科研档案类文献资源开发及利用

（中共宁夏回族自治区委员会党校，银川750021）

科研档案类文献资源开发及利用

●刘志鹏（中共宁夏回族自治区委员会党校，银川750021）

科研档案；文献;科研管理；开发；利用

人类的科研和生产活动具有连续性，它离不开前人的成果及经验，因此建立完善的科研档案文献体系并有效地开发和利用科研档案文献资源，对科研活动至关重要。

科研档案文献管理的目的在于将科研成果进行分类、整理及归档，以建立完整系统的资料库，使之成为广大科研人员开展科研工作最重要的理论依据，同时，为提升广大科研人员的研究水平和学术水平提供强有力的学术支撑。因此，各个单位要不断对科研档案进行开发、整合、利用，积极挖掘科研档案类文献中所蕴藏的丰富的信息资源，以促进我国科研事业又好又快地发展。

1 科研档案文献的内涵及价值

科研档案文献，是指人们在开展科学研究、生产技术、基本建设等活动中形成的具有查考利用价值，并已归档保存的相关材料。主要包括图表资料、文件材料、照片、影片以及各种录音、录像、机读磁带、光盘等。

现今，科研档案文献的主要内容，依据其为科研人员所提供的信息可分为三类。一是指从事科学研究人员的基本信息资料，包括科研人员所从事的主要学科研究方向及其在该领域已取得的重大成果的材料。二是指科研人员在某一学科领域已取得的科研成果的资料，主要包括各种科研项目的归档。从项目的立项申请书、研究方案的可行性论证、项目立项的文件和通知，项目进行中经费使用情况，项目研究成果（阶段性成果）、结项申请书、结题报告和结项证明等内容；另外，应用类研究还包括推广科技成果的资料，正式出版的专著、教材、调研报告集等以及成果获奖证书复印件。三是指各种有关科研指令性文件和通知等资料，主要包括上级所传达科研领域的各类文件及各类上报的科研报表，它能够使相关人员了解科学研究的政策和规定，以保证工作的顺利开展。［1］

科研档案文献具有其特有的性能，它不仅能为以后开展相关科学研究提供理论依据和可靠参考，而且还可作为记载当时科研工作过程和水平的史料来保存，因而具有参考和史料双重价值。

2 建立和完善科研档案文献管理体系的必要性

当今社会已进入了信息时代，科学技术高速发展，积极建立及完善科研档案文献管理体系，为科研事业顺利发展有着积极的作用。

首先，科研档案文献是一种凭证，能够维护科研成果的合法权益。科研档案文献真实地记录了人们从事科研生产活动的过程及一些科学思想和方法，其在科研人员申报项目或成果时，是一种有效的法律凭证，使得许多科研工作人员的劳动成果能够得到合法的保护。只有不断完善科研档案文献的管理体系，积极开发和利用档案文献信息资源，才能够更好地保护科研成果。

其次，建立和完善科研档案文献库，能使科研工作节省大量的财力和物力，用少量资源创造出大量效益。科研人员在进行科研工作之前，会直接依据科研档案中已有的文献资料来分析要进行的科研项目的可行性、整体规划方案等，并以此为依据来进行详细操作，这样就可以节省大量的劳动时间和资金，从而使得更多的资金和人力等资源得到更有效的配置，快速提供经济效益。因此，要不断地建立健全和完善科研档案文献的管理体系，提高科研档案文献的管理水平。

第三，建立和完善科研档案文献体系，能使科研信息资源共享，充分发挥科研信息的潜力。科研档案文献是十分重要的信息资源，建立完善的科研档案文献体系，不仅能给本单位的科研工作提供一个方便的信息平台，而且对其他单位的科研工作也有其借鉴价值。信息资源的相互交流对人类社会发展起着至关重要的作用，特别是在当下，随着科技的迅猛发展，信息资源的交流在生活中无处不在，这也打破了过去传统的单个学科在相关领域一枝独秀的局面。信息时代需要大学科的发展模式，这就要求相邻科技领域或相关学科之间相互交叉、互相渗透，科研人员之间也相互交流、相互学习，而科研档案文献库当之无愧地成为相互交流、传递信息的重要集散地。因此，只有建立和不断完善科研档案文献体系，使科研档案文献的管理科学化、合理化，才能更好地发挥科研信息资源广泛交流、充分利用、学科共享的功效。

第四，科研档案文献是争取国家重点科研项目的依据。我国目前要开展科研课题，需要经过投标、专家评审才能获得该项目，而科研档案是争取获得科研项目的重要依据。科研人员在申报科研项目时提交的可行性报告，需要依据科研档案文献中记录的前期科研情况，包括与某一项目有关的已有研究成果、经费使用、科研能力等等，确保新的课题立项具有成果依据、价值依据、能力依据和支持经费依据，具有可行性，才有可能立项，并获得相应的多方支持，为新的科研工作的开展提供坚实的基础。因此，建立和完善科研档案文献管理体系，充分开发及利用科研档案资源，是从事科研工作必不可少的环节，它能为科研事业顺利发展铺平道路。［2］

3 科研档案文献管理工作中存在的问题

目前，许多单位开始关注和重视科研档案文献的管理及对其的开发与利用问题，但还处于摸索阶段，存在许多漏洞有待进一步完善。

首先，单位尚未认识到建立科研档案文献库的重要性。许多单位在收集档案资料时，未能进行完整收集，或者收集时断时续，从而导致科研档案数量不全、缺乏系统性，质量不高。科研文献档案的建立，首先要保证科研档案文献内容的准确性、系统性和完整性相统一，但由于科研人员对档案工作的重要性没有明确的认识，认为科研成果仅属于个人的劳动成果，或者担心科研查阅不便，不愿将有关资料存入档案库，这就导致科研档案内容不完整，影响了档案的完善建立。

第二，科研档案质量相对较低。科研档案文献详细记载了科研人员所从事的科研活动取得的成果，档案文献质量的高低不仅受科研人员科研水平的影响，同时还受到档案文献管理工作的影响。科研档案质量不高主要体现为两个方面：一是科研档案的内容质量不高，这主要是指科研档案中所记录的科研成果质量不高、数据材料不够准确和完整，实验方法及论证方式等内容记载不清晰。二是科研档案的案卷质量不高，这主要是指科研档案的科技文件材料内容不完整、文件格式不够规范、案卷整理归类不准确、缺少标识等问题。无论是科研档案的内在质量和案卷质量问题，都会影响科研档案文献的有效开发和利用。

第三，科研档案管理的规章制度不完善。现阶段科研档案管理，特别是科研档案的归档，其相关的管理制度监管力度不强，没有有效的制约机制。科研管理部门只是负责催促科研人员将科研项目相关材料全部上交，但无法约束科研人员是否上交。而档案管理人员拿到哪些科研材料就归档哪些材料，管理人员只是口头上要求，并没有相关的奖惩措施，这使得科研档案文献的管理工作长期处于一种半失控的状态，科研档案资源无法发挥其真正的价值。

第四，科研档案的利用率相对较低。科研档案管理工作的最终目标是使得人们能够充分开发与利用科研资源。科研档案资源的开发与利用应受到科研人员的高度重视，但许多单位对科研档案管理普遍存在“重保管、轻利用”的现象，许多科研机构的档案利用情况令人堪忧。科研人员对科研档案的利用仅局限于档案中的成果及鉴定书等凭证，目的是能够申报课题或者编写相关科研史。科研档案的利用方式单一，利用效果不佳，利用范围局限等问题十分突出。

第五，科研档案文献的管理方式无法满足科研工作的需求。科研档案文献只有为广大科研人员提供对口径的信息跟踪服务，才能够真正体现其价值所在。因此，科研档案文献管理人员要从科研工作发展的实际情况出发，根据科研档案文献的特点与管理部门自身情况相结合来设计合理的服务方式，其服务状态一直处于被动情况，只是科研人员自己去查阅相关档案，档案管理部门没能够有效利用网络资源来实现档案资源的共享，阻碍了科研档案的开发与利用。［3］

4 加强科研档案开发及利用的具体措施

既然科研档案文献平台的建立及对其的开发和利用还存在诸多不尽人意之处，那么，就必须要有一些具体措施对其加以改善。

首先，要使档案管理人员及科研人员认识到科研档案的重要性并完善相应的管理体制。要使开发及利用科研档案工作进行顺利，首先必须对广大科研人员及档案管理人员进行深入宣传，使得他们能够了解并认识到科研档案开发利用的重要性，进而能够积极支持科研档案的开发利用工作。另外，要不断完善科研档案的管理体系，制定相应的管理制度和办法，并使得这些管理制度具有相应的约束性，做到有章可循。

其次，要不断完善科研档案文献质量的监管机制。现有科研档案的内容、质量和案卷质量都有待提高，而档案管理部门要用相关的管理机制来提升其质量和管理水平，如将档案内容质量和案卷质量与科研人员的科研申报、成果评定等内容相挂钩，将档案编写、内容质量和格式规范等拟定出一个标准，并将其纳入科研工作之中，成为科研人员的工作职责，形成科研档案质量的监控机制。［4］

第三，要使科研档案信息服务的方式多元化。科研档案文献管理人员要不断地学习，不断拓展服务途径，提高服务水平。根据科研人员的不同需求开展多元服务，如开展专门学科的档案文献咨询服务，不定期发行档案文献资料信息等，逐渐建立专业、方便、快捷的服务模式。

第四，提升科研档案文献的电子化水平。科研档案的开发及利用要实现现代化的开发模式，档案管理部门要以科学管理为基础，加强运用各种现代科技手段来挖掘档案中有价值的信息资源，使得其能够实现资源共享。档案管理部门要采用高科技手段对档案文献进行采集、整编和归档，并将相关文献、数据和图纸等资源连接于互联网上，使得科研人员更加便于开发及利用这些资源。

［1］王艳琴，刘英则．影响高校科研档案信息资源利用的因素［J］．陕西档案，2004（3）：35－36.

［2］朱斌.科研管理工作与科研档案管理合理发展的对策［J］.今日科技，2008（5）：48－49.

［3］李海燕，等．充分发挥科技档案在科研管理中的作用［J］．中华医院管理杂志，1999（2）：6－8.

［4］洪清源．论网络环境下科研档案信息开发与知识产权保护［J］．情报探索，2006（10）：48－49.

［责任编辑］杨蕾

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1005－8214（2014）06－0086－03

刘志鹏（1978－）男，宁夏西吉县人，档案馆员，主要从事科研档案和语言与文化研究。

2013－05－07