其间暴露出来的质量等问题，采编人员要负责及时的和书商接洽，要求其依据合同规定加以解决。另外在对MARK数据校验中，反映出的比较集中、普遍的问题，也要求采编人员应该及时汇集、整理，并同时对本馆MARK数据的范例细则加以完善、修订，以便在和中标书商的下阶段合作或和其他书商的合作中，予以强调和规范。

7 采编人员应加强自身学习

7.1 职业道德的学习

“打铁还需自身硬”采编人员应加强职业道德的学习，努力提高自己的职业道德素养。采编业务外包不必然的导致采编人员的思想松懈、职业心的倦怠。通过学习，采编人员应树立爱岗敬业的精神，强化事业心和责任感；树立安心本职工作，默默奉献，顾全大局的精神；树立对业务工作严谨细致，一丝不苟的精神；树立团结协作和集体主义精神，正确处理个人发展与图书馆事业整体变革的关系等。

7.2 沟通技巧的学习

在传统的图书馆运行机制中，采编人员大多从事的是程序性工作，与外界沟通较少。但采用了业务外包模式后，采编人员要经常性的与中标书商的员工进行沟通，无论是前期的准备、调研还是过程中的检验、协调以至图书交割后的一些遗留问题的解决。这就需要采编人员加强倾听技巧、口头沟通技巧、冲突处理技巧等人与人之间沟通技巧的学习与掌握。这既是解决实际工作中产生问题的需要，也是采编人员自我培养、提高工作能力的需要。

7.3 专业技能的学习

采编人员应加强自身业务的学习，提高职业素质。新的工作形势要求图书馆采编人员具备复合型的知识结构：不但要具备本专业的图书馆学、目录学和情报学知识、掌握网络资源编目的相关技术；还要具有较好的逻辑思维能力，不断对馆藏进行评价，逐步修订和完善采编策略等；以及开展各种调查研究的能力，包括教学科研需求调查、馆藏利用调查、出版发行调查等。

毋庸讳言，采编业务的外包确实提高了工作效率，简化了采编工作流程，但也还存在着一些现实的问题。同时书目数据的质量是书目数据库建设的生命线，是图书馆各项业务工作的基础，保障它的质量直接关系到馆藏的收集、整序、组织管理以及为读者提供服务的效果。所以不能简单地认为业务外包给了中标书商，采编部门的工作就被“弱化、边缘化”了。恰恰相反采编人员被赋予了更新更多更重要的职责。因此，只要采编人员调整心态，加强学习，在找到工作切入点的同时，不断摸索、积累、创新、提高。就一定能够解决好采编业务外包两面性造成的弊端，发挥自己独特的不可替代的作用。

［1］柳建华.浅谈图书馆外包中文书目数据的著录问题［J］.图书情报工作，2010年增刊（1）：122－124.

［2］王晓丹，郑朔，曾家琳.高校图书馆外包图书编目数据审校及验收［J］.中华医学图书情报杂志，2010，（11）：45－47.

［3］龚丽.对我馆编目业务外包的反思［J］.贵图学刊，2012，（03）：60－62.