实现档案信息化管理的方法与对策思考

文/义乌市科技创新服务中心 吕园芳

随着电子信息技术的快速发展，绝大多数日常工作都通过网络技术操作，作为日常管理工作的一个子系统，传统的工作模式已无法满足当今社会的要求，转变档案管理的理念，改善运行机制，建立新的档案管理范式，实现档案管理的信息化已经成为当务之急。

一、信息化档案管理工作的优势与方法

档案信息化管理在当今社会电子信息技术飞速发展的背景下应运而生，具备了传统档案管理工作难以比拟的优势，我们可以从以下几个方面探讨：

（一）占用空间小，资源分享便捷

传统的档案管理方式一般是对纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，数量比较庞大，占用空间大，需要专用档案室进行存放，要查阅资源手续繁琐、程序复杂，查找方式人工化。而档案信息化则主要借助硬盘、光盘等一系列体积小、容量大的存储介质实现档案的存放，这些存储介质不但占用空间小，并且还能借助电脑等设备进行分类、整理、筛选、归档等工作，只要拥有查阅的权限，资源利用者就可以随时随地调出所需的档案信息，管理方式更为科学。

（二）占用时间短，工作效率提高

在传统的档案管理模式当中，每一年都需要将人员集中，在规定的时间对上年度的纸质资料进行分类、整理、筛选、归档，档案管理的人工化决定了这样的整理工作延时较长，甚至达半年之久，占用时间之长、劳动强度之大可想而知。而档案信息化管理则只需要在相关工作结束之后，利用半天、一天或者是一周的时间由文件形成部门通过网络传送给相关档案部门，再由档案部门接收，并做好登记，为便于用户查找利用资源，档案部门按事由和原则设定档案分类号以及相应的访问限制级别，这种管理方式既快速便捷，减轻了工作人员的劳动强度，提高了工作效率，另一方面，也保证了档案管理的安全性，避免文件的遗失。

（三）浪费资源少，信息损坏的可能性小

随着经济社会的发展，环境污染、生态破坏的情况层出不穷，保护环境、爱护我们的共同家园成为全世界人民的共同心声，传统的档案管理方式需要运用纸质的介质，这就必然要砍伐树木进行加工，除此之外，纸质的文件也容易破损。而电子信息技术的发展，促进了办公自动化和无纸化等新生事物的出现，档案的生成方式发生了根本性的变化，满足了人们在环境保护这一点上的要求。而在管理方式上，文件的起草和传送以及归档等工作都在通讯线路当中进行，产生的电子文档体积小，使用便捷，损坏的可能性小，传统的纸质文件难以与之比拟。

二、传统档案管理的问题与解决对策

尽管档案的信息化管理具备了许多优势，并在电子信息技术的支持下得到许多发展机遇，但我们必须清醒地认识到，为了加快档案的信息化管理步伐，实现档案管理工作又好又快发展，我们需要有针对性地在多方面想出对策及解决办法。

（一）提供全面、完善的技术支撑

档案的重要性，决定了档案管理的信息化建设需要严格的技术作为保证和支撑。如果不加强技术服务，提供全面、完善的安全保障，那么实现档案的信息化管理将达不到档案管理的目的，无法实现相关权限基础之上的资源分享和利用，甚至适得其反。

针对这一点，首先，我们要在源头上减少资料的毁损程度，要配备质量可靠的硬件设备，防止电磁干扰等不良影响，在存储这一环节保证档案资料的安全。其次，要开发出普及、通用的软件，使得档案管理和办公自动化能够互相适配、融通，在运行这一环节保障档案管理工作顺利进行。第三，在安全性方面，要采取有效措施例如开发安全性高的软件，防止档案资料的流失、泄露，保证软、硬件安全运行。

（二）建立规范、完善的制度体系

在档案信息化管理的规范化方面，档案信息化活动是一项具体的工作，适用于档案信息化建设的法律法规尚未确立，除此之外，作为档案信息化建设的主要形式，电子文件的法律地位也还未正式确立，因此电子文件的原始性、真实性也难以认定。在档案信息化管理的制度建设上，部分单位没有专门针对档案管理工作的内部措施、安全意识薄弱，可能给网络犯罪分子可乘之机。

因此，为了实现档案信息化管理的规范化，我们需要制定统一的、标准的、规范的体系，将档案管理的模式统一，将档案管理工作的规范化、标准化、信息化落到实处，而要这几项标准落到实处，最终都要靠人来执行，所以加强人的安全意识，是第一道保护屏障，我们要提高档案管理人员的警惕性，并采用防火墙、数据备份等防护措施，铲除黑客对信息系统的威胁，确保档案管理的安全。

（三）注重档案管理方面人才的培养，建立高素质的档案管理团队

档案信息化管理只是档案管理工作在工作方式上的转变，尽管引进新设备、采用新技术为档案管理工作的信息化提供了支持和条件，但归根结底，档案管理工作的执行者还是人，在今天的信息化社会，要做好档案管理工作，档案工作者必须具备相应的档案管理知识和电子文件处理知识，在这一基础上，要具备档案管理工作者的基本素质，要不断更新观念,不断学习新知识，不断学习新技能，做到与时俱进，保证档案管理工作与当下知识经济的发展相协调。

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[1]王珊浅谈信息网络环境下如何实现档案管理的信息化[J]，2011(9)

[2]刘丽基于信息网络环境下的档案管理的分析[J]，动动画世界·教育技术研究2012(8)

[3]徐桂香新时期档案管理的创新与信息化[J]，黑龙江科技信息，2011(21)

[4]冯久龙浅析信息网络环境下的档案管理[J]，科技创新导报，2012（2）