企业如何做好设备档案管理

吕志芳，史梅云，李劲松

（中油济柴动力总厂，山东 济南 250306）

中油济柴动力总厂在经济开发区建立了新厂区，新购了机加工、热处理、总装等生产设备和研发设备一百多台套，并进口了数控加工中心几十台，如何保证这些设备档案的完整、准确成了一个重要的问题。

一、目前企业设备档案管理存在的问题

1.对设备档案重视不够

只重视设备的使用、不重视设备档案的管理，导致设备档案收集不全，影响了设备的正常使用和维护。

2.设备档案收集不全

设备档案的收集应包括购置、安装、调试、运行、维修、改造到报废的全过程每个环节的资料都需要收集齐全，以保证设备档案系统、完整。

设备档案收集不全包括：设备的招投标资料不全、安装调试记录不全；进口设备的出国考察、培训、谈判协议资料不全，以及缺少翻译；特种设备的检验报告、检测记录不全。

3.设备档案的案卷质量不符合要求

主要体现在装订不合要求、书写材料不合格、纸张不合格、图纸绘制不规范等。

二、设备档案管理中应注意的问题

1.企业应重视设备档案管理工作

设备档案是设备的历史记录，它对于设备的正常运转起着重要的作用，如起重设备、锅炉管道设备、电梯等特种设备定期年检时都离不开合格证、检验报告等资料，设备档案完整、准确是保证设备连续正常运行的前提。因此企业应高度重视设备档案管理，以提高企业持续发展的能力。

2.制定完善的设备档案管理制度

企业应该根据自身情况，制定出相应的设备档案管理方法和制度。如我厂制订了《普通设备档案管理办法》、《重要设备档案管理办法》、《特种设备档案管理办法》和《IT设备档案管理办法》。针对进口数控加工中心设备如兰迪斯数控磨床、大型数控龙门加工中心、曲轴复合加工中心、凸轮轴复合加工中心等，制定了《进口设备档案管理办法》，明确规定了这些设备从招投标到安装使用各个阶段应归档的内容、文件质量要求，以及各个归档单位的职责。

3.将设备档案的内容、质量等要求纳入设备购买合同中

我厂在与设备厂家洽谈购买设备事宜时，就针对设备档案的内容、质量问题进行沟通，将应交付的设备档案内容、套数、案卷质量等要求详细写入合同及协议中。在设备到货验收时，依据合同内容验收资料。

4.实行档案归档备案确认制

在设备档案归档时，我厂实行设备档案归档备案确认制。由档案室列出每台设备应该归档的内容及实际归档的内容，由档案室及各归档单位领导签字确认。缺少的资料由归档单位出具理由并由领导签字确认，使应该归档的资料、实际归档的资料及没有归档的资料都明确清晰、有据可查、可以追溯。

5.建立考核机制

为了加强设备档案管理，我厂建立了考核机制。将设备从招投标、购置、到货验收、安装、调试、试运行等各个阶段产生的资料落实到具体单位、具体人员，并纳入部门职责及岗位职责，建立和形成考核机制。出现问题运用考核机制进行考核、追责。

6.配备专职及兼职设备档案管理人员

为了更好地管理、利用设备档案，应配备专职设备档案人员负责设备档案的管理工作。如我厂档案室设立了专职的设备档案管理人员，各个分厂设有兼职的设备档案管理人员。设备档案人员应该熟悉设备档案的构成、整理规范、著录规则等，这样才能确保档案的完整、系统、有条理及标准化。

7.设备档案管理人员参与设备开箱验收

我厂要求设备档案管理人员在设备的各个阶段进行跟踪管理，深入现场，指导设备档案的收集、整理。设备到货开箱验收时，设备档案管理人员要参与全过程，登记随机资料，填写验收单并签字，确保新设备资料能够完整、准确地归档。

8.对设备档案管理人员进行培训

档案管理人员的学识水平和专业技术水平直接决定着管理水平。为此我厂组织相关人员参加培训班，通过学习和培训，使设备档案管理人员具备了系统的设备档案管理知识，加强了设备档案管理工作。