AERPⅡ信息系统在A公司的应用分析

司徒爱兰（阳江市广播电视大学，广东 阳江 529500）

SITU Amy (Yangjiang RTV University,Yangjiang 529500,China)

A公司创立于1990年，是目前世界上专业研发、生产、销售三位一体的制造型企业。它生产糖果、饮料、饼干三大系列产品，在大陆、香港、欧洲等20多个省市设立50多家分公司，其总部设在香港，拥有中国五大生产基地。其中，B生产基地占地面积约30多万平方米，建筑面积约9万平方米，员工约3800人。本文主要分析B生产基地如何通过建设和应用AERPⅡ，实现信息技术和管理水平的提高，从而为其它中小企业建立和应用ERP提供相应的借鉴作用。

1 A公司为什么建设AERPⅡ信息系统

正如Michael Pincher指出的：21世纪是瞬息万变的年代，不管跨国大企业或国内中小企业，面对外界不确定性的压力都越来越大，必须直接或间接借助计算机以及信息化的手段为商业决策提供参考。从理论上讲，ERP可以很好地帮助企业解决信息化管理问题，优化企业资源，提高管理和决策水平。

所谓ERP，即企业资源计划，它是一个全公司范围内应用的、高度集成的企业级系统。数据在各业务系统之间高度共享，所有源数据只需在某一个系统中（环节上）输入一次，数据具有一致性。对公司内部业务流程和管理过程进行优化，基于网络信息系统，有很强的数据交换和通信能力，实现实时在线管理，尤其是在线成本实时监控。

A公司CEO MR S先生很早就意识到ERP的对企业快速发展的重要性，结合MR S先生的判断、成本分析、收益预测和电脑部的技术支持四方面衡量，A公司毅然决定建立ERP系统。2005年底A公司电脑部和其他部门的共同努力下，A公司在短时间内设计并实施了AERP（A ERP）系统，中文指A企业资源计划。该系统覆盖A公司总部、生产基地，内容涵盖财务、计划、采购、销售、生产、仓库、半成品、质量管理、基地人力资源管理等。分公司、办事处、中心仓库使用原系统并和AERP对接。针对公司的个性特征，首次将生产和计划纳入信息系统，使A公司更合理地实现了资源的整合。

但是，由于当时时间仓促、经验短缺、企业流程的变化等各种各样因素的影响，该系统仍然存在许多问题，需要不断改进。因此，该公司在原AERP的基础上，需要重新开发一套反应速度更快、功能更强健、分布更广、操作更灵活、内控更严密的信息系统，即AERP的升级版——AERPⅡ。

2 A公司如何建立和实施AERPⅡ

为了满足A公司管理和未来发展的需要，该公司在建立AERPⅡ系统时，选择了目前比较常见的MS SERVER的数据库系统。因为它能很好地与WINDOWS操作系统结合，具有良好的数据复制能力，而且可以自动备份，非常适合中小型企业的应用。此外，A公司在开发系统网页时，还运用了Borland的Delphi，为以后发展国内外电子商务网络虚拟市场打下坚实的基础。实施AERPⅡ信息系统中，采用模块设计与权限设置相结合的方式，通过对权限设置部门功能模块，把系统的模块权限分配到不同的业务单位，每个部门单位设有一个业务经理，该经理负责管理该部门的权限，然后指定具体的操作人员，同部门的操作人员根据业务范围不同，具有不同的操作权限。所以，每一个模块，只有具备权限的经理和内部操作人员才有登陆和操作相应的模块。部门操作员登陆后，输入相应的信息，系统会自动按照设定的流程进行处理。

3 A公司应用AERPⅡ获得的收益

在未实施AERPⅡ前，A公司的管理水平比较低下，有些流程并不合理，单据不规范，表格也不统一，导致公司管理一直处于变动之中，但实施AERPⅡ后，公司的管理水平与作业效率获得了明显的提高，主要表现在以下几方面：

3.1 自动化程度得到提高。A公司在运用AERPⅡ后，公司的所有部门及流程均进行了相应的信息处理与优化，从原材料供应——研发——生产——包装——入库——储存——出库——销售，各个环节均实现信息共享和共同协助管理，作业的自动化程度得到提高。例如，A公司的饮料生产系统，饮料从自动化的流水线生产出来后，工人负责把产品的ID信息录入AERPⅡ系统，车辆即可获得发车信息，并装运至智能化的仓库中，基地仓库仅需少数几个人即可完成日常出入库管理。

3.2 作业效率提高一倍多（与未实施AERP相比）。AERPⅡ系统使该公司的供产存销各个环节的效率都得到了提高。以仓储为例，该公司把AERPⅡ系统与智能化的仓库信息系统对接后，有效实现生产部门与仓储部门的信息共享和集成，克服原来平面仓库的面积不足、品种繁多、出入库频繁导致的混乱、低效等问题，更好地实现了先进先出的出入库管理，使产品的周转周期得到有效的改善，报废品大大减少，每天收发单据处理数量大大增多，AERPⅡ系统很好地帮助企业跟踪物料和产品的转移与出入库过程，帮助公司处理内部物料与产品转移的各种业务，据B生产基地数据显示，作业效率比未实施AERPⅡ系统前，提高了一倍多。

3.3 人力资源管理得到优化，主要体现在需要的劳动力减少，工人的劳动强度减弱。科学的人力资源管理需要利用科学管理制度、程序和方法，对人力资源进行合理配置，包括人力资源的规划，工作分工设计与成本核算等，从而调动工人的工作积极性和工作效率。AERPⅡ系统通过一系列的公式，例如：糖果直接人均产能=糖果产出量/直接人工工时（填充+配料），使公司能及时了解人均产能，明确所需的工人数量，有效考核工人的作业质量，合理配置作业岗位。

3.4 工作环境得到改善。未实施AERPⅡ系统前，A公司B基地的仓储中心仓库经常出现脏、乱、差的情况，因为仓库作业需要处理的产品品种多且量大，出入库又频繁，为合理安排库位存放入库商品，并对在库商品进行有效保存和发放出库，经常需要重新搬运、挪动，人工叉车来回拖动，导致工作环境脏、乱、差。自从采用AERPⅡ系统和立体仓库后，情况得到极大改善，所有产品信息，只需通过手持终端扫描收录产品ID信息，然后与AERPⅡ系统里面的信息核实，即可验收入库。立体仓库，仅需要2～3个工作人员，即可完成20个巷道的货物存储，并且系统可以自行控制，实现先进先出的周转要求，智能化程度较高。工作环境变得非常干净、有序，存储条件变得更理想。

当然，投资AERPⅡ是存在巨大风险的。著名企业家柳传志先生曾说过：“企业上ERP找死，不上ERP等死。”A公司CEO MR S先生仍然决定上马，投入大量资金和人力、物力，动用自己的私人关系，请自己人上阵，组建公司自己的项目管理部，结合A公司产品特性，开发属于自己独有的AERP信息系统。实践证明，虽然公司一次性投资额高达820多万元，每年的设备维护成本也需61万元左右，但是，仅2005年B基地实施以来，3年左右的时间即回收了投资成本，2008年即实现新的一轮创收，实施此信息系统的效果明显而持久。

4 对A公司改善AERPⅡ的若干建议

许多经济学专家认为，ERP项目30%的挑战来自技术层面，剩余的70%则来自人员和流程。它对公司而言，是一种根本性的改革和挑战，而且，ERP项目的前期投资非常大，期望的应用生命周期也在10～20年左右，是一个收益与风险并存的大项目，它需要不断改进，才能灵活地适应公司本身的需求。A公司CEO和经理干部们因为深刻明白这个道理，不想对第三方执行咨询公司过分依赖，因此，自己投资并组建团队，建设适合自己的AERP信息系统，并不断更新换代，从第一代的AERP到现在的改进版AERPⅡ。但从采访A公司的仓储部经理并收集的资料显示，目前，AERPⅡ信息系统仍有不少地方需要改进，主要集中在以下几个方面：

4.1 系统自动报警功能不完善。如输单员分解订单时因误操作，分解出超期成品，系统不会自动报警，而将超期成品分解出库，导致过期产品流入市场销售，带来不良的经济后果。轻者，只需给经销商和消费者进行产品包退包换。重则，损害公司的声誉，而且，可能对消费者健康构成伤害，导致经济赔偿，甚至可能被工商部门进行行政处罚，乃至会吊销执照。因此，需要改善系统对超期成品（超过3个月）出库的报警功能。可以增加一个新的系统功能，一旦有输单员分解订单出错，ERP系统自动提示，将分解的超期成品内容显示为红色。

4.2 系统跟踪反馈功能不完善。如储运系统的资料是由不同的输单员录入，当录入信息错误时，不能查找到责任人。A公司为实现安全、高效、负责的生产和流通目标，公司实行的是生产和流通责任制，即具体规定企业内部各个部门、各类人员的工作范围、应负责任及相应权力的制度。它能帮助公司明确每个部门和岗位的任务和要求，把企业中千头万绪的工作同成千上万的人对应地联系起来，做到“生产安全人人有责”。比如，每一个产品生产出来，录入AERPⅡ系统后，产品的ID会具体显示出生产负责人的具体部门、姓名、生产的批号等。但是，目前储运系统的资料是由不同的输单员录入，这样与公司管理的责任制不符，也不能很好地做到专职专责，因此，可以在AERPⅡ系统储运系统中增加用户名显示功能，便于查找责任人。4.3 系统缺乏有效的捡货功能。如因车辆到达不及时或成品异常，需要取消订单发货时，输单员需要使用手工逐个删除品种，当某订单的品种繁多时，手工删除不仅耗时长，工作效率低，而且，出错率也高。因此，为能正常使产品出库，有效检验审核出库产品质量，满足送货时间要求，可以改善系统捡货功能，在AERPⅡ系统中“自动捡货”功能旁增加“删除捡货”功能，点击“删除捡货”后会自动清除订单的“出库”数量，这样，就可以极大地提高工作效率，缩短出库时间。

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