浅析企业档案信息管理开发与利用的重要性

邓玉芳

【摘 要】本文主要阐述了企业开发和利用档案管理的主要性。对其进行合理的开发、利用，实现档案信息化，对各类信息资源进行分类、分析，加以提取并利用，既能提高档案的利用效率，又能降低档案管理的成本，还能为企业和社会提供优质的服务，可谓一举多得。

【关键词】信息化；档案管理；重要性

当今世界已步入了信息时代，信息化革命的浪潮以不可阻挡之势席卷全球，信息资源开发利用水平的高低已成为衡量一个国家强盛程度的重要标志。作为国家信息资源的组成部分——档案信息资源顺应历史潮流，积极置身于社会主义市场经济主战场。因此，档案信息资源日益受到国家的高度重视，大力开发利用档案信息资源势在必行，前途光明。

1.档案信息资源开发利用的必要性

开发利用档案信息资源是档案工作为社会主义现代化建设服务的重要途径，是档案工作自我完善的主要内容。档案工作的最终目的是有效地开发档案信息资源，最大限度地服务大局、服务社会、服务人民。只有这样，才能真正创造出最佳的效益。

（1）开发利用档案信息资源是充分发挥其价值和作用的重要手段。档案信息是整个社会信息资源的一部分，它潜在的价值只有通过开发利用才能显现出来。通过快速的信息交流，满足社会各界日益增长的对档案信息的需求，实现档案信息资源在全社会范围内的充分共享，已经成为当前信息环境下档案信息资源开发利用的发展趋势。档案信息资源的合理开发利用，对于推动全社会的管理和建设、社会政治和经济的发展、社会和经济效益的提高，无疑具有重要的现实意义。

（2）开发利用档案信息资源有利于社会和经济的可持续发展。档案信息资源开发利用是档案工作向信息化产业迈进的关键环节，是国家信息化建设过程中不可或缺的重要组成部分。档案信息资源的有效开发利用，可以极大地提高现有各种资源的社会利用效益，促进资源的可持续利用；有助于提高社会管理活动的针对性、时效性，避免或减少因管理失误而造成的资源浪费，提高资源的利用效率。尤其是在经济全球化的今天，只有不断提高档案信息的占有率、开发利用率，才能在社会主义市场经济建设中占领制高点，掌握主动权，永远立于不败之地，从而提高我国在国际上的经济实力和竞争能力。

（3）开发利用档案信息资源是促进社会主义精神文明建设的需要。大力开发档案信息资源，提供丰富的档案史料，是社会主义精神文明建设的重要步骤。档案作为各项历史活动的记录，是开展政治教育的重要内容，利用档案中的生动素材进行各项专题教育可以收到预想不到的效果。

（4）开发利用档案信息资源可以缩小与发达国家信息产业的差距。我国信息资源利用效益落后于发达国家，与档案信息资源开发利用程度不够有关，档案信息资源作为国家信息资源链条中的重要一环，其开发利用必须提到重要的议事日程。

（5）开发利用档案信息资源能够推动档案馆服务功能的拓展。面对信息化社会，档案馆传统的服务方式已经无法满足更多更广的社会服务需求，传统服务项目的局限性已经随着社会的发展表现得更加突出。当前，多数档案馆的档案信息资源远远未能有效地挖掘出来。因此，要迅速扭转落后现状，增强档案馆服务功能、大力推进档案信息资源开发利用就成了档案界的共同选择。

2.档案信息资源开发利用存在的问题与成因

尽管开发档案信息资源的重要性得到了普遍认可，但我国目前在档案信息资源开发利用方面仍然存在着不可忽视的问题，主要表现在：

2.1基础工作薄弱，影响了档案信息资源的质量

（1）档案馆服务功能不完善。档案现代化管理水平低，服务设施设备简陋，保管条件恶劣，加上主动宣传不够，社会认知程度不高，档案馆自然难以成为社会利用档案资料的中心。（2）馆藏档案结构单一。据有关资料介绍，现在许多档案馆馆藏结构单调，门类不全，文书档案所占比例偏大，科技、专业、声像档案所占比例偏小；建国后建立的档案占大多数，历史档案数量较少。这样的馆藏结构，使档案内容相对贫乏，对利用者缺乏吸引力，开发利用的范围变窄。（3）档案特色不明显。与当前中心任务相关的科学技术、经济建设方面的档案资料欠缺，反映地方历史、文化、风土人情的档案资料稀少，致使服务缺乏针对性。（4）案卷质量不高。长期以来，档案利用服务以提供原件为主，本身就损坏了档案。档案库房达不到“九防”标准，档案受潮霉变、虫蛀损坏等现象在所难免，严重威胁着档案资料的安全。

2.2编研工作滞后，限制了档案信息资源开发的层次

（1）编研材料内容单一，存在着重文书、轻科技的现象。（2）编研材料档次低。一次性编研成果多，适应形势发展的深层次编研成果少。就目前而言，有些编研材料仍停留在模仿别人、片面追求编研材料数量和速度的水平上，造成编研工作与现实脱节，导致编研成果利用率下降。（3）重历史事件、轻经济现象的编研成果普遍存在。（4）编研人员素质差。在档案编研实践工作中，造成编研成果档次低的主要原因是档案编研人员缺乏业务素质，当然编研人员数量少也给档案编研工作带来了困难。

2.3利用工作水平低下，制约了档案信息资源价值的发挥

（1）提供利用方式单调。现有的服务方式落后，提供档案信息的手段被动，按时开馆、等客上门等陈旧的利用方法，限制了利用者接触并获取利用档案信息的时间和空间，挫伤了利用者主动利用档案信息的积极性。（2）档案利用率下降。有些档案馆对馆藏档案资料宣传不够，人们不了解档案馆究竟保存了哪些方面的档案，致使相当一部分接收的档案至今无人问津，其结果必然导致档案馆门庭冷落，档案资源闲置浪费，当然也就创造不出更多更好的效益。

上述问题的存在，造成了现有档案信息资源得不到充分的开发利用，无法取得良好效果。究其原因，主要有以下三点：

（1）思想观念陈旧。因受档案系统长期形成的封闭和半封闭环境的影响，有些档案工作者对新形势的发展缺乏清醒的认识，不同程度地缺乏市场经济意识，思想观念仍然停留在“重管轻用”上，依旧把管好档案作为档案工作的重点，认为只要按时接收，按时开放，提供凭据就行了。对于如何开发档案信息资源，提高档案利用率想得少。没有充分认识到档案信息的潜在作用，致使档案工作与政治、物质和精神文明建设不相协调。认识上的狭隘、落后，必然导致工作进展的迟缓，在有些地方档案信息资源开发利用几乎仍为零。

（2）基础建设落后。一些档案馆用于开发利用的业务基础建设，远远不能适应时代发展的要求。一是人、财、物难解决，主要表现为机构不健全，人员不到位，经费不保障。二是教育培训制度不完善，致使档案人员专业知识匮乏，开发能力低下。不思进取，缺乏责任心、使命感和奉献实干精神。三是档案信息收集的渠道不畅通。四是归档的文件材料不完整等。从档案信息资源开发利用的实践看，没有完善的业务基础建设，档案信息资源开发利用工作举步维艰，势必成为无源之水，无本之木。

（3）档案需求者素质偏低。由于受多种因素的影响，许多档案需求者的档案意识、利用档案信息的技能和基础知识等严重缺乏，不仅不能形成较高层次的档案信息需求，有的甚至连最基本的档案信息利用都不懂或不会。

总之，企业档案信息开发与利用工作是现代化管理企业的一个重要环节，为此要在工作的实践过程中，不断修正管理工作标准，提高管理质量。因为这是档案管理现代化的一个显著标志，也是提高企业管理效益和经济效益的重要手段。所以企业档案管理人员要认真围绕管理，生产和效益这三个基准点，审时度势地进行档案信息开发与利用，以此推动企业管理在质与量上有一定的提升，进而使企业管理效益和经济效益得到显著的提高。 [科]