关于建立高职院校干部人事档案管理长效机制的几点思考

【摘 要】高职院校干部人事档案管理是高职院校干部人事工作的重要内容，是一项长期的基础性工作。本文针对高职院校干部人事档案管理的现状，提出了强化档案意识、完善规章制度、加强培训研讨、加强信息建设等建立高职院校干部人事档案管理长效机制的对策和建议。

【关键词】高职院校；干部人事档案管理；长效机制；对策

高职院校干部人事档案管理是高职院校干部人事工作的重要内容，是一项长期的基础性工作。近年来，随着高职院校干部人事制度改革的不断深化，各级组织人事部门对加强高职院校干部人事档案管理提出了新的更高的要求。高职院校组织人事部门应充分认识加强干部人事档案管理在深化干部人事制度改革中的重要作用，开拓创新，与时俱进，努力构建高职院校干部人事档案管理长效机制，进一步提高干部人事档案管理和服务水平。

一、强化档案意识，为建立档案管理长效机制提供思想保证

干部人事档案记载了干部的历史情况和现实表现，为组织人事部门选拔任用干部提供了真实有效的原始资料和数据，是评价和使用干部的基本凭证和重要依据。组织人事部门历来十分重视干部人事档案管理工作，2009年10月，省委组织部下发了《开展领导干部档案审核工作的通知》，明确了干部人事档案审核工作的重点环节和工作任务，对提高干部人事档案质量、确保干部人事档案信息真实、准确、完整提出了新的要求。2013年8月，省委组织部又下发了《关于做好干部人事档案改版升级的通知》，对加强全省干部人事档案管理和内容建设提出了更高的要求。高职院校组织人事部门必须不断提高档案意识，深化对做好干部人事档案管理工作重要意义的认识，进一步加强对干部人事档案工作的组织领导，把干部人事档案管理工作列入重要议事日程，认真学习贯彻高职院校干部人事档案管理工作规范，熟悉掌握干部人事档案管理的基本方法和标准。同时，要加大宣传教育力度，提高全校教职员工对干部人事档案管理重要性和必要性的认识，积极参与和支持干部人事档案管理工作。

二、完善规章制度，为建立档案管理长效机制提供制度保证

制度是搞好工作的保障，构建档案管理长效机制也要有制度作保障。近年来，一些地方出现了少数干部人事档案造假、涂改的现象，给干部人事档案管理工作带来了一些负面影响。为了防止类似现象发生，高职院校组织人事部门应高度重视，认真研究，逐步完善相关的配套干部人事档案管理制度，积极开展干部人事档案审核工作，确保干部人事档案材料真实准确、手续完备。

1.建立完善干部人事档案材料收集归档制度。在档案材料收集归档过程中，要把握重点、兼顾全面，使档案材料全面反映干部个人的真实情况，为选拔干部提供依据。要对干部人事档案逐卷进行清查、核对、鉴别，凡缺材料的干部人事档案，填写《人事档案所缺材料登记表》，落实责任人，进行清收、催交、索要。

2.建立完善干部人事档案材料审核把关制度。在干部人事档案日常管理工作中，要严格按照相关文件要求，对转入的档案材料进行认真细致的鉴别，把好材料入口关，清理出来的档案材料应当退回给本人的，立即退还；应当转入其它档案的，立即转入；应当销毁的按照干部人事档案销毁制度进行销毁；手续不齐全的，补齐手续。对有缺漏、错装混装、涂改、填写不全、不规范或手续不完备、信息不准确的干部档案材料逐一分类登记，要求相关部门补办或重办，待重新审核合格后再整理归档，防止不符合要求的档案材料入档入库。

3.建立完善干部人事档案材料整理制度。在干部人事档案整理过程中，要改变过去“重整理，轻利用”甚至“过整理”的整理方法，减少不必要的繁琐的手工劳动，将工作重心转移到档案材料的鉴别、分类和审核上来，重点做到“三清”，即清理档案卷数、清齐档案所缺材料、清准“三龄两历一身份”等基本信息，确保整理入库的档案材料鉴别准确、手续完备、信息无误、目录明晰。

4.建立完善干部人事档案查借阅制度。在干部人事档案提供利用过程中一方面要增强服务意识，不断研究新方法，实现干部人事档案高效管理和快速查询，做好干部人事档案的查借阅服务；另一方面更要严格执行干部人事档案查借阅制度，没有办理干部人事档案查借阅审批手续的一律不得提供查借阅，任何人不得查借阅本人及其直系亲属的干部人事档案。

三、加强培训研讨，为建立档案管理长效机制提供人才保证

1.强化培训机制，提高干部人事档案管理工作队伍的专业水平。高职院校组织人事部门应积极创造条件对干部人事档案管理人员开展相关专业知识和业务培训，不断提高高职院校干部人事档案管理人员业务能力和管理水平。可采取校外培训和校内培训相结合的方式进行培训，不定期的选派干部人事档案管理人员到上级干部人事档案管理部门跟班学习；校内定期组织干部人事档案管理人员学习干部人事档案管理有关政策规定；落实干部人事档案管理人员先配后调制度，新上岗干部人事档案管理人员上岗前必须进行岗前培训，获得相应专业培训合格证后才能上岗，打造一支专业化的干部人事档案管理工作队伍。

2.强化理论提升，提高干部人事档案管理工作队伍的科研能力。通过召开专题研究、理论研讨会，组织申报干部人事档案管理研究课题等方式，支持干部人事档案管理人员从事干部人事档案理论研究，鼓励干部人事档案管理人员在不同层次上实现提高和突破，为加强干部人事档案管理工作提供理论支持。

3.强化激励机制，提高干部人事档案管理工作队伍的整体素质。高职院校干部人事档案管理人员多由组织人事干部兼任，按照岗位设置的规定此岗位为管理岗位，待遇不高，又不能晋升专业技术职称，很难吸引优秀人才从事干部人事档案管理工作。高职院校组织人事部门在严格要求和管理的同时，应多关心干部人事档案管理人员的实际困难，对于素质好、成绩突出的要及时使用提拔；对于主要从事档案管理工作的人事干部应提供职称评定的机会，将那些思想素质好、业务能力强的同志吸引到干部人事档案管理队伍中来。

四、加强信息建设，为建立档案管理长效机制提供信息保证

1.制定干部人事档案信息化建设工作方案。组织人事部门要认真研究干部人事档案信息化建设各个环节的任务，制定切实可行的干部人事档案信息化建设工作方案，明确干部人事档案信息化建设的方法、步骤，并对时限和标准做出具体要求，做到干部人事档案信息化从收集、鉴别、归档、整理、保管、保密等环节有章可循，有制可依。

2.加强干部人事档案信息化建设硬软件建设。申请专款购买电脑、打印机、扫描仪等电子设备，为实现干部人事档案工作管理数字化提供硬件支持；抽调专业人员提供目录录入、档案扫描、数据备份等技术支持，为实现干部人事档案管理信息化提供软件服务。

3.实施干部人事档案数字化管理。将分类整理的干部履历材料、学历材料、干部任免材料等纸质档案材料进行扫描等进行数字化、信息化处理，形成与纸质档案材料内容一一对应数字化档案；将干部人事档案材料目录、所缺材料清单、“三龄两历一身份”、职称职务变化情况等各类基本信息录入计算机，建立基本信息数字化档案；利用计算机网络技术实现干部人事档案信息共享，逐步建立干部人事档案局域信息网，不断推进干部人事管理工作的电子化、信息化、数字化。

参考文献：

[1]姚路明。试析干部人事档案管理工作存在的问题及对策。黑龙江史志，2013（9）87.

[2]王红敏。浅谈干部人事档案的管理。管理观察，2012（22）144.

作者简介：

邢玉莉（1976-），女，湖北广水人，湖北职业技术学院人事处馆员，研究方向：档案管理、人力资源管理。