高校档案中纸质档案与电子档案的共存

陈军

摘 要：

随着历史的变革发展和办公自动化、网络化在高等学校的深入，使得档案的载体变得多种多样，如甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等。而今高等学校档案，是高等学校从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和社会有保存价值的各种文字、图标、声像等不同形式的历史记录，其普遍的存在形式是纸质档案和电子档案，两者各具优劣，互为补充。

关键词：

高校档案;纸质档案;电子档案

中图分类号：

F49

文献标识码：A

文章编号：1672-3198（2014）24-0210-01

1 纸质档案的特点及在高校档案中作用

1.1 纸质档案的特点

就纸质档案而言，它的载体是文本实体，因此具有稳定、永久、静态、直观和阅读方便的特点。实践证明纸质档案的寿命可以达到上百年甚至上千年的历史。纸质档案信息与其载体是不可分离的统一体，信息的物理结构与逻辑结构同时固化在纸张上，其物理结构与逻辑结构是一致的，经手写、机器印制等手段把文字符号、图形、景物与客观存在的纸张紧密结合在一起，就如同文字有个人字迹特征、有书写墨迹的新旧之别，不易更改和伪造，看得见，摸得着，更能体现档案的原始记录性，也可以更好的体现档案的查考、凭证、借鉴、参考价值。

1.2 纸质档案在高校档案中的作用

高校档案是记录和反映一所学校的建立、建设和发展的历史过程，是维护学校历史真实面貌的一项科学文化事业，是评估和衡量学校教育质量和管理水平的重要依据，是学校历史发展的结晶，是学校各方面工作的长期积累。

科研档案是高校档案的重要组成部分，是科研人员的劳动成果和智慧的结晶，是反映科学研究活动的真实记录，是重要的科研信息资源储备，如果不符合要求的，必须一律重新以纸质的形式抄写与补救。正因为高校科研档案的重要性，纸质档案的稳定、永久、静态、直观的特点满足了它的需求，确保它的完整、准确、系统、安全和有效的利用，而且材料确保了原件或正件的真实性，已达到齐全、完整、真实。

2 电子档案的特点及在高校档案中的作用

2.1 电子档案的特点

自计算机的诞生，电子档案油然而生，它是由电子文件转化而来。它具有信息连贯性、快速识读性、信息储存量大、占用空间小、资源共享范围大、携带方便等特点。

2.2 电子档案在高校档案中的作用

而今社会被称为“信息社会”，信息资源的整合、开发和利用成为现代社会发展的重要手段和标志。我国自20世纪90年代以来也进入了信息化建设的告诉发展时期。《高等学校档案管理办法》指出：“高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档”。高校档案的信息化、数字化建设正是在这一前提下被提出。高校档案与生俱来的文化内涵和品格，详实的记载了学校的教育教学活动，促使学生利用录音、影像、互联网等媒介去丰富校园文化，利用照片档案、音像档案等多角度、多层面、立体地再现学校教学、科研、管理和学生活动情况，使得原本单一资料，变得更具活力，更具感染力。

3 纸质档案、电子档案在高校档案中的互为补充、扬长避短

从纸质档案和电子档案特点和在高校档案中的作用中不难看出，两种档案形式各有各的优点和存在的价值，但是也不能忽视他们的不足。

纸质档案虽然具有稳定、直观的特点，可是由于其档案信息与其载体的不可分离的特性，使得储存起来需要占用大量的空间，而且由于各个高校的人员有限且档案保护意识淡薄，使得纸质档案会出现霉菌、氧化等不同程度的危害，在使用时不注意保护，不管桌面有没有灰尘、双手干净不干净，就直接接触档案，这样同样也会造成档案的损坏。电子档案同样面临这样的问题，由于电子档案的载体大多使用的是磁性材料、金属材料等，灰尘、霉菌可以污染、划伤磁盘或关盘表面，使得信息无法正常读出，这样就失去了电子档案的价值，并且电子档案的安全性就现在的信息技术来看也很难保证，其储存的信息随时面临着修改、盗窃甚至销毁的危险，这也就保证不了档案的原始和真实性。

高校档案是高校发展的记忆和再现，因其历史性、直观性成为了教育的重要资源，许多学术的新观点、新理念也以此为基础而产生，它可以作为师生甚至社会人士工作和生活的一种凭证和参考，因此我们更应该提高档案的信息开发和服务水平，使得高校档案信息不仅能够安全可靠，而且也要方便使用，这就需要纸质档案和电子档案在高校档案中优劣互补。我国《电子文件归档与电子档案管理规范》也明确指出“具有长期或永久保存价值的文本、图形电子文件，如没有纸质等拷贝件必须职称纸质文件或缩微品等。进行归档时，将电子文件与相应的纸质文件一并归档”，而且虽然电子档案在国际上已经得到认可，当时当要求具有证据价值时，也只有打印出来才可以，而这一特点在高校科研中至关重要。

我们通过合理的应用纸质档案和电子档案的优点，让高校档案不仅只是停留在档案馆的资料作为良好的德育、育人资源，更是成为一种平台，为广大师生、社会人士、学生提供更加全面、便利的服务。

参考文献

[1]王拴勋.电子档案与纸质档案的比较研究[J].安康师专学报，2006，4（2）.

[2]潘春胜.文书与档案管理[M].北京：中国财政经济出版社，2005.