高校招标代理机构规范化管理研究

张 宇 李 静 李 丽 刘有军 张永祥

北京工业大学国有资产与实验室管理处 北京 100124

近年来，国家对教育的投入力度不断加大，通过国家统计局官方网站，查阅中国2012年统计年鉴可知，从2008年至2012年，在短短的4年中，我国的教育经费投入翻了一倍多。因此，如何合理有效地使用教育资金，成为各高校重点考虑的问题。在资金的使用途径中，政府采购因其公正、公开和公平而备受青睐，高校的资金使用很大一部分是通过政府采购的形式得以执行的。随着越来越多的高校运用政府采购方式使用教育资金，其招标代理机构被各高校引入，以便能够更加合理有效地使用教育资金。因此，完善和规范高校招标代理机构，成为保证教育资金合理有效使用的必要环节。本文基于高等院校最为集中的北京地区，以其独特的地域属性为研究基础，对高校招标代理机构的规范化管理进行研究和分析。

1 高校招标代理机构规范化管理研究

为了规范招标代理机构的业务工作，加强对招标代理机构的管理，促进高校政府采购工作的规范严谨与高效有序，充分发挥集中采购的优势，降低采购成本，提高资金使用效益，避免国有资产变相流失，预防违纪违法行为的发生，高校应从招标代理机构的资格遴选、招标业务规范管理、招标代理机构服务考核三个方面对招标代理机构进行规范化管理。

1.1 招标代理机构资格遴选

招标代理机构的遴选是进行政府采购招标的第一道环节，因此须严把遴选条件，通过遴选，评议出资质齐全、信誉好、服务过硬的招标代理机构。只有这样才能为高校采购工作创造规范有序、高效快捷的基础，公开、公平、公正地进行阳光采购，努力节约资金，保障高校利益，从而为高校教学、科研、实验室建设及行政管理提供更优质高效的服务。

高校可自主邀请近年来与学校合作良好或业界口碑好并具有相关招标资质的招标代理机构参加，每次遴选邀请几家招标代理机构参加，经专家组评议选出满足要求的招标代理机构。

其中招标代理机构遴选的主要内容包括：

(1)招标代理机构的资质与经营范围。

(2)招标代理机构的业绩(重点是在教育行业，尤其是在高校服务方面的业绩)。

(3)针对高校服务的人员配置、服务方案及服务承诺等内容。

1.2 招标业务规范管理

通过规范化的管理，对招标代理机构的业务进行整合梳理是保证政府采购合法、高效开展的基础。招标代理机构可以按照以下19步流程及要求提供招标代理服务：

(1)签订代理协议。招标代理机构应在项目受理3日内主动与高校签订项目委托代理协议。

(2)确定采购范围。核实受理项目的信息，协助高校确定是否为政府集中采购项目，是否存在需要国际招标的项目，是否需要公证，是否涉及进口产品采购等内容。

(3)制订工作计划。与高校共同确定各阶段须完成的具体工作和进度要求。

(4)组织参数及标书论证。在收到高校下发的招标技术参数后，招标代理机构应按照高校要求的时间，组织专家对招标的参数设置、商务要求、技术需求进行论证并提供专家论证意见，协助高校完成技术参数的审定、项目分包等。

(5)编制招标文件。在招标技术需求论证、修订完成后，招标代理机构应针对项目具体需求制定招标文件(资格预审文件)，并对项目的执行给出科学、合理、可行的建议，提交高校审核、确认。编制招标文件的时间一般应在1个工作日内完成。

(6)发布招标公告。收到高校对招标文件(资格预审文件)的发售确认后，招标代理机构应在1个工作日内在指定媒体发布招标公告(资格预审公告)。

(7)出售招标文件(资格预审文件)。招标代理机构应有专人负责出售招标文件，并及时向高校反馈出售情况。

(8)组织澄清、答疑。在开标前，招标代理机构应向高校及时反馈投标人对文件的疑问；得到高校确认后，应及时回复投标人，发布相应澄清、变更文件。如有需要，应组织标前答疑会和现场勘查。

(9)组织资格预审。按要求组织相关人员进行资格预审，得出预审结论，经高校确认后发出预审合格通知书。

(10)组织开标。在规定的时间和地点接收投标文件和投标保证金，组织开标仪式。开标现场应配备相应的仪器设备，留存开标影像资料，以备查验。

(11)组建评标委员会。根据项目情况，按照相关要求抽取并组建评标委员会。评标委员会专家名单应在评标前提交高校确认。

(12)组织评标会议。严格按照公开、公平、公正的原则和评标程序及方法组织评标会议。招标代理机构负责向评标委员会提交招标文件、投标人的投标文件、评标办法、工作纪律、评标表格等，负责评标委员会和投标人的澄清联络，协助评委进行资格审核、信息筛选、打分汇总、意见编写及完成评标报告等。在评标时，评委专家的通讯工具应由招标代理机构统一保管。

(13)发出中标通知书。评标结果经高校确认后1个工作日内，由招标代理机构统一向中标人发出中标通知书，同时将招标结果发布在指定媒体并通知所有未中标人。

(14)政府采购平台信息反馈。对于北京市政府采购平台受理的项目，招标代理机构应在招标结果公示的同时，在北京市政府采购平台上进行中标结果的信息反馈。

(15)退还投标保证金。招标代理机构按法定要求退还投标人的投标保证金，不得将投标人的保证金擅自挪为他用。对于克扣、有意索要投标人投标保证金的行为，一经查出，将取消其高校招标代理资格，予以惩罚。

(16)协助签订政府采购合同。招标代理机构应负责和中标人解释相关合同签订程序；在高校需要时，应能向高校提供相应合同文本和相关法律咨询服务，协助高校完成合同的签订。

(17)汇总、编制项目全过程资料。收集并整理项目相关文档资料，汇总编制成册。

(18)提交相关文档。在项目完成后，按照高校要求的时间提交项目存档资料；并将纪委监察部门需要留存备档的资料汇集完整，提交纪委监察部门留存。

(19)质疑和投诉的处理。招标代理机构应负责提供招标全过程各工作流程的合法合规性的内容回复。对于投标人对项目提出的质疑，招标代理机构应及时向高校反馈并与高校商定回复内容，经高校确认后向投标人作出书面回复。出现投诉时，招标代理机构应配合相关主管部门进行审查并提供相应材料，力争做到零投诉。

1.3 招标代理机构服务考核

高校对招标代理机构执行项目的情况和服务应不间断地进行考核，其中包括对政府采购法律法规的理解与应用、采购程序、项目执行进度、响应速度、用户满意度以及工作人员的职业素质和专业技能等方面内容的整体监督与考核。

此外，高校还应对招标代理机构进行中期考核，以便对相应的问题早发现，早解决，努力保证财政资金使用的安全有效。中期考核包括如下9个方面的内容。

(1)接受代理：招标代理机构是否接受代理任务，是否及时接受已批复的立项表，是否及时与采购人签订委托代理协议等内容。

(2)组织协调：招标代理机构组织的采购文件评审、开标、评标、谈判等活动是否合规有序。

(3)工作效率：招标代理机构在代理过程中是否能够按照进度计划及时高效地完成代理任务。

(4)服务意识：招标代理机构在代理过程中是否能够为采购人提供专业咨询服务，积极主动地协助采购人推进项目执行。

(5)专业水平：招标代理机构及其工作人员是否熟悉政府采购、招标投标政策法规、工作程序等。

(6)人员素质：招标代理机构对于承担的政府采购项目是否认真负责地代理执行，所具备的代理政府采购项目的综合素质如何，包括应答是否及时，工作是否高效，条理是否清晰，解决问题是否妥当等。

(7)公告信息：包括采购信息、变更信息、预中标人、成交信息等依法应予公告的信息是否公告准确、全面、及时等。

(8)备案资料：招标代理机构向财政局备案的资料是否齐全，备案是否符合时限要求，对于纪委监察部门所需要的相关文件整理是否完整，报送是否及时等。

(9)配合监督检查：是否配合监管部门监督检查工作，对政府采购质疑和投诉的处理是否及时、合法合规。

2 对高校招标代理机构管理的几点思考

2.1 规范化的管理是保障项目执行的基础

高校招标代理机构的规范化管理，是高校开展政府采购工作的管理基础。没有规范的管理机制，很难合法、合规、合理地将政府采购项目高效、严谨地执行完毕。因此形成统一、准确、严谨、有序的规范化管理是保障项目执行的基础，是万事之本。

2.2 人员的变动是规范化管理的潜在威胁

规范化的管理是在管理团队的合理搭建和不断培训下得以实现的，因此人员的规范化培训是至关重要的。而这也给高校招标代理机构的规范化管理带来了一个潜在的威胁，那就是人员的变动会给已经构建好的规范化管理带来波动。因此，对于此类情况应该有效地进行预防与解决，即在招标代理机构人员变动的前两个月，对于接任的执行人进行“传帮带”的培训，完成前期规范化培训后再让其交替上岗，从而保证项目的正常实施与运行。

2.3 规范化的管理必将获益良多

对于规范化的管理有一个比喻，即规范化管理系统是车，管理人员是司机，到达目标的快慢和司机的技术与车的好坏有很大的关系。规范化的管理就像是一辆性能优越的车，实施规范化管理就是要在现有的系统上升级换代，就是要对相对陈旧的管理理念、管理模式进行更新，从而提高性能，更快、更安全、更高效地到达目的地。

3 结束语

近年来，高校在不断强化政府采购的制度建设、管理模式建设和人才队伍建设。加强高校招标代理机构的规范化管理，使高校政府采购工作逐步走向规范化、科学化、现代化，能够为我国现代化教育事业的飞速发展提供强有力的环境建设和条件保障。

[1]张丰.招标代理机构的风险管理探讨[C]//经济生活—2012商会经济研讨会论文集:上,2012.

[2]王晓东.浅谈加强招标代理机构信用管理[C]//科学发展—七省市第九届建筑市场与招标投标优秀论文集,2009.

[3]张福英.浅议招标代理的制度化管理[J].建筑,2009.