细致入微的产权交易档案管理工作

■ 李莘园

（吉林长春产权交易中心，长春130022）

产权交易档案管理工作是一项政策性、机密性、专业性较强的工作。加强产权交易档案的管理，及时研究解决档案管理工作中遇到的问题，为产权交易工作提供更好的保障和社会化服务，更显重要。为此，笔者就当前产权交易档案管理工作中，存在的问题与建议谈几点浅见，供商榷。

1 存在的问题

产权交易档案管理是产权交易结束以后的最后一个工作程序。存档材料管理工作包括产权交易文本的归类、装订、审核、登记、入库、日常管理等。由于该项工作没有硬性经济指标考核，所以存在着轻视档案管理工作的现象，主要表现为：

1.1 业务部门相关领导对产权交易档案管理工作的重要性认识不足， 工作重视程度不够。行动上，重业务轻管理，工作有布置，无检查。

1.2 文本材料归档工作人员不严格按照《案卷材料归档管理规定》的要求操作，归档材料装订达不到案卷材料归档标准。

1.3 档案归档过程中存在的问题：

1.3.1 案卷装订问题。一是归档材料排序随意性。归档材料在装订案卷时，没有按照主件在前，附件在后的顺序排列。出具的文件和立案申报批复文件没有按照逻辑关系排列。给案件的复审、查阅工作带来极大不便。二是案卷目录填写不清楚。归档材料在装订案卷后，没有填写案卷目录；不使用碳素墨水填写案卷目录内容。三是案卷标题名称与立案项目名称不一致。有的以标的命名，有的以受让方单位名称命名。四是案卷没有装订人签名。案卷装订完成后，装订人没有在签名处签上自己的名字，审核人处也不签名，事后难以考证此卷是否经过部门领导验检合格。

1.3.2 案卷装盒问题。一是档案盒中不装案卷目录。案卷装盒后，没有装入填写好的案卷目录表，事后难以鉴别盒中案卷数量。二是档案盒上的标识栏目标注不一。案卷装盒后，档案盒上的标识栏目没有按照统一规范的标注方法标注。三是案卷混装。为节省档案盒，将多个转让项目的案卷混装在一个盒中，或同一案卷副本分装在多个档案盒中，并与盒内案卷登记目录不一致，给以后查档带来了难度。

1.3.3 档案移交问题。一是立项受理材料移交问题。项目承办人没有按照项目立项要件的要求，及时收集、整理受理材料，并填写受理材料目录移交下个工作环节，并办理相关移交手续。二是项目承办结束归档问题。每个项目办结，应立即将归档材料按照《案卷材料归档管理规定》的要求进行整理、装订成案卷，并及时办理移交手续。否则不能再接下个工作项目。三是档案移交问题。不按规定时间将档案移交到档案室保管，仍留存在个人手中，为的是个人使用方便。四是档案移交目录不统一问题。移交档案室的档案目录书写格式不统一，影响档案室建立电子文档。档案盒移交档案室，要事先填写好统一格式的档案移交目录和电子文本，再与档案盒一并移交档案室。

1.4 档案室硬件环境设施不齐全，比如没有空调、温湿计等设备，影响档案材料存储寿命。

1.5 档案管理工作手段落后。档案管理仍以手工为主，没有建立现代化的管理制度和电子化的档案管理系统，存档材料查阅繁琐，利用率低。

2 对策和建议

必须切实有效地加强产权交易档案管理工作，使档案管理水平上一个新台阶，尽快达到产权交易档案管理现代化的发展要求。

2.1 加强组织领导，落实责任。各级领导要高度重视产权交易档案管理工作，成立产权交易档案管理工作领导小组，把产权交易档案管理工作列入重要议事日程。明确工作任务，责任落实到人，确保产权交易档案管理工作有序、规范地开展。

2.2 抓好队伍建设，提高素质。各部门根据工作实际，配备业务熟悉、有责任心的人员兼职部门档案管理工作。定期组织档案管理人员学习档案管理业务。对档案管理工作和准备移交的档案，进行交叉检查验收，以促进部门同志之间相互学习档案业务知识，开阔视野、总结经验、取长补短、共同提高。组织档案管理人员向同业机构学习档案管理业务，丰富工作经验，提高业务水平。

2.3 完善档案制度，规范管理。结合产权交易工作的实际，参照国家档案管理规定，制定和完善产权交易档案管理工作办法、收集归档制度、归档文书鉴别核对制度、档案保管保密制度、查（借）阅制度、转递制度与管理人员职责以及相应的奖罚办法等一系列规章制度，用制度规范档案管理工作，促进档案管理工作的规范化、制度化。

2.4 抓好基础工作，标准归档。档案管理工作达到制度化、规范化、标准化，首要的是抓好基础性工作。操作中，要严格实行统一的归档标准。使用统一档案盒、夹、相关用纸，达到档案材料完整、分类准确、目录清楚、编列有序、装订规范，实现产权交易档案管理工作统一标准、统一模式，从而提高档案管理质量。

2.5 加强硬件设施建设，安全管理。产权交易档案管理工作所具备的硬件设施应达到标准化。没有达到的，应增加投入，建立符合要求的档案室，添置空调、温湿计、吸尘器、监控等必要的相关设备，达到防盗、防火、防潮、防尘、防鼠、防蛀、防光、防高温的“八防”要求，为做好产权交易档案管理工作提供硬件上的安全保障。

2.6 建立信息系统，科学管理。建立适合产权交易及市场网络平台特点的计算机档案管理信息系统，实现档案管理工作的电子化、现代化，提高档案工作的科学管理水平，为产权交易市场的深入发展，提供服务和保障。■