高校图书馆义务馆员组织管理模式比较研究

符瑞锐 林 岚 夏 玫 符 喆 格根哈斯 陈贞谕

（1.海南医学院图书馆，海南 海口 571101；2.海南经贸职业技术学院图书馆，海南 海口 571127）

1 概述

近年来，随着我国高等教育事业蓬勃发展，办学热情和规模持续扩大，高校图书馆读者人数也不断增长，图书馆原有的在编人员难以满足读者服务工作的需求，因此许多高校图书馆都有招收大学生志愿者参与服务管理的实践经验。据不完全统计，目前国内已有上百所高校成立了义务馆员或类似的组织机构。实践证明，义务馆员参与图书馆读者服务工作意义重大：其一，可以弥补图书馆员工的不足，优化图书馆人力资源配置，节省事业经费；其二，可以扩展学生知识面，加强他们的实践锻炼，提高他们解决实际问题的能力；其三，可以促进馆员与读者之间的互动，构建图书馆与读者之间的沟通平台，吸引更多的读者利用图书馆；其四，可以增强图书馆活力，激发馆员工作热情，提高工作效率，从而实现馆员与学生相得益彰、共同进步。

义务馆员的组织管理模式虽然形式多样，名目繁多，但笔者认为基本分为两大类，即“共管式”和“自治式”两种。所谓共管式，指的是图书馆与学校学生会共同组成管理机构，义务馆员招募培训和管理使用等各个阶段，由双方协同组织管理，日常管理和具体业务指导工作则以图书馆为主。自治式，是由学生自组机构和自我管理，从义务馆员招募培训到管理使用等方面一系列工作皆由学生自行组织完成，图书馆只提供服务实践平台，基本上不参与各项具体管理环节。不论是“共管式”还是“自治式”所需求的目标都是一致的：对义务馆员进行管理的角度进行探索，最大限度地挖掘义务馆员的潜力，充分发挥义务馆员的价值和作用，向管理要效益。笔者根据多年的实践经验，从义务馆员的招聘培训、组织管理、考核评价和激励机制等方面入手，拟针对“共管式”和“自治式”两种组织管理模式比较分析其异同与特点，力图通过新视角，不断摸索和完善义务馆员的组织管理，以期推动图书馆义务馆员服务理论与实践的深入发展。

2 “共管式”与“自治式”管理模式的比较

2.1 义务馆员的招聘

义务馆员招聘是图书馆义务馆员管理工作的第一个环节，也是义务馆员管理工作的起点。不管是“共管式”还是“自治式”都必须在第一时间内招聘义务馆员，最佳时间应当是在新生军训结束之后，就要着手进行，此时此刻也正逢各类学生团体，如书法、音乐和跆拳道协会等在招聘人才之际，如果延误时间，就难以招聘到优秀的生源。

招聘工作的目标是通过多种宣传方式，吸引新生加入义务馆员队伍，力争招聘到最好的生源；招聘条件和招聘人数亦根据义务馆员的工作内容和岗位需求而确定。

招聘的形式和手段同中有异，各具特色：“共管式”一般多采用张贴招收义务馆员的倡议书和网上招募相结合的方式进行。而“自治式”的形式更为多样，手法较为灵活，效果因而更加显著，如设擂台“比武”招生，在学生公寓门口及公共食堂等新生出现最多的地方设宣传站；利用自身的学生身份优势，到各班级甚至是各宿舍进行“串门宣传”；开展“老推新”活动，即由老义务馆员负责推荐若干名新义务馆员等。

2.2 义务馆员的培训

岗位培训是义务馆员管理工作中至关重要的一项内容，只有通过这项专业技能培训才有可能向读者够提供专业和规范化的优质服务，从而真正履行义务馆员的职责。

图书馆义务馆员的培训内容主要包括职业道德、职业精神和服务技能等方面。具体而言，一切都是以岗位的需求而开展有针对性的目标训练为原则，例如在出纳服务总台工作的义务馆员，要求其掌握如图创或ILAS技术服务平台的操作技能，以及相关借阅规则等；在书库工作的义务馆员，培训时要向其讲解图书分类法、索书号以及书库管理知识，指导其上架、排架和整架等实践活动。这是“共管式”与“自治式”的共同之处。

二者的不同之处在于：“共管式”是由一些有经验的馆员来指导义务馆员，由馆员负责具体岗位的带教和培训。其好处是针对性强，授课内容会更科学更专业。“自治式”则采取“传帮带”的方式，即由老一届义务馆员培训新义务馆员。其优点是由于学生们之间年龄相近、兴趣相投，更有利于沟通和交流。其缺点是学生教员与资深馆员相比较，无论是其业务技能还是工作经验方面都略逊一筹，很难保证培训效果。

2.3 义务馆员的组织管理

义务馆员的日常组织管理工作具体可从3个方面体现和落实：其一，组织架构；其二，规章制度；其三，工作程序。这三位一体的管理内容是义务馆员的主要运作机制，并定制和规范了义务馆员的组织管理模式、业务流程、服务内容、服务方式和行为准则等。

①组织架构的比较。“共管式”的组织模式是以服务岗位的老师为主而以义务馆员为辅所形成的工作关系。基本上采取交叉式的垂直管理，即义务馆员由双方协同管理，具体工作任务由岗位指导老师直接进行指导和安排。“自治式”则是建立了义务馆员自己专门的组织管理机构，采取双层管理方式：义务馆员总负责人（即义务馆员学会会长）和组长负责制。总负责人负责义务馆员的统一协调管理，包括与图书馆馆长和相关部门主任进行沟通和交流；各义务馆员组长负责对义务馆员的工作进行安排和日常管理。

②规章制度的比较。严格的规章制度是义务馆员有效开展活动的保障。必须根据实际工作要求，制定一套制度，以此来引导和规范义务馆员在图书馆的行为，并出台相应的管理办法。如《义务馆员招聘管理办法》《义务馆员培训办法》《义务馆员考勤管理办法》和《义务馆员评优奖励办法》等。在规章制度的方面，“共管式”和“自治式”做法基本上是一致的，并无太大区别。

③工作程序的比较。工作程序则包含工作内容与时间两大元素。一般都是根据各部门的具体工作需要，由具体岗位决定义务馆员的人数，并以义务馆员小组为单位的服务方式来安排工作时间和完成服务内容。

共管式义务馆员的工作任务和时间由图书馆方面确定，具体来说是由带岗的老师为主、义务馆员服务小组长为辅来组织的，时间大都安排在上午或下午。优点是：其一，老师和义务馆员在同一时间和空间内为共同的目标和任务而工作，能够密切配合，优势互补；其二，老师能根据本部门的工作任务的轻重缓急来合理安排义务馆员服务，易收到事半功倍的效果。自治式义务馆员由服务小组长来主持安排本部门的工作任务。工作时间大都定在课余时间，其长处是照顾了义务馆员上课和自修的时间，其缺点是在实际工作中，因缺乏老师的指导和监督，对所要开展的工作难于进行合理的衔接，且易出现空岗的现象。

2.4 考评与激励机制

有效的激励机制是提高义务馆员工作积极性、保障义务馆员工作稳定性的有力措施，合理的考评方法和指标是图书馆义务馆员管理制度建设的重要内容，服务时间、出勤情况、服务态度、工作热情、服务技能都是可行的考评指标。

共管式义务馆员的年度评优标准和人选，由图书馆和义务馆员的组织机构来共同完成，得益于义务馆员组织和工作第一线的老师们双向评议和双方交流，评选的结果会更加客观而公正。自治式义务馆员年度评优由义务馆员组织机构评选，评选效率会更高。但其不足之处也极为明显，所选的优秀义务馆员，更多的是凭借会长和各小组长的主观因素来评判，评选过程不够科学有效。

3 管理模式存在的问题及效益评估

3.1 “自治式“模式的主要问题

①工作时间或上岗时间难以保障。以海南医学院图书馆为例，义务馆员一般都是在当年10月份招聘，11月份经过培训后而走上服务岗位，12月中下旬至放假前，义务馆员大都又忙于期末考试。因此，在这段时间内图书馆基本上难觅义务馆员的踪影，这是义务馆员管理上的第一个空白期。

②流于形式，名不副实。次年3～10月份，极容易出现第二个义务馆员管理上的盲点。起初因个别义务馆员不到岗，进而影响到本服务小组的其他义务馆员，最后发展到除极少人偶尔来图书馆报到或上岗外，大多数义务馆员基本不到岗的局面，致使本届义务馆员队伍流于形式。原因是多方面的，有观念上、有心态上、也有管理体制上的缺陷。

③协调性差，组织关系难以理顺。图书馆的工作人员名义上是义务馆员的业务指导老师，但在行政组织上没有被授权，具体表现形式为在工作任务安排上，尤其是面临重大临时性任务时，老师无法调动和派遣义务馆员。相当一部分义务馆员眼里只有组长和会长，全然不理睬老师，使工作难以顺利开展。

④热衷形式，服务效果差强人意。由于管理体系上的原因，导致管理机构对义务馆员无法形成有效的管理和监督，再加上上岗时间安排不合理，因此除个别义务馆员凭借一份执著坚持上岗外，大多数义务馆员基本上是出工不出力或干脆集体缺岗，工作任务和服务效果自然不尽如人意。

3.2 “共管式“模式的主要问题

“共管式”模式在过去乃至目前是大部分图书馆开展义务馆员服务的主要运作机制和模式。虽然这种模式效率高，但是这种机制也存在一个明显的问题，那就是过分地强调了图书馆对义务馆员的管理，统管得过多，严重束缚了义务馆员的自由度，过多地挤占义务馆员的时间和空间，而忽视了义务馆员自身作用的发挥，从而容易扼杀义务馆员的主动性、积极性和创造性，将义务馆员变成单纯的劳动助理。

3.3 对两种管理模式进行效益评估

图书馆组建义务馆员队伍的主要目的，一是缓解人员不足的压力，二是提高服务水平和效果。归根结底，无论是“共管式”还是“自治式”，都只是不同态势的呈现形式，形式必须为内容服务，内容决定形式。在评估或评价义务馆员队伍的作用与效益时，尤其是对两种管理模式进行比较分析时，必须考虑到以下几个关键因素：A.无论是共管式还是自治式，哪种模式更能发挥义务馆员组织优势？B.哪种模式更能激发义务馆员的积极性、主动性和创造性？C.哪种模式更能提高工作效率和服务水平？

4 义务馆员管理模式的可行性探索

如何找到两种管理模式的最佳结合点，充分发挥两种管理模式的优势，规避各自缺陷，是高校图书馆义务馆员管理模式面临的一个现实问题。

4.1 加强沟通

义务馆员的服务态度和服务水平将直接影响其所承担工作的任务状况和服务质量。义务馆员组织管理模式尤其是“自治式”的实践活动近几年才开始，尚处于摸索和发展阶段。由于管理者缺乏经验，再加上水平参差不齐，不但没有提高义务馆员的工作效率，反而浪费了不少人力物力，出现这样或那样的失误在所难免。因此，高校图书馆与义务馆员组织应加强沟通，及时准确地了解对方的需求，突破服务模式的界限，让义务馆员在和谐的图书馆环境下愉悦地工作，提高服务水平和服务质量。在思想上和行动上保持步调一致，充分挖掘和体现义务馆员的价值，为共同的目标而努力奋斗。

4.2 加强协作

通过比较可以看出，“共管式”与“自治式”在管理上各具优势与特色，互为补充；在服务模式上也各有千秋，互为促进。成立图书馆和义务馆员联络管理小组不失为一种较为理想的策略，其目的是加强两者之间的互通与联系，主要负责组织和协调工作，及时处理工作中出现的问题和矛盾，有效合理地分配和安排义务馆员的工作任务，共同创造一个良好的运作机制和组织管理模式，实现共赢。

4.3 加强监管

如前所述，不管是“共管式”还是“自治式”模式，都应本着向管理要效益的原则，从义务馆员工作内容和程序的最初阶段开始层层加强监管，确保义务馆员任务的圆满完成。作为管理者必须采取主动态度，明确义务馆员的工作量、时间和质量，以及双方的义务和权利。建立义务馆员评价制度，采用定期与不定期结合的方法，对义务馆员完成任务的进度、质量开展评估和监管。

4.4 建立健全激励机制

为了充分调动义务馆员的积极性，必须建立健全义务馆员激励机制，组织管理机构要根据义务馆员的工作态度、服务水平和服务质量等进行总体考核和评定，对表现突出的义务馆员给予适当的奖励和表彰。只有让义务馆员真正感受到受人尊重和自我价值的充分体现，才能有效激发其内在动力，进而形成义务馆员良好的奉献品格和风气。

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