房地产权属档案数字化建设若干思考

王卫民

【摘 要】21世纪是信息的时代，信息时代又被称为数字化时代。在新形势、新任务下，房产管理部门和房产档案部门传统的以手工处理为主的管理方式将不能适应新形势和信息时代发展的需要。本文就房地产权属档案数字化建设进行了探讨，从对房地产权属档案管理的特点及其重要性的分析出发，深入演绎了加强房地产权属档案管理数字化的必要进程，并提出了几点有关实现房地产权属档案管理数字化的要求，以期能为房地产权属档案数字化的建设提供一定的参考借鉴。

【关键词】房地产权属；档案管理；数字化

随着城市建设的飞速发展和国家住房制度改革的不断深入，房地产业呈现出强劲增长势头，房产管理部门的管理业务和房产档案数量也随之大量增加，传统的以手工处理为主的管理方式愈来愈暴露出工作效率低下、信息共享困难、差错率较高、缺乏透明度等问题，已不能适应新形势的要求。这就要求相关人员要适应形势发展的要求，采取相应的措施推动房地产权属档案数字化化的建设进程。本文就房地产权属档案数字化建设进行了探讨，以期能为房地产权属档案数字化的建设提供一定的参考借鉴。

1.房地产权属档案管理的特点及其重要性

房地产权属档案是指城市房地产行政管理部门在房地产权属登记、调查、测绘、权属转移、变更等房地产权属管理工作中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。这些档案记载了房屋的产权归属和沿革，反映了房屋的状况，涉及产权，测绘、法律、建筑等多个方面，具有很高的专业性和很强的区域性。同时，房地产权属档案管理还具有很大的动态性。档案工作者在对现有档案进行静态管理的同时，还必须对房地产的转移、变更、注销等进行动态管理，通过不断补充新材料，使房地产权属档案始终与房屋现状保持一致。实践证明：做好房地产权属档案管理工作对明确产权、解决民事纠纷等具有现实意义，对领导决策、研究房产政策，乃至房产志的编写有着极深远的历史意义。由于一个地区中的房地产权属档案处于独立和垄断地位，因此，房地产权属档案管理是否科学合理将直接影响到该地区房地产市场的管理和发展进程。

2.加强管理、切实推进房地产权属档案数字化的进程

房地产权属档案数字化是指在档案管理活动中全面应用现代化信息、网络技术，对档案信息资源进行处置、管理、开发和提供利用服务的过程。随着现代科技的飞速发展，计算机技术的应用促进了房地产权属档案管理模式的重大变革，推动了房地产权属档案数字化的前进步伐。推进房地产权属档案数字化可分两步进行。

2.1建立目录数据库，实现房地产权属档案信息目录计算机检索

档案目录数据库是将著录、标引后形成的，反映档案内容和形式等各种特征的规范档案目录数据，依照一定的格式存入数据库，通过数据库管理系统排序等处理，形成由计算机管理和检索的目录数据体系。通过检索档案目录数据库，可以满足档案利用者了解房地产权属档案基本信息的要求，并迅速找到档案实体确切的存放位置和排列顺序。档案目录数据库的建立一般通过人工录人方式实现，在房地产管理部门中，由于以前房地产权属档案的管理方式相对滞后，积压了大量历史信息需要录人，要将这些信息在短时间内全部录人管理系统并且保证信息的准确，需要大量的人力、物力和财力。

2.2开展纸质档案数字化，建立全文数据库，实现房地产权属档案数字化管理

纸质档案数字化是指采用相关设备对纸质档案进行数字化加工，将档案原文转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。纸质档案数字化使档案查询、使用者可以直接通过计算机调出信息获取想要查询的档案材料，实现档案信息资源共享的同时，又有效地保护了档案原件。如，笔者所在地的房产部门，从2002年12月开始，组织专业人员，对库存各类房地产权登记档案实行数字化加工处理；2003年6月开始对新增的房地产权属档案实行同步数字化加工，到目前基本实现了房地产权属档案的数字化管理，为房屋权属信息的查询利用提供了更大的便捷。在此基础上2013年上半年启动了房地产权属验证自助查询系统，打破查询方式的单一性，节省了查询时间，方便了查询群众；同时又有利于政府节约查询人员投入及社会成本，大大提升了房地产权档案查询水平。笔者了解到仅笔者所在地房产部门一个查询窗口点一个月内就提供自助查询与人工电子查询1万多次，为打造高效性、服务型政府提供了一个重要阵地。

3.实现房地产权属档案数字化的要求

鉴于计算机技术迅速变化的特性以及数字存储媒体寿命的短暂性，房地产权属档案要想既长久、完整地保存、又方便档案管理和利用，就需要我们随时加强对档案硬件设施和软件设施的更新、维护和安全控制，制定完善的房地产权属档案管理工作制度，建立起一支精通房地产业务且熟悉计算机基础知识的档案管理人员队伍。

3.1配置数字化设施

配置稳定、可靠、安全和较高性能的数字化软硬件设施，是数字化环境下档案资源安全采集、管理、利用和更新的基本要件。实现档案数字化须配置四个基本设备：一要有输人、输出的终端设备计算机；二要有传输、储存、管理档案信息和网络服务器；三要有档案信息运行所需的操作系统和应用软件；四要有将纸质文件转换成数字化加工和存储设备。只有配备先进的房地产权属档案数字化设备，才能切实提升硬件系统和软件系统的性能。

3.2建立健全管理制度

建立健全房地产权属档案管理工作制度，是档案资源齐全完整并实现准确数字化利用的有效保障。没有规矩不成方圆，必须建立和完善一套完整的房地产权属档案管理工作制度，首先，必须规范房地产权属档案的收集、整理、立卷、归档、保管、统计、移交、鉴定与销毁、保密、专兼职档案人员的岗位责任制等。其次，要制订完善的数字化工作流程操作规范，确保数字化档案的完整、准确和安全。最后，要制定合理、科学的信息安全管理利用制度，其中包括①制定应急计划和安全检查规定；②对重要的、保密的档案材料和数据加密并备份；③制定系统运行安全管理和电子档案管理制度，定时进行病毒检测、消除；④规范重要场所（如机房、库房等）的配套设施及出人规则等；⑤严格遵守档案查询制度，保证原始档案的完整安全，保证数字档案的安全合法利用。只有严格遵循信息安全管理制度，采取多种技术手段和措施来维护档案数字化的正常运行，才能实现数字化的档案长久保存和利用。

3.3建立高素质档案人员队伍

建立高素质的档案管理人员队伍，是档案数字化建设的保证，也是档案数字化建设可持续发展的基础。实现档案数字化需要引进或培养具有较高专业素质的技术维护人才，来专门从事档案数字化的建设、运行、管理及维护，以保障档案数字化工作的快速、稳定、健康发展。档案工作者在全面系统地掌握档案专业知识的同时，要积极参加数字化专业知识的培训、学习，掌握现代化的科学技术管理手段和技能。

实现房地产权属档案数字化，是新形势下房地产业发展的必然趋势，也是对档案工作的一种挑战，档案工作者必须与时俱进，不断的完善自己，让档案信息体现出真正有效的价值。

4.结语

综上所述，随着信息社会的发展，房产管理部门和房产档案部门传统的以手工处理为主的管理方式将不能适应新形势和信息时代发展的需要。因此，为了更好的对房地产权属档案进行管理，就要加强管理、切实推进房地产权属档案数字化的进程，当然相应的还要配置数字化设施、建立健全管理制度和建立高素质档案人员队伍，促进房地产权属档案数字化的建设，从而更好的对房地产权属档案进行管理利用。 [科]

【参考文献】

[1]孙雪静.浅谈房地产权属档案的数字化管理建设[J].中国房地产业，2013（07）.

[2]刘佳.浅议房地产权属档案数字化管理[J].档案天地，2010（07）.